程
案
理 制
工档管度档案管理制度
1. 合同管理 1.1主合同
1.1.1 主合同由业务人员与甲方签订后移交给行政部，行政部分发复印件移交一份给工程部，由工程部
ISO专管员签收归档，并由ISO专管员抄送复印件给对应项目的项目经理，由项目经理签收文件，整个过程严格形成签收记录。
1.1.2 主合同的文件归档管理须录入相关信息到《合同登记表》电子版，按照签订的日期进行排序，主
要登记记录合同的编号、签订日期、造价、存放的档案盒号，以便查阅。 1.1.3 项目已取得竣工验收报告的项目合同等相关文件应另行移至专用档案盒进行管理。 1.2分包合同
1.2.1分包合同由项目经理与分包方通过公司审核后签订，后将合同原件移交给资料员，资料员统一将
原件移交给管理部，同时复印两份，一份存档，一份给相关项目的项目经理，并形成签收记录。 1.2.2分包合同的管理按照签订的日期进行排序，并用电子档记录合同的编号、签订日期、造价、存放
的档案盒号。 2.商务文件
2.1项目中标后，业务应将前期的商务文件复印件或者电子档移交给工程部，由工程部资料员进行签收
后，并提供给项目经理借阅。 3.工程联系单
3.1工程联系单应经过部门主管审批后才能发出，同时将审批结果抄送给资料员，经业主最终确认后，将原件交给资料员，资料员统一将原件移交给管理部，同时复印一份存档，并形成签收记录（注：文件发出时无需编号，待统一归档后再编号）
3.2工程联系单的管理按照项目进行分类，依据业主最终确认的时间顺序进行排序。并用电子档记录工
程联系单的编号、业主最终确认日期、事由、存放的档案盒号。 4.请购单
4.1请购单由项目经理填写，并经部门主管审核后，将纸质的请购单连同审核后的电子档一起交给资料员，资料员统一将纸质的请购单提交给市场部相关负责人，并形成签收记录，记录上应写明签发日期、到货日期、请购单编号（由市场部编）。
4.2请购单的管理按照项目进行分类，采用电子文档存档，统一存放在公司服务器上指定的文件夹中。 5.施工招标文件
5.1施工招标文件由项目经理拟订，并经部门主管审核后，由资料员进行发送招标文件，待评标后发出
中标公示，并由项目经理办理分包合同审批手续。
5.2施工招标文件以电子档进行存档，评标后将施工单位投标文件原件统一存档。并用电子文档记录参与报价的单位，中标单位，评标日期。 6.劳务资料
6.1施工单位在进场时应提供相关《作业人员清单》，并将长驻工地的工人身份证复印件签上“与原件一
致”并签名，再加盖公章，提供给我司，做成台帐。考勤表应订在墙上每日填写，在申请进度款的时候要同时附上考勤表，工资表。
6.2工资表在申请进度款，款还未转前可以不签字，款转完后应补齐所有手续，资料员应监督现场工人
工资的发放。 7.内业档案管理 7.1施工许可证办理 7.1.1所需资料
1．建筑工程施工许可证申请表（原件2份） 2．建设工程项目报建表（复印件1份） 3．中标通知书（原件1份，复印件1份） 4．项目立项批文（复印件1份） 5．建设用地规划许可证（复印件1份） 6．建设工程规划许可证（复印件2份） 7．建设工程质量监督申报表（原件7份） 8．工程预算书（原件1份）
9． 施工合同（原件2本）｛附:备案证明书(2份原件)｝ 10．监理合同（复印件2本）
11．该工程项目的项目经理证副本（复印件1份）
12．承包商提供屡约保函（建设工程交易中心存档加盖蓝色收讫章）
13．建设工程安全施工措施资料｛包括：施工安全技术措施，附件：施工安全应急预案（均需
监理签意见并盖公章）（原件），工伤保险、建工人意险投保凭证(即参保登记表及缴费发票)（验原件交复印件1份）｝
14．市政府建设用地红线批文或土地出让合同（复印件1份）
15．监理中标通知书（复印件2份）注：若是外地企业需提供《监理备案登记表》复印件1份 16．建筑施工企业安全生产许可证（复印件1份加盖公章）
17．代建合同（复印件2本，有代建的需提供）
7.1.2资料办理过程 7.1.2.1合同备案
1.合同招标办备案：
①.施工合同正本两本，副本若干
②.中标通知书（复印件1份，验原件） ③.履约保函（复印件1份，验原件） ④.办理地点： 建设大厦5楼，监管室 2.合同造价站备案：
①.施工合同（副本原件1本） ②.中标通知书（复印件1份） ③.合同电子文档
④.预算书（原件1本）（签字盖公章，预算员印章） ⑤.预算电子文档
⑥.预算员复印件1份加盖公章 ⑦.项目报建表（复印件1份） ⑧地点：七星西路166号7楼监管科
7.1.2.2履约保函建设交易中心保管
①.http://www.cztb.xm.fj.cn/asite/vweb/www/newindex.aspx预约
②.履约保函（原件1份，复印件2份） ③.中标通知书（复印件1份） ④.合同（1份）
⑤.地点：建设大厦2楼夹层 7.1.2.3保险办理 1.工伤保险
①.《建筑企业工伤保险团体参保登记表》（一式4份）加盖公章 ②.《建筑企业工伤保险参保职工花名册》（一式3份）加盖公章 ③. 中标通知书（复印件1份） ④. 工程施工合同（复印件1份）
⑤.地点：市政府斜对面中国税务大楼三楼（市政府站下车）
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