监理公司现场资料及归档资料规范

公司现场资料及归档资料规范要求（试行）

监理资料是我们在从事监理工作中对施工过程各项控制与管理的依据与凭证。公司对资料的规范化一直非常重视，根据国家标准，结合我公司的实际情况特制定以下条例：

一、监理资料管理职责及要求：

1、总监为项目监理部监理资料的总负责人，指导资料员进行具体管理；

2、监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”；

3、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料，并进行认真检查，不得接受经涂改的报审资料，并定期将相关资料交与现场资料员存放保管；

4、现场资料员应及时对各专业的监理资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查验收各专业的监理资料，并分类、分专业建立案卷盒，按规定编目（编制卷内目录）、整理，做到存放有序、整齐，将不同类资料分别存放，并在档案盒脊背上标明案卷内容；

5、每月编制月报之后次月10日前将审核整理过的资料交与资料员存放保管（也可每季度末进行一次）

6、在工程竣工验收后三个月内，由总监组织项目监理人员按公司的归档要求对监理资料进行整理和归档，监理资料在移交给公司资料室前由总监审核并签字；

7、监理资料整理合格后，报送公司成本部内业资料员处办理移交、归档手续；

8、公司档案资料室负责具体工作；

9、成本部内业资料员对各项目监理部的资料负有指导、检查的责任；

10、已存档的监理档案需要借阅时应办理借阅和归还手续； 二、归档要求：

按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2001）的要求进行归档，具体如下：

1、归档资料原则上应为原件，如是复印件应在卷内目录备注栏中注明原件归属处；

2、立卷按阶段和专业等组卷，案卷不能过厚，以厚度为40mm档案盒厚度基本吻合为准（不超过40mm，厚度一般为20～30mm）；

3、卷内文件的排列：文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列；

4、案卷的编目：

（1）每卷独立编号，页号从“1”开始； （2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；

（3）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号； ①案卷封面如下：

档 号 档案馆代号 案卷题名 ╳╳╳工程 监理规划??等

编制单位 ╳╳╳工程项目监理部 编制日期 ╳年╳月～╳年╳月 密 级 秘密 保管期限 长期 共 ╳ 卷 第 ╳ 卷 其中档号和档案馆代号不填写，档号交回公司总工办后统一编号。 ②卷内目录如下：

卷 内 目 录 序号 文件 编号 责任者 ╳╳╳监理部 ╳╳╳监理部 文件题名 监理月报 监理日志 日期 ╳年╳月~╳年╳月 ╳年╳月~╳年╳月 页次 1 46～216 备注 ③卷内备考表如下：

卷内备考表 本案卷共有文件材料 ╳╳╳ 页其中： 文件材料 ╳╳╳ 页 图样材料 页 照片 ╳╳ 张 说明： 立卷人：╳╳╳ 年 月 日 审核人：╳╳╳ 年 月 日

其中立卷人由项目监理部资料员签字，审核人由项目总监签字。 ④案卷封面、卷内目录、卷内备考表幅面统一采用A4幅面。案卷封面及卷内目录置于资料的卷面及次页，卷内备考表置于资料的最末页。 （5）案卷的文字材料必须装订，装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用，装订时必须剔除金属物。

三、现场资料分类及注意事项：

1、合同管理文件，包括施工招标文件、各类工程合同、与执行合同有关各方的往来函件等。

2、设计文件，包括施工图纸、地质勘察报告、基础测量资料、设计概预算以及设计交底和图纸会审记录、设计变更、工程洽商等。 3、施工前期准备文件，包括施工组织设计、施工方案及其审查意见；分包单位资质、见证试验室资质及其审查意见等。

4、进度控制文件，包括年、月以及工程施工阶段的施工进度计划及其审查意见；停复工资料等。

5、质量控制文件，包括测量成果、材料设备、分项工程报验认可资料及其附件；质量事故报告和处理意见等。

6、造价控制文件，包括工程概预算或工程量清单；工程计量和款项支付；设计变更、工程洽商报审及签认；工程延期和费用索赔；竣工结算资料等。

7、工程验收资料，包括工程中间验收和设备安装专项验收资料；竣工验收和移交证书等。 8、监理文件（资料），包括监理规划、监理实施细则、月报、日志、会议纪要、监理总结（专题、阶段及竣工总结和报告）等。 各种报审表项目专监和总监须认真审查后再签署意见；监理工程师通知单后必须附上整改复查报审表；会议纪要后要附会议签到表；监理日志的记录书写要求工整、规范用语、内容要严谨，要充分展现记录人对各项活动、问题及相关影响的表达。应将记录内所有要求的内容填写完全。监理日志填好后记录的专业监理工程师、监理员应填好自己的姓名，及时交总监审查，总监审查后签署总监姓名。

注意事项：资料整理过程中，混凝土浇筑令日期必须与旁站监理记录、见证取样单、检测单位出具的检测报告相对应；建筑材料报审表：1、钢筋原材后须附相应的材质书、合格证等，且每批钢筋原材型号都须有对应的见证取样单及检测报告；2、钢筋焊接每份报审表后必须附对应型号的见证取样单及检测报告。

混凝土浇筑、原材料进场都须在监理日志中反映出来；农民工工资发放情况每月也必须在监理日志中体现。 四、现场监理资料的格式：

除监理规划、监理实施细则、会议纪要、监理总结不采用建设厅专用表格样式外，其他监理资料原则上使用省建设厅专用表格，监理规划应严格按照《建设工程监理规范》（GB50319-2000）内容要求进行编制并报总工程师审查。监理规划、监理实施细则、监理总结封面及每页页眉应体现出公司的特色，式样见后附页。