office各组件之间的数据共享

office 各组件之间的数据共享

（将Word文档转化PowerPoint）、（在Word、PowerPoint中调用Excel表格）

我们学习了Office 2010中Word、Excel、PPT 3个组件的功能及使用方式，作为一组套装软件，Office各个组件之

间可以进行数据传输与共享。

一． office 主题共享

文档主题是一套具有统一设计元素的格式选项，包括一组主题颜色，如配色方案的集合；一组主题宇体，如标题字体和正文字体；一组主题效果，如线条和填充效果。通过应用文档主题，可以快速地设置整个文档的格式。

Office 2010提供多套默认的主题可供选用，也可以根据需要自定义主题，新建主题颜色、主题字体以及主题效果。如果要将这些更改应用到新文档，则可以将它们另存为自定义文档主题。

文档主题在Word、Excel、PowerPoint应用程序之间可以共享，在一个程序组件中自定义的主题可以在其他程序中调用，这样可以确保应用了相同主题的 Office文档都能保持高度统一的外观。

在Word和Excel中，可以通过【页面布局】选项卡上的【主题】组套用或者自定义主题，在PowerPoint中则可以通过【设计】选项卡上的【主题】组应用主题。

思考：如何修改Word中超链接的格式，改变其访问前和访问后的颜色？

单击【页面布局】选项卡下【主题】组中的“颜色”按钮，在下拉列表中选择“新建主题颜色”，弹出“新建主题颜色”对话框，修改“超链接”和“已访问的超链接”对应的颜色。

二． office数据共享

Word、Excel和PowerPoint三者在处理文档时各有优势。Word擅长对文字进行编辑处理，Excel可以对数据进行计算、统计与分析，而PowerPoint则更方便对信息进行展示和传播。为了高效地创建和处理综合文档，Office提供了多种操作方法，以方便在各个组件之间传递和共享数据。

1.Word与PowerPoint之间的共享

1)将Word文档发送到PowerPoint中

Word的内置样式与PowerPoint中的文本存在着对应关系，一般情况下，样式标题1对应幻灯片中的标题，标题2对应幻灯片中第一级文本，标题3对应幻灯片中第二级文本……以此类推。利用这一对应关系，即可快速制作演示文稿。具体操作步骤如下：

步骤1：在Word中为需要发送到PowerPoint中的内容设置标题样式。

步骤2：单击【文件】选项卡下的“选项”命令，弹出“Word选项”对话框，选择“快速访问工具栏”—从下列位置选择命令中的“不在功能区中的命令”—选择“发送到Microsoft PowerPoint”命令，单击“添加”按钮，如图所示，相应命令将显示在“快速访问工具栏”中。

步骤3：单击“快速访问工具栏”中新增加的“发送到Microsoft PowerPoint”按钮，Word即可将文本自动发送到新建的演示文稿中。

注意：要确保所安装的Office 2010程序中包含文本转换程序，否则不能转换。这种方式不能共享图表图像，只能发送文本，而且当Word文档比较长时，生成演示文稿的时间也会相应增加。 2)在PowerPoint中导入Word文档

当Word的内置样式与PowerPoint中的标题级别对应时，可以直接在PowerPoint导入Word文档，具体操作步骤如下：

步骤1：在Word中为需要导入到PowerPoint中的内容设置标题样式。

步骤2：在PowerPoint中，单击【开始】选项卡下【幻灯片】组中的“新建幻灯片”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“幻灯片（从大纲）”，弹出“插入大纲”对话框，找到Word文件，单击“插入”按钮。 3)使Word为幻灯片创建讲义

在PowerPoint中制作完成的幻灯片可以在Word中生成讲义并打印，具体操作步骤如下： 步骤1：在PowerPoint中制作需要发送到Word中的幻灯片。

步骤2：单击【文件】选项卡下的“选项”命令，弹出“PowerPoint选项”对话框，选择“快速访问工具栏”—从下列位置选择命令中的“不在功能区中的命令”—选择“使用Microsoft Word创建讲义”命令，单击“添加”按钮，如图所示，相应命令将显示在“快速访问工具栏”中。

步骤3：单击“快速访问工具栏”中新增加的“使用Microsoft Word创建讲义”按钮，打开“发送到Microsoft Word”对话框，选择讲义版式，单击“确定”按钮，幻灯片将从PowerPoint中发送至Word文档中。

2. 在Word、PowerPoint中调用Excel表格

通过剪贴板和插入对象可以快速在Word、Excel和PowerPoint三者之间共享数据，下面以在Word、PowerPoint中调用Excel表格为例来介绍这两种方法。 1)通过剪贴板

具体操作步骤如下：

步骤1：在Excel中选择要复制的数据区域，在【开始】选项卡【剪贴板】组中单击“复制” 按钮，或者按Ctrl+C组合键。

步骤2：打开Word文档或PowerPoint演示文稿，将光标定位到要插入Excel表格的位置。

步骤3：在【开始】选项卡【剪贴板】组中，单击“粘贴”下拉按钮，从“粘贴选项”下拉列表中选择“选择性粘贴”命令，弹出“选择性粘贴”对话框，选中“粘贴链接”单选按钮，“形式”选择“Microsoft Excel工作表对象”，单击“确定”按钮，如图所示，即可插入Excel表格内容，并且插入内容会与源数据冋步更新。

2)插入对象

具体操作步骤如下：

步骤1：打开Word文档或PowerPoint演示文稿，将光标定位到要插入Excel表格的位置。

步骤2：单击【插入】选项卡【文本】组中的“对象”按钮，弹出“对象”对话框。在“新建”选项卡下单击选择Microsoft Excel工作表，即可插入一个空白工作表，如图所示。在“由文件创建”选项卡下选择一个文件，即可插入一个现有文档。

步骤3：在插入的表格中双击鼠标，即可进入编辑状态。可以像在Excel中那样输入数据、对表格进行编辑修改。修改完毕后，在表格区域外单击即可返回Word文档或PowerPoint演示文稿中。

思考：如何以图标形式将“XXX.docx”文件嵌入到当前文档中，任何情况下单击该图标即可开启相关文档？

在“对象”对话框中，切换到“由文件创建”选项卡，单击“浏览”按钮，找到“XXX.docx”文件，单击“插入”按钮。并且勾选“对象”对话框中的“链接到文件”和“显示为图标”两个复选框，如图所示，即可以图标形式显示。