第二章档案价值的鉴定
鉴定工作内容及其意义（P32） 1、 定义：档案价值的鉴定工作，就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定 档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。 2、 目的：档案鉴定工作的主要目的在于正确的确定需要保存的档案，提高保存档案的质 量，从而更充分的发挥档案的作用。 3、 内容：（1）具体判定档案材料的价值即有用性及有用程度，确定其保管期限。（2）剔 除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应处理。 4、 意义：（1）档案鉴定工作是使档案精炼的重要手段。（2）通过档案鉴定工作，能够使 档案部门充分利用有限的人力、物力管理好档案。（3）档案鉴定工作有利于应付突发事件。 分析档案价值的方法（P37）
档案价值具有多维性、潜在性、相对性的特点。鉴定档案价值的标准： 1、 档案属性标准：（1）档案来源标准：是指档案的形成者，即文件的责任者（作者）和 立档单位。应站在本单位、机构的角度和立场。（2）档案的内容标准：分析文件内容的重 要性、独特性、真实性以及文件信息内容的综合性和集中性一一凡是具有科学研究或者实 际验证意义的文件，就具有保存价値，凡是一般事物型的或内容重复的文件就不需耍保存。
（3）档案的形成时间和形式特征：尊重高龄档案；重要时期或特殊时期形成的档案价值 相对大一些；文件的文种、文本、外形特点。 2、 社会需求标准：社会需求方向，社会需求面，社会需求时间。 3、 和对价值标准：和关档案的保存状况，如分析全宗的完整程度、档案是否重复、文件 的可靠程度；保管条件和费用。
三、 档案鉴定工作的原则和方法（P48） 1、 原则：必须从国家和人民的整休利益出发，分析主休和主体本身的需要，用全面的、 丿力史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。
（1） 全面的观点：既要考虑到本单位的需求，又要考虑到社会的利用需求。
（2） 历史的观点：档案是历史记录，也是历史产物，它是在一定的历史条件下形成的。 （3） 发展的观点：要运用发展的观点，不仅要看到档案的现实作用，述要估计和预测到 档案在将来的作用。
（4） 效益的观点：应考虑到保存档案所付出的成木，以及后來产生的效益。 2、 方法：（1）定性分析和综合的方法是判定档案价値的重要方法。（2）定性分析与综合 法同定量分析相结合是档案价值鉴定方法的必然趋势。比例鉴定法、选样鉴定法、系统优 化法、模糊综合评价法。（3）直接鉴定法是鉴定档案价值的操作方法。 3、 鉴定工作中需要注意的问题
（1）应当以全国统一的鉴定标准为依据，不得各行其是。（2）宽严问题：釆取留有余地 的弹性处理方法。保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本机关从宽，外机关单位 从严；首脑机关从宽，基层机关从严；建国初期从宽，最近的从严；撤销机关从宽，现行 机关从严；两可（如可永久保存也可长期保存）Z间就高不就低。
四、 档案保管期限表的类型和结构（P54）
档案保管期限表是以表册形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导 性、标准性文件。
1、类型：（1）通用档案保管期限表。（2）专门档案保管期限表。（3）同系统机关档案保 管
期限表。（4）同类型机关档案保管期限表。（5）机关档案保管期限表。
2、 结构：顺序号、条款、保管期限、附注、说明。 3、 作用：（1）能够统一认识，避免人为的局限性，片面性，使鉴定有章可循。（2）能够 保证鉴定工作的质量、防止任意销毁档案、保证档案的完整、安全。（3）能够提高档案鉴 定工作的效率。 4、 要求：科学性、实用性、可操作性。
五、档案鉴定工作的制度和程序（P63） 1、 制度
（1） 确立统一的档案鉴定原则和标准。2006年12月18 口国家档案局颁发了《机关文件 材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《文书档案保管期限表》。
（2） 确立了鉴定工作的组织领导。机关档案室一般由办公（厅）室领导人、档案人员、 业务人员组成三结合的鉴定小组负责进行。档案馆由馆长、同级档案事业管理机关和档案 馆的有关人员组成鉴定工作委员会负责进行鉴定工作。
