公文管理办法(试行)

公文管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《关于规范保险机构向保监会行文的通知》（保监办发〔2000〕3号）等有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条 长城人寿保险股份有限公司（筹）的公文，是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达国家有关行业政策信息，颁布公司规章制度、施行管理措施，请示和答复问题、联系商洽业务、制定计划、总结经验、记载活动的重要工具，是公司开展经营管理和外联活动的有效手段。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是和精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条 总公司办公室是主管本公司各部室公文处理的管理机构，负责本公司上报及下发各种公文的处理，以及指导各部门（含下设机构）的公文处理工作。

第二章 公文种类

第六条 长城人寿保险股份有限公司（筹）公文种类：

（一）决定。适用于公司在制定战略发展目标、经营方针，设立组织机构等重大事项、行为做出安排以及用于对公司经营业务、行政工作、人事任免及奖惩等。

1

（二）通知。适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用人员。

（三）报告。适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（四）请示。适用于向上级请求指示和批准的事项。 （五）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（六）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（七）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。 第七条 发文字号

根据不同部门编制发文字号，包括长寿发、长寿人、长寿办、长寿函、长寿复、长寿办函、董事长会纪、长寿会纪等；

第三章 公文格式

第八条 公司公文一般由版头、秘密等级、编号、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）版头

1、总公司（含各部室）发文的版头，由长城人寿保险股份有限公司（筹）加“文件”二字组成，用初号黑体字，套红居中印在公文首页上部。

2、分公司（含各部室）发文的版头，由长城人寿保险股份有限公司（筹）的规范化简称“长城人寿（筹）”加分公司全称加“文件”组成，用小初号黑体字，套红居中印在公文首页上部。

3、会议纪要的版头用初号黑体字，套红居中印在公文首页上部。 （二）密级，是公文的秘密等级，用黑体四号字标注于公文首页右上角。

2

密级分为绝密、机密、秘密三等。公文密级发文单位根据秘密程度确定。

（三） 编号，是公文印制份数的顺序号，用黑体四号字标注于密级下方。只有秘密公文须标明编号，普通公文无须标注。

（四）紧急程度，是对公文送达和办理的时间要求。对涉及紧急事宜的公文，应当根据公文的时间要求在公文的右上角加盖“急件”章，必要时可注明公文的送出时间。

（五）发文字号，由发文部门简称、年份和序号组成。用仿宋小三号字（GB2312,下同）标注于版头下方居中，联合行文，只标明主办单位发文字号。

（六）签发人，是公文的主要责任者。上行文要求在发文字号右侧用黑体三号字标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。

（七）标题，一般由相关介词“关于”、公文主题和文种三部分内容组成，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用黑体小二号字居中排印。 （八）主送单位，是公文的主要受理单位，其名称应用全称或者规范化简称,位于正文上方，用仿宋小三号字顶格排印。

（九）正文，是公文的主体，位于主送单位下方。采用仿宋小三号字，行距一倍半排印。

（十）附件，是公文的说明材料。置于主件之后，字体字号同正文，但须用黑体三号字在左上角标注“附件”，有多个附件须标明“附件1”、“附件2”等，并与主件装订在一起。在正文之后、成文日期和发文部门印章之前须用仿宋小三号字注明附件的名称。

（十一）成文日期，以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文日期须写明年、月、日，用仿宋小三号字标注于正文的右下方。

（十二）印章，公文除会议纪要以外，应当加盖印章。印章盖在成文日期上，以代替发文部门署名，要求骑年盖月。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；

3

联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

（十三）主题词，一般为3至5个，是反映公文内容的关键词。除会议纪要外，公文应当标注主题词。用黑体小三号字标注于抄送单位上方。

（十四）抄送单位，是除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称。抄送单位名称用仿宋小三号字标注于内部报送上方。 （十五）公司下发的公文版记中抄送单位之下用仿宋小三号字加入“承办：×××”及承办人联系电话，以方便工作联系。

（十六）印制版记，由公文印发部门全称或规范化简称、印发日期和份数组成，用仿宋小三号字标注于公文末页下端。

第九条 公司公文一般用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

第四章 行文规则

第十条 行文应当确有必要，注重效用。凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题，不要行文。

第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，原则上实行逐级行文，一般不得越级请示和报告。

第十二条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级单位。 “报告”不得夹带请示事项。

第十三条 上级单位有权直接向其隶属的下级机构发出领导性、指挥性公文。总公司各部门在各自职权范围内可以向分公司行文，并同时报送总经理室和总公司办公室。部门之间对有关问题未协商一致，不得各自向下行文。 第十四条 报送文件的具体要求

（一）总公司向保监会行文，各二级机构向保监会派出机构（当地保监局）行文。下属分支机构向上一级单位行文，应当采用“请示”和“报告”两种公文形式。

4

（二）公司报送保监会的“请示”，凡涉及机构设立、高级管理人员任职资格审查（包括各种申报材料）和任命、保险条款费率审批和备案、申请扩大业务范围等方面的，一律报送3份。其他事项的“请示”报送1份。“报告”一律报送3份。

（三）二级机构报送总公司的“请示”和“报告”一律报送3份，应当统一交总公司办公室分发处理，不得多处投报。

（四）公司各单位、各部门报送保监会的公文统一由总公司办公室负责对文件进行核稿，如无问题应及时送呈保监会办公室分发处理。各单位、各部门不得擅自向保监会部门或个人寄送和传递公文。除正常的工作沟通联络外，也不得擅自通过电话等方式向保监会催办或询问有关公文的批办情况。

第五章 发文办理

第十五条 发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。 第十六条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规，符合上级监管机关的指示，符合公司发展战略。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、时间、数字、引文准确。日期应当写具体的年、月、日。在同一公文中，数字的使用应前后一致。结构层次序数的表示，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。公文中数字除成文时间、部分结构层次序数和

5