档案管理现状分析及对策

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档案管理现状分析及对策

作者：杨杰

来源：《世界家苑·学术》2018年第08期

摘 要：随着社会经济的发展，我国的各行各业都有了很大进展，特别是在一些企业的管理和要求方面更为明显。传统企业档案管理主要是集中在基本的记录和保存，这中传统意义上的管理模式在新时代的背景下并不适用，我们需要结合不同企业的业务办理特点进行档案管理模式的改革和创新。

关键词：企业；档案管理；现状；对策 引言

企业档案是企业在进行社会活动中形成的各种文字、声像、财务等各种形式的历史记录，它是反映企业发展历史的重要依据，既为企业管理提供服务，又为社会查询提供法律凭证。做好企业档案管理，才能对企业的工作进行更好的监督、服务，从而促进企业的稳定发展。 1企业档案管理的现状及原因 1.1档案管理重视程度不够

企业在档案管理方面存在认识不足的问题，认为档案管理无法带来实际的经济利益，所谓档案管理只是对人事档案进行简单的存放、整理等操作。因此，企业对于档案管理工作不够重视。主要体现在以下几点：缺乏档案管理的意识，认为档案管理工作可有可无，做好档案的保存即可，无需进行档案的开发和利用。档案管理工作缺乏实质性的内容，敷衍了事，流于形式。档案管理工作的投入较少，缺乏资金、人力、物力的投入，导致档案管理信息化建设情况较差，设备落后，管理人员消极怠工，缺乏工作热情。 1.2企业工作人员的管理能力有待加强

通常在大部分的企业工作的人员都不是经过专业训练而上岗或者是专业毕业的人，往往时由基层的工作人员调掉入职，这些基层的工作人员也并非相关专业毕业和进修。这样的情况在我国是很常见的，特别是在做一定的实践调查后更为明显，鉴于这样的情况我们需要进行一定程度的改革和创新。由于大多数企业档案管理工作人员都是由单位其它工作人员兼顾，或者是一些非专业人员进行的工作，这给我们的档案管理带来一定的难度，所以我们需要在现在的基础上进行适当的档案管理改革创新，加强培养工作人员的综合管理能力，从而提高企业档案管理工作的有序进行。

1.3档案管理物质基础设施不完善

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企业档案管理的基础硬件设施和设备还不够完善，由于部分领导缺乏对档案管理工作的重视和支持，没有形成对单位档案保护的意识，这就使企业的纸质档案可能会受到人为的损坏，因而要增加企业档案管理的物质基础设施建设，然而受到资金和思想观念等方面的限制，企业的档案管理基础设施设备还不够科学先进和齐全，这就使一些档案存在破损而无法修复的现象。

1.4人事档案管理缺乏信息化

随着我国信息技术的不断发展，其在我国的各个领域都有广泛的应用，在人事档案管理的应用也不在少数。但是很多企业，认为人事档案管理只是一项不重要的工作，不需要过高的技术水平，对于信息技术的应用较少。很多档案管理人员，还靠手工记录人才的信息，这不仅降低了人事档案信息的检索效率，还不能保证人事档案信息的准确性。这种信息化水平较低的管理方式，严重降低了人事档案的利用效率。 1.5档案检索慢、利用率低

当前企业档案管理信息化建设较为落后，还未全面应用档案信息管理系统，导致档案管理的工作效率较差。企业档案管理，虽然已经实现了对计算机的使用，但是由于设备相对简陋，影响了管理效率。档案检索速度较慢，也是普遍存在的现象，档案检索依旧沿用传统的手工检索方式，不仅检索速度慢，而且准确率较低，获取档案信息需要耗费较长的时间，不利于档案的开发和利用。此外，档案管理缺乏相应的安全防护措施。例如，部分档案室通风较差，空气质量不佳，档案室存在易燃物品，影响档案的安全。 2加强企业档案管理的对策 2.1全面树立企业档案管理的意识

要在企业中全面树立档案管理意识，将档案管理工作内容和规划纳入到企业的总体统筹和部署之中，各相关部门和人员也要积极配合档案部门的管理工作，进行各部门与档案管理部门的有效协调和配合，形成全员档案管理意识，充分认识和明确档案管理工作的重要性和紧迫性，积极参与和支持企业的档案管理工作，调动企业内部所有资源，将其整合应用于档案管理工作之中，更好地提升企业档案管理的效能。 2.2提升企业用人的综合素质和能力

任何一个单位都不能离开人才的合理调配，在企业中合理利用人才资源也是一项重要的工作，需要单位的相关人员进行一定的综合素质的考察和定期的考察。档案管理本就是一项认真和细心的工作，在进行档案管理工作人员的挑选时需要考虑多个方面的因素，特别是对业务的熟悉情况、专业的管理能力等，这些是最基本的要求。同时企业需要定期派档案管理工作人员去外地进行学习和培训，吸取多个地区的管理教训和获得不同模式的管理知识，从而提升整个企业的业务办理和档案管理的水平。通过这样形式的培训和考量，大部分的企业用人都能得到

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一定程度的提高，而不是一時的兴起，通常这种意义的培训和综合素质的提高能力远比我们预想的要好。

2.3管理方法创新改革

在传统的管理方式中，很多企业的档案管理都非常的落后，没有及时更新自身的管理方式。由于很多单位的管理人员没有及时意识到先进的管理技术和管理手段的重要性，采取“随意管理”的方式，将档案随意堆放在管理库房中，保护措施不到位，管理方法极为落后，无法将单位内部相关档案有效整理。针对管理方法落后的现状，为了促进企业档案管理效率的提升，需要对管理方法进行创新改革，以适应企业的发展。第一，制定合适的管理目标。制定合适的管理目标能够促使管理手段的先进化发展，同时通过不断健全的管理机制来约束管理行为和方法。第二，信息化管理方法的使用。随着信息技术的发展，各个单位的管理也逐渐向着信息化方向发展，因此，企业应当要以计算机技术、网络管理平台为基本管理手段，不但加强数字化管理，将档案相关内容电子备份，同时也将纸质内容妥善保存，这样，在后续查找和使用调出的时候只需在计算机中查看相关信息即可，省去了大量查找资料的时间。如：将档案卷宗及其相关目录以数字化形式处理，甚至是让卷宗原文实现数字化，便于检索和远程操作利用。 2.4档案管理的规范化

信息时代，档案已经成为一种重要的信息资源，充分挖掘档案的价值，实现对档案的开发和利用，能为单位创造经济效益。领导层需要做好领导和监督工作，重视档案管理工作，完善档案管理制度，加强对档案管理工作的监督，保证档案管理工作的标准性和规范性。完善档案管理的相关评价机制，保证档案管理人员工作的积极性，对消极工作的人员给予相应的惩罚。 2.5运用信息网络技术利用企业档案

借助计算机技术和网络通讯技术，对文字、声音、图像等各种形式的档案统一进行整理、存储，从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸质文字材料的单一表现方式。同时，加强档案信息网络建设，搞好网络化服务，让“死档案”变成“活资源”，提供丰富的档案信息，扩大利用范围，提高利用效率，实现多人同时共享信息。 结语

综上所述，企业档案管理工作是不可忽视的重要基础性工作，要全面树立档案管理和利用意识，分析企业档案管理中存在的问题和不足，积极思考和认真加以应对，从不同方面进行创新和完善，促进企业档案管理的科学化、规范化和信息化，保持企业档案管理工作的衔接和延续性，更好地发挥档案管理工作的现实价值，使之成为企业管理决策的重要依据和参考。 参考文献

[1]刘佳.浅析企业档案管理中存在的问题及对策[J].才智，2016（11）.