（3） 确定销毁制度和监销制度。档案销毁就是把经过鉴定对失去价值的档案做毁灭性处 置的过程。机关档案销毁由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准Z后， 由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。情况特殊的专门档案，如有特殊规定，按 照规定进行销毁。档案馆销毁档案须经主管领导机关批准，销毁建国前的档案还须报国家 档案局批准。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。 （4） 制定档案保管期限表，实行审批制度。 2、 程序：机关文件归档时确定归档范围，同时剔除一部分没有保存价值的文件，由机关 文卩处理部门或业务部门保存一两年后销毁。对于的归档的文件确定保管期限，到一定年 限进行价值复审。
第三章档案的收集
一、 档案收集工作的定义、内容、意义（P68） 1、 定义：档案收集是指档案室、档案馆接收、征集档案和有关文献的活动。具体讲就是 按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、 个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集小到齐有关机关档案室 和各级各类档案馆，实现档案的统一领导和分级管理。 2、 内容：（1）机关、企业、事业单位档案室对木单位需要归档档案的接收。（2）档案馆 对所辖区域内现行机关、企业、事业单位和撤销单位的具有永久、长期保存价值档案的接 收。（3）对中华人民共和国成立以前各个历史时期形成档案的接收和征集。 3、 意义：（1）收集工作是整个档案工作的起点，是第一个环节，对以后的环节影响很大。 （2）收集工作为整个档案工作提供了物质基础。（3）收集工作是档案工作的基础，其质 量决定了后续业务工作的质量。
二、 档案收集工作的要求、注意事项和特点（P71） 1、 要求：以丰富、优化馆（室）藏为出发点，要求数量充分、质量优化、成分充实、结 构合理。 2、 注意事项：（1）收集时要保证档案齐全、完整。（2）收集时要以木机关为主，同时兼 顾上下级、同级机关的文件。（3）收集吋要防止有文必档和过于精炼归档不够两种倾向。 （4）保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性。（5）推行入馆档案的标准化。（6） 注
意处理好局部与整体、当前与长远的关系。 3、 特点：预见性与计划性，针对性与及时性,系统性与完整性。
三、归档制度的内容（P92）
归档是文书处理部门定期将立好的案卷向档案室移交的过程，在我国归档已成为党和国家 明文规定的一项制度。主要包括归档范围、归档时间、归档案卷（或保管单位）的质量要 求、归档手续等内容。 1、 归档范围：是指办理完毕的文件材料是否应当归档的范围。一般而言，凡是反映本机 关工作生产活动，具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。包括上级机关、木机关、 同级机关和非隶属机关、下级机关的文件材料。 2、 归档时间：是指文书处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。《 机关档案工作条例》规定：机关文书部门或业务部门一般在第二年上半年向档案部门移
交档案；对于专门性文件、特殊载体文件、机密性强的文件、驻地分散的机关文件及形成 规律较为特殊的文件可以适当延长归档时间；对于某些小机关，内部机构简单或不设内部 机构，工作人员数量少，文件处理集中，文书处理与档案工作rfl—人兼管，可以不专门规 定归档时间。 3、 归档案卷的质量要求：遵循文件的形成规律和特点，保存文件Z间的有机联系，区分 不同价值，便于保管和利用。（1）种类、份数、页数应齐全完整。（2）文件和电报一般都 应按内容联系统一立卷。（3）密不可分的文件材料的排列：卷内文件一般按重要程度或时 间顺序依次排列；具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前，请示在 后，印件在前，定稿在后，正件在前，附件在后；重要法规性文件的历次稿本叮依次排列 在定稿Z后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，依据性文件往后等。在文书档 案文件组卷时，一般应将文件按年度分开，不同年度形成的文件一般不放在一起组卷。但 是，跨年度的请示和批复，应放在批复年度立卷，没有批复的，放在请示年立卷；跨年的 计划或规划，应放在文件内容所针对的第一年度立卷；跨年度的总结，应放在文件内容所 针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件，应放在会议开幕年立卷；非诉讼案件的文件， 应放在结案年度立卷。（4）音像文件，应用文字标出他它们的对象、时间、地点、内容和 责任者等事项，以便于保存和利用；保管单位（案卷）的封面，应按规定逐项填写清楚。
