第六节 信息披露的内部控制
7.6.1 上市公司应当建立信息披露管理制度和重大信息内部报告制度,明确重大信息的范围和内容以及未公开重大信息的传递、审核、披露流程,并明确各相关部门(包括公司控股子公司)的重大信息报告责任人。
公司应当指定董事会秘书具体负责信息披露工作。公司应当保证董事会秘书能够及时、畅通地获取相关信息,除董事会秘书外的其他董事、监事、高级管理人员和其他人员,非经董事会的书面授权并遵守《股票上市规则》及本指引等有关规定,不得对外发布任何公司未公开重大信息。
7.6.2 上市公司应当明确规定,当出现、发生或即将发生可能对公司股票及其衍生品种的交易价格产生较大影响的情形或事件时,负有报告义务的责任人应当及时将相关信息向公司董事会和董事会秘书进行报告;当董事会秘书需了解重大事项的情况和进展时,相关部门(包括公司控股子公司)及人员应当予以积极配合和协助,及时、准确、完整地进行回复,并根据要求提供相关资料。
7.6.3 上市公司应当建立重大信息的内部保密制度,加强未公开重大信息内部流转过程中的保密工作,明确未公开重大信息的密级,尽量缩小知情人员范围,并保证未公开重大信息处于可控状态。
7.6.4 上市公司董事会秘书应当对上报的内部重大信息进行分析和判断。如按规定需要履行信息披露义务的,董事会秘书应当及时向董事会报告,提请董事会履行相应程序并对外披露。
第七节 内部控制的检查和披露
7.7.1 上市公司应当设立内部审计部门,对公司内部控制制度的建立和实施、公司财务信息的真实性和完整性等情况进行检查监督。
内部审计部门直接对董事会负责。
内部审计部门应当保持独立性,不得置于财务部门的领导之下,或者与财务部门合署办公。
7.7.2 上市公司各内部机构或职能部门、控股子公司以及具有重大影响的参股公司应当配合内部审计部门依法履行职责,不得妨碍内部审计部门的工作。
7.7.3 内部审计部门应当对上市公司内部控制运行情况进行检查监督,并将检查中发现的内部控制缺陷和异常事项、改进建议及解决进展情况等形成内部审计报告,向董事会和列席监事通报。
内部审计部门如发现公司存在重大异常情况,可能或已经遭受重大损失时,应当立即报告董事会并抄报监事会。董事会应当提出切实可行的解决措施,必要时应当及时报告本所并公告。
7.7.4 上市公司应当根据自身经营特点和实际状况,制定公司内部控制自查制度和年度内部控制自查计划。
公司应当要求内部各部门(含分支机构)、控股子公司,积极配合内部审计部门的检查监督,必要时可以要求其定期进行自查。
7.7.5 上市公司内部审计部门的工作底稿、审计报告及相关资料,保存时间应当遵守有关档案管理规定。
7.7.6 上市公司董事会应当根据内部审计部门出具的评价报告及相关资料,对与财务报告和信息披露事务相关的内部控制制度的建立和实施情况出具年度内部控制自我评价报告。公司监事会和独立董事应当对此报告发表意见。内部控制自我评价报告至少应当包括下列内容:
(一)对照本指引及有关规定,说明公司内部控制制度是否建立健全和有效运行,是否存在缺陷; (二)说明本指引重点关注的控制活动的自查和评估情况; (三)说明内部控制缺陷和异常事项的改进措施(如适用);
(四)说明上一年度的内部控制缺陷及异常事项的改善进展情况(如适用)。
7.7.7 会计师事务所在对上市公司进行年度审计时,应当参照有关主管部门的规定,就公司财务报告内部控制情况出具评价意见。
7.7.8 如会计师事务所对上市公司内部控制有效性出具非标准审计报告或指出公司非财务报告内部控制存在重大缺陷的,公司董事会、监事会应当针对所涉及事项作出专项说明,专项说明至少应当包括下列内容:
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(一)所涉及事项的基本情况;
(二)该事项对公司内部控制有效性的影响程度; (三)公司董事会、监事会对该事项的意见; (四)消除该事项及其影响的具体措施。
