加强高职院校档案管理的思考

加强高职院校档案管理的思考

目前我国高等职业教育事业蓬勃发展，组建形式多样，在建设发展过程中都伴随有档案资料的收集、整理、归档、利用等工作。但目前档案管理存在一定的问题，给教学管理、专业建设、改革发展等带来很大影响，本文就高职院校档案管理的现状及措施进行了分析探讨。

标签：高职院校 档案管理 思考

改革开放30年来，我国的高等职业教育事业蓬勃发展，迅速壮大。目前，职业教育作为我国高等教育的一种类型，无论从办学规模，学生人数，专业结构等方面都以成为我国高等教育不可缺少的重要组织部分。因此，加强高职院校档案管理，亦应放在学院管理工作的重要位置，给予高度重视。本为就如何加强此项工作谈一点认识。

1 高职院校档案管理的现状

我国离职院校的组建方式目前大致有以下几种类型：一是政府投资新建；二是在原学校基础上扩建改建；三是由几所中专学校合并组建；四是社会力量集资筹建。无论哪种形式建成的高职学院，在建设发展完善的过程中，都伴随有档案资料的收集、整理、归档、利用等工作。但是，目前高职院校档案管理的现状直接影响到档案管理的正常进行。一是从管理队伍看，新建院校几乎没有专门的档案管理人员；改建院校人员老化，管理手段落后：合并组建的院校原有档案管理人员大部分易位分流，调整了岗位；集资联办的院校管理人员紧缺。二是档案管理设施陈旧，没有专门的档案室。有些甚至连基本的柜架都难以保证，更谈不上配备专用电脑。三是档案资料管理混乱，由于撤校合并人员变化，使原来学校的文件资料没有及时整理归档，有些甚至损坏丢失，加之合校后新的档案室未能及时建立，原学校档案无法集中管理，潜在着很大的不安全因素。四是由于新学院基建资金投入大，档案管理的经费不能保证，一些必需的办公设施难以及时解决。使档案管理工作处于瘫痪状态。五是现存档案无法合理科学利用等等。

2 这种状况带来的影响与后果

高职院校目前档案管理中存在的这些问题，已经给学院教育教学、历史研究、党政管理、专业建设、改革发展带来了很大的影响。一个院校的档案是这个学校历史的原始记录，它是随着学校的建立而产生，随着学校的发展而逐渐积累起来的。目前我国的高职院校绝大部分是由原来的几所中专学校合并而成的。建校历史有长有短，有些已有百年历史，少则也跨过了半个世纪。如果管理的不好，这些新建院校的历史将被割断，现实也无法积累。记录学校教育事业发展曲折历史和广大师生奋斗足迹的珍贵档案，因学校合并更名有可能被毁灭或遗弃，使今人不知古人所为，不知今校起自于何处。由于搬迁重组、机构改制，使一些人事档案、学籍档案、图书档案等被弄丢、弄乱，出现了人员管理混乱，学生情况无据，致使教学管理工作不能正常进行。