和会议简报，均属发文范围。
2. 公司下发文件主要用于： （1） 公布公司规章制度；
（2） 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； （3） 公布公司体制机构变动或干部任免事项；
（4） 公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
（5） 发布有关奖惩决定和通报； （6） 其他有关公司的重大事项。 3. 公司上行文、外发文主要用于：
（1） 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
（2） 同关联企业联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
4. 在公司日常生产、技术、经营管理工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
5. 凡各业务部门，如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
6. 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。
第四节 发文程序与要求
第十条
发文程序规定
1. 各部门需要发文，应事先向综合办提出申请；
2. 综合办同意发文时，主办部门应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3. 草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分
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明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4. 文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5. 综合办应根据公司的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；
6. 经综合办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）； 7. 对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新撰写清楚； 8. 需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
9. 文稿审核会签后，按批准权限的规定呈送公司领导审定批准签发； 10. 经领导批准签发后的文稿交综合办统一编号打印；
11. 文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
12. 文件打字后，由综合办派专人按数印刷，再由综合办干事分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，综合办干事应拒绝盖印分发。
第五节 文件的借阅和清退
第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须综合办主任同意后方可借阅。
第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条 综合办对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条 各部门应指定一位责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
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第六节 文件的立卷与归档
第十五条 文件的归档范围
1. 凡下列文件统一由综合办负责归档：
（1） 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；
（2） 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
（3） 公司经理办公会、中层干部会以及各种专业例会记录； （4） 有保存价值的来信来访记录及处理结果；
（5） 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报表言材料等；
（6） 上级机关领导来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料；
（7） 反映本公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音、像摄制品；
（8） 公司日志和大事记；
（9） 公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2. 业务部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。 第十六条 立卷要求
1. 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。 2. 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3. 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4. 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交部门各留存一份备查）。
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第七节 文件的销毁
第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，综合办应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条 经审核同意销毁的文件，应派专车由综合办主任护送到上级机关指定的造纸公司监视销毁。
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