7.7.9 上市公司应当在年度报告披露的同时,在中国证监会指定网站上披露内部控制自我评价报告和内部控制审计报告(如有)。
7.7.10 上市公司应当将内部控制制度的健全完备和有效执行情况,作为对公司各部门(含分支机构)、控股子公司的绩效考核重要指标之一。公司应当建立责任追究机制,对违反内部控制制度和影响内部控制制度执行的有关责任人予以查处。
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《深圳证券交易所中小企业板上市公司规范运作指引》
第七章-内部控制
第一节 总体要求
7.1.1 上市公司应当完善公司内部控制制度,确保董事会、监事会和股东大会等机构合法运作和科学决策,建立有效的激励约束机制,树立风险防范意识,培育良好的企业精神和内部控制文化,创造全体职工充分了解并履行职责的环境。
公司董事会应当对公司内部控制制度的制定和有效执行负责。
7.1.2 上市公司建立健全内部控制制度,应当执行《企业内部控制基本规范》(财会〔2008〕7号)。本所鼓励公司提前执行财政部等部委于2010 年联合发布的《企业内部控制应用指引》、《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》(财会〔2010〕11号)等企业内部控制配套指引。
7.1.3 上市公司应当明确界定各部门和各岗位的目标、职责和权限,建立相应的授权、检查和逐级问责制度,确保其在授权范围内履行职能。
公司应当设立完善的控制架构,并制定各层级之间的控制程序,保证董事会及高级管理人员下达的指令能够被严格执行。
7.1.4 上市公司应当建立相关部门之间、岗位之间的制衡和监督机制,并设立专门负责监督检查的内部审计部门,定期检查公司内部控制缺陷,评估其执行的效果和效率,并及时提出改进建议。
7.1.5 上市公司应当建立完整的风险评估体系,对经营风险、财务风险、市场风险、政策法规风险和道德风险等进行持续监控,及时发现、评估公司面临的各类风险,并采取必要的控制措施。
7.1.6 上市公司应当制定公司内部信息和外部信息的管理政策,确保信息能够准确传递,确保董事会、监事会、高级管理人员及内部审计部门及时了解公司及其控股子公司的经营和风险状况,确保各类风险隐患和内部控制缺陷得到妥善处理。
7.1.7 上市公司的内部控制活动应当涵盖公司所有营运环节,包括:销售及收款、采购和费用及付款、固定资产管理、存货管理、资金管理(包括投资融资管理)、财务报告、信息披露、人力资源管理和信息系统管理等。
上述控制活动涉及关联交易的,还应当包括关联交易的控制政策及程序。
7.1.8 上市公司应当依据所处的环境和自身经营特点,建立印章使用管理、票据领用管理、预算管理、资产管理、担保管理、资金借贷管理、职务授权及代理人制度、信息披露管理、信息系统安全管理等专门管理制度。
7.1.9 上市公司应当加强对关联交易、对外担保、募集资金使用、重大投资、信息披露等活动的控制,按照本指引及有关规定的要求建立相应控制政策和程序。
第二节 对控股子公司的管理控制
7.2.1 上市公司应当重点加强对控股子公司的管理控制,制定对控股子公司的控制政策及程序,并在充分考虑控股子公司业务特征等的基础上,督促其建立内部控制制度。
7.2.2 上市公司对其控股子公司的管理控制,至少应当包括下列控制活动:
(一)建立对各控股子公司的控制制度,明确向控股子公司委派的董事、监事及重要高级管理人员的选任方式和职责权限等;
(二)依据公司的经营策略和风险管理政策,督导各控股子公司建立起相应的经营计划、风险管理程序;
(三)要求各控股子公司建立重大事项报告制度、明确审议程序,及时向公司分管负责人报告重大业务事项、重大财务事项以及其他可能对公司股票及其衍生品种交易价格产生较大影响的信息,并严格按照授权规定将重大事项报公司董事会审议或股东大会审议;
