秘书学ppt

二、日历编制注意事项

１、以一张为限，使人一目了然。

２、设日期、时间、地点、预定事项、备注等几项内容 ３、所有日程安排均由上司的意向决定，但不要全部按上司所交代的预定事４、项列入计划，而要以上司能否按计划行事为基础编制计划表。

４、每周每日的工作活动不要安排太满，留出适当空隙，以便上司安排临时６、性工作。同时兼顾上司工作习惯，给上司留出他习惯处理日常公务的时间。

５、两项活动之间要留出适当间隔，尤其外出的活动，一定要给上司留出足够的路途上所需时间。

６、为上司和秘书各准备一本备忘录，当日程安排确定时，立即将日程安排分别写入秘书和上司的备忘录。

７、上司未通过秘书而作的日程安排，也应写入基本日程安排中。 ８、追记来人情况，表中格子小，可用自己明白的简略符号来代替。

９、对于处理完毕的工作须从计划表上删除，这样可以清楚计划落实完成的情况。 １０、对于安排错的日程而造成的重复和空当，要请求上司后再重新安排。 １１、暂定的预约用铅笔写，待决定后再立即改写。

１２、晚上及其他业余时间的安排，要请示上司，经批准后再安排。

１３、日程安排中是出差时，要写入出发与到达的时间，另外再制作旅程表。 １４、周计划和日志卡片用毕后归档。

三、安排约会的原则

１、配合上司的上司的时间表 ２、分辨轻重缓急 ３、分析约会 ４、酌留弹性 ５、适当保密

６、处理好变更的约会

四、安排约会注意事项 １、时间安排讲技巧 ２、细节问题考虑全 补充：小卡片制作及内容

约会

ＸＸＸＸ年Ｘ月Ｘ日星期Ｘ

１０：００会见ＸＸＸ，商谈下三季度的销售问题，地点：公司会议室。 １９：００去海滨酒店赴晚宴（宴请在２０：００开始），服装：正式，附请柬。

第一节 调查研究在秘书工作中的作用 第二节 秘书调查研究的特点和内容 第三节 秘书须知的研究知识

是秘书人员的重要职责 是做好各项秘书工作的基础 是辅助领导决策的关键环节 是获取信息的重要手段 是信息反馈的有效途径

是提高秘书人员素质和工作能力的必要途径

与其他调研部门不同的是：秘书部门的调查研究往往很注重应用性，并常常带有突击性。

一、秘书调查研究的内容 １、基本情况调查 ２、专题性调查 ３、经验性调查

４、突发事件或事故调查

调查研究的步骤：

１.准备阶段：明确调查任务、了解有关方针政策、研究已有的及已掌握的相关情况及资料、确立调查对象类型和方式、规定调查时间和地点、制定调查计划、拟定调查提纲。 ２.调查阶段：收集材料、做好调查记录、整理调查材料。

３.研究阶段：调查过程中的研究、调查后的研究、撰写调查报告

第十章 信息工作

第一节 秘书人员信息工作的内容与要求 第二节 秘书人员信息工作的任务 第三节 信息保密工作要点

一、秘书人员信息工作的内容 １、收集信息 ２、整理信息 ３、筛选信息 ４、利用信息

一、秘书人员信息工作的基本要求 １、及时 ２、准确 ３、充分 ４、适用 ５、经济

一、收集获取信息

１、信息的来源和收集方法

(1)报纸杂志：注意各种杂志广告、剪贴和复印、标注重点、长文要说明和注释、标明情报的来源和去处。

(2)内部材料：会议内容、统计报表、汇报总结、实地调查等。 ２、收集信息的窍门 (2)熟悉自己的领导

(2)实事求是（切忌来者不拒、不要自我发挥、保持不偏不倚、努力探本求源、办戒先入为主）

(3)搞好人际关系（君子之交近而不亲；不耻下问态度谦恭、善解人意将心比心、举一反三听弦听声、宽宏大量至信至诚） 3、涉外经济信息搜集

(1)委托现有信息业或代理机构

(2)订阅国内外主要电讯和有关的报刊资料 (3)通过各种业务活动 (4)组建信息网络

(5)出国考察或利用驻外机构

二、筛选分类信息 １、捕捉各方面信息 ２、分辨处理信息 ３、力求广闻博见 三、整理与保存信息

１、整理、保存信息方法（迅速处理、妥善存放、及时销毁） ２、保存哪些资料

(1)属公司共用资料（政府法律和公司内部的各种规章制度、公司的业务参考资料） (2)秘书个人专用资料（上司指示的记录、上司资料、秘书人员个人的资料） ３、资料的编排 (1)使用文件夹 (2)文具

(3)文件夹的排列方式：从右到左；如果装订从左上角对齐装订；折叠从正面往背面折。 (4)写标签：简单明了；根据来往对象资料分类；如果没有具体对象，根据资料内容本身的性质分类；综合性文件夹。

一、克服高人一等的优越心理 二、经得起诱惑

三、上司要求保密的一定要保密 四、善于只听不传