案卷的题名简洁明了，并能准确的揭示和反映卷内文件的基木内容和成分。案卷题名一般 将卷内文件的责任者、内容、主要文件名称反映出來。还应根据机关档案保管期限表，注 明每个案卷的保管期限。 4、 归档手续：文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据案卷冃 录详细清点，经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，并将案卷口录 中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。必要时，移交单位须编写归档文件 简要说明，交接双方还应填写交接清单或移交清单。在档案工作和文书工作由一个人兼管 的小机关，不需耍履行上述归档手续。但是，在档案人员调动工作吋，应按照上述办法办 理交接手续，即
四、档案馆接收档案的范 (P103) “明立案验，依例交割”。
按照《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的文件精神，档案馆 接收档案的范围是：（1）本级各机关、I才I体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖 市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案。（2）属于本馆应接收的撤销机关、 团体的档案。（3）属于本馆应接收的屮华人民共和国成立以前的各种档案。
五、档案馆接收现行机关档案的期限和要求（P104） 1、 档案馆接收档案的期限。省级以上的机关将永久保存的档案在木机关保存20年左右， 省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，再向档案馆 移交。
接收形式有逐年接收和分段接收两种。 2、 要求和手续：（1）完整性——进馆档案应按照全宗整理，保持全宗的完整性。（2）进 馆档案要止确划分保管期限，具有永久、长期保存价值的档案才能进馆，与全宗有关的资 料和检索工具应当随档案一起进馆接收。(3)地方性一一接收档案还必须反映本地区的特 点，有独到的地方特色。(4)交接双方必须根据移交目录清点核对，在交接文据上签字盖 早。 六、档案馆对历史档案征集和接收(P110) 1、 意义：(1)它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施。(2)收集历史档案是档案开 放利用工作的需要。(3)收集历史档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作。(4)收集 历史档案是发展我国档案馆事业的重要手段Z-o 2、 收集历史档案的对象和途径：(1)收集散存于一些国家机关，社会组织屮的历史档案。 (2)征集收藏于个人手中的历史档案。(3)征集少数民族地区的丿力史档案。(4)收集党 史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案。(5)收集散 失国外的历史档案。 3、 接收与征集历史档案的方法：发布通告，调查研究，广泛宣传。采用精神鼓励和物质 奖励相结合的办法，对失散于社会的历史档案实行国家接收、个人捐献或购买等多种方法 进行收集。 4、 在征集档案过程中，耍正确处理好几种关系：(1)个人收藏与档案馆集中保管的关系。 (2)征集档案和利用档案的关系。(3)征集档案与留作纪念的关系。(4)征集原件与征 集复件的关系。
第四章档案的整理
一、档案整理工作的概念、内容、原则和意义(PH7) 1、 概念：通过对档案分类、组合、排列、编目，达到使档案从无序到有序，从零乱到系 统的目的，便于社会利用的工作。 2、 内容：区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。 3、 档案整理工作的原则。(1)充分尊重和利用原有的整理基础。(2)保持文件之间的历 史联系。(3)便于保管和利用。 4、 意义：(1)档案的系统整理是档案利用、开放，发挥档案作用的前提条件，是档案工 作的重要环节。(2)通过档案整理工作可以进一步了解和检验档案收集工作的质量，对于 以后的档案收集工作有一定的促进作用。(3)是实现档案档案管理现代化的要求。
二、档案整理工作的步骤(P122) 1、 了解情况，拟定方案。 2、 按照拟定方案将全宗内所自档案分成若干大类，结合区分档案的所属全宗。(区分大类) 3、 细分和组卷，草拟案卷标题。 4、 初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，并进行适当调整。 5、 全面的审查案卷和案卷标题。 6、 固定排列位置。 7、 技术整理工作(填写卷内文件卷号，目录，页号；拆除档案文件上的金属物；修补档 案的幅表工作；装订案卷)。 8、 按照案卷分类排列顺序，编写案卷的顺序号。 9、 编制案卷目录。
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