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(四)要求控股子公司及时向公司董事会秘书报送其董事会决议、股东大会决议等重要文件,通报可能对公司股票及其衍生品种交易价格产生较大影响的事项;
(五)定期取得并分析各控股子公司的季度或月度报告,包括营运报告、产销量报表、资产负债表、利润表、现金流量表、向他人提供资金及对外担保报表等;
(六)建立对各控股子公司的绩效考核制度。
7.2.3 上市公司的控股子公司同时控股其他公司的,上市公司应当督促其控股子公司参照本指引要求,逐层建立对其下属子公司的管理控制制度。
第三节 关联交易的内部控制
7.3.1 上市公司关联交易的内部控制应当遵循诚实信用、平等、自愿、公平、公开、公允的原则,不得损害公司和股东的利益。
7.3.2 上市公司应当按照有关法律、行政法规、部门规章、规范性文件、《股票上市规则》、本指引和本所其他相关规定的规定,在公司章程中明确划分公司股东大会、董事会对关联交易事项的审批权限,规定关联交易事项的审议程序和回避表决要求。
7.3.3 上市公司应当参照《股票上市规则》及本所其他相关规定,确定公司关联人的名单,并及时予以更新,确保关联人名单真实、准确、完整。
公司及其下属控股子公司在发生交易活动时,相关责任人应当仔细查阅关联人名单,审慎判断是否构成关联交易。如果构成关联交易,应当在各自权限内履行审批、报告义务。
7.3.4 上市公司在召开董事会审议关联交易事项时,会议主持人应当在会议表决前提醒关联董事须回避表决。关联董事未主动声明并回避的,知悉情况的董事应当要求关联董事予以回避。
公司股东大会在审议关联交易事项时,会议主持人及见证律师应当在股东投票前,提醒关联股东须回避表决。
7.3.5 上市公司在审议关联交易事项时,应当做到:
(一)详细了解交易标的的真实状况,包括交易标的运营现状、盈利能力、是否存在抵押、冻结等权利瑕疵和诉讼、仲裁等法律纠纷;
(二)详细了解交易对方的诚信纪录、资信状况、履约能力等情况,审慎选择交易对手方; (三)根据充分的定价依据确定交易价格;
(四)根据《股票上市规则》的要求以及公司认为有必要时,聘请中介机构对交易标的进行审计或评估。
公司不应对所涉交易标的状况不清、交易价格未确定、交易对方情况不明朗的关联交易事项进行审议并作出决定。
7.3.6 上市公司与关联人之间的交易应当签订书面协议,明确交易双方的权利义务及法律责任。 7.3.7 上市公司董事、监事及高级管理人员应当关注公司是否存在被关联人占用资金等侵占公司利益的问题。公司独立董事、监事至少应当每季度查阅一次公司与关联人之间的资金往来情况,了解公司是否存在被董事、监事、高级管理人员、控股股东、实际控制人及其关联人占用、转移公司资金、资产及其他资源的情况,如发现异常情况,应当及时提请公司董事会采取相应措施。
7.3.8 因关联人占用或转移公司资金、资产或其他资源而给上市公司造成损失或可能造成损失的,公司董事会应当及时采取诉讼、财产保全等保护性措施避免或减少损失,并追究有关人员的责任。
第四节 对外担保的内部控制
7.4.1 上市公司对外担保的内部控制应当遵循合法、审慎、互利、安全的原则,严格控制担保风险。 7.4.2 上市公司应当按照有关法律、行政法规、部门规章、规范性文件、《股票上市规则》、本指引和本所其他相关规定的规定,在公司章程中明确股东大会、董事会关于对外担保事项的审批权限,以及违反审批权限和审议程序的责任追究机制。
在确定审批权限时,公司应当执行《股票上市规则》关于对外担保累计计算的相关规定。
7.4.3 上市公司董事会应当在审议对外担保议案前充分调查被担保人的经营和资信情况,认真审议分
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