档案分类与著录标引

档案分类与著录标引

档案分类与著录标引

一、档案分类的概念及其意义 二、档案著录标引 三、档案实体分类

四、档案分类方案的编制

档案事业及其构成

广义档案工作包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。

档案管理工作：

档案收集（接收、征集）—整理（分类、有序化）—鉴定（内容、价值、技术状况）—编目与检索—保管—统计—编辑与研究—利用（查询服务、举办展览）

一、档案分类的概念及其意义 （一）概念 1、类和分类

类就是具有共同特征的个体集合。

分类即根据事物的异与同，按照一定的标准将其区分开来。 2、档案分类

档案分类即根据档案内容和形式的异同，按照一定的分类原则和方法，使用一定的分类标准，对档案进行划分。 3、全 宗

全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动形成的全部档案构成的有机整体。

基本含义：

（1）全宗是一个有机整体。

（2）全宗是在一定的历史活动中形成的。

（3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。 全宗类型：组织全宗、人物全宗两种。

全宗形式：独立全宗、联合全宗、全宗汇集、档案汇集四种。

4、立档单位

形成档案全宗的单位，又称“全宗形成者”。一个独立从事活动的机关、组织（或个人）就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。

构成立档单位的条件：

（1）能够依法独立地进行工作、生产、经营、科研、教学等社会职能活动，单独行使相应的职权，并能主要以自已的名义单独对外行文。 （2）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免、奖惩权 。 （3）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划。

（二）分类的意义

分类是档案整理的核心内容和重要的基础性工作，是档案标准化、规范化工作的具体体现。通过对浩繁杂乱的档案文件，分门别类，组合成保管单位，固定排列顺序，实现档案的有序化，可以给排架提供依据，为档案检索提供有利条件。

在应用计算机等现代化管理手段中，分类也是一个重要的基础。应用计算机是为了能够更快、更准确、更全面地查找所需要的档案信息，档案只有经过科学分类，才能在检索过程中达到应用的目的。

（三） 两种档案分类 两种档案分类

1、档案实体分类

为适应档案整理和排架需要的分类。是实实在在地对每一份档案文件划分或组成保管单位，使档案文件从无序到有序，固定排放位置，便于查找和利用，实现档案实体系统化，便于科学管理。 2、档案信息分类

是将每一份档案文件或每一个保管单位乃至所含的信息内容，著录成条目，然后再对条目进行分类。把著录形成的条目按一定的体系组织起来，其主要功能是揭示档案的内容和成分，为利用者提供统一方便的档案检索途径，使其迅速、准确、系统地获得所需档案信息。

档 案 信 息 分 类

按照《中国档案分类法》、《档案著录规则》对我国各个历史时期所

形成的各类档案进行分类、著录。分类体系是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，并紧密结合档案记述和反映的事物属性关系，采取从总到分，从一般到具体的逻辑体系。

二、档案著录与标引

档案著录与标引，即档案前处理工作，是建立手工和机读检索系统的基础，是档案检索工作的中心环节， 档案检索包括存贮和查找两方面。存贮包括系统整理和编目两个工作内容。编目工作又是由著录和目录组织两个工作环节组成的。查找包括提问标引、用户需求研究、检索效果评价等内容。

档案检索相互关系示意图 档案检索

（一）档 案 著 录 1、档案著录的含义

档案著录是指在编制档案目录时，对档案文件的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。内容特征是指对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词、摘要等记录项。形式特征，包括档案的作者、形成时间、档号、文种等不直接揭示档案主题的记录项。著录也是制作档案条目的过程，著录的结果是档案条目。条目是指对档案文件所做的一条记录，是反映文件内容和形式特征的著录项目的组合。条目是构成档案目录的基本单元，条目又是由若干著录项目组合而成。著录项目、条目、目录三者的关系如下图：

2、档案著录的作用

档案著录具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中最主要的是检索作用。

档案检索的第一阶段是存储，即将表达档案特征的具有检索意义的标识加以记录并组织起来形成手工检索工具或计算机数据库。这些标识的采集是档案存储阶段的重要工作，是编制档案检索工具和建立档案数据库的前提。

从手工检索来说，档案查找的基本手段是从手工目录、索引等检索工具中寻找与需求相吻合的文献线索，这些检索工具是由各种档案标识组合而成的。

从计算机检索来说，档案查找是通过对数据库的搜索实现的。存储过程的结果是数据库的建立，档案数据库是各种档案数据的逻辑集合，档案数据是构成档案数据库的基本元素。档案数据是表达档案各种特征的标识，没有经著录标引得到的档案数据，计算机数据库便成为无本之木。

著录和标引工作的质量对于档案的检索效率具有重大影响。 3、《档案著录规则》介绍

《档案著录规则》规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。 著录项目：

（1）题名与责任说明项。包括正题名、并列题名、副题名及说明书题名文字、责任者、附件六个小项。

（2）稿本与文种项。包括稿本、文种两个小项。

（3）密级与保管期限项。包括密级与此保管期限项两个小项。 （4）时间项。

（5）载体形态项。包括载体类型、数量及单位、规格三个小项。 （6）附注与提要项。包括附注与提要项两个小项。

（7）排检与编号项。包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词六个小项。

在这些项目中，正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词为主要著录项目，其余为选择著录项目。 档案著录格式

表格著录格式：档案案卷目录、卷内文件目录 非表格著录格式：段落空格式、段落符号式 著录条目格式（段落符号式）

著录条目实例

GE5.75 411010

2—53—107—8 46—94

转发国务院批转国家教委关于改革高等学校毕业生分配制度报告通知的通知:京政发[1989]56号/北京市人民政府+国务院+国家教委?报告+[市计委、市高教局、市人事局实施意见].—副本:通知.—内部:永