2010年1月国开(中央电大)专科《办公室管理》期末考试试题及答案_

精品资料欢迎阅读

2010年1月国开(中央电大)专科《办公室

管理》期末考试试题及答案_

2010年1月国开(中央电大)专科《办公室管理》期末考试试题及答案 一、单项选择题 1．在办公室的布置方面，(A)的位置是上座。 A．离人口最远 B．离入口最近 C．靠近门口 D．靠近窗户 2．在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合适宜？(B) A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 3．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？(C) A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 D．对每一项工作作出安排，定好最后期限 4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？(A) A．工作人员工作尽可能专门化、单一化 B．尽可能定量控制办公室工作 C．重复性的工作尽量由机器完成 D．合理设计办公室的工作流程 5．以下哪些接打电话的行为是不正确的？(A) A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 B．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C．做记录时可以在便

1

精品资料欢迎阅读 笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置 6．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用(D)。

A．“顷悉”、“际此” B．“谨启”、‘钧启” C．“台鉴”、“惠鉴” D．“台安”、“钧安” 7．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM～120CM，应该是(A)。 A．个人区 B．社交区 C．亲密区 D．公众区 8．文员做会议记录时，可以在会议记录中(C)。

A．加入自己的主观意见 B．不记录议题 C．与发言者用词不一致但意思完全一致 D．对所记内容作评论 9．上司决定参加某个会议时，文员不应该(D)。

A．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料 C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D．只在便笺上写好会议名称 10.在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；

另一是具有(B)，了解要求约会者的心理。

A．社交的能力 B．说话的技巧 C．听话的能力 D．听写的能力 二、判断题 1．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。(错) 2．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。(错) 3．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介

2

精品资料欢迎阅读 绍。(对) 4．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。(错) 5．文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。(错) 6．日常交往中的上下级角色关系不应淡化。(错) 7．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。(错) 8．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。(对) 9．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。(错) 10.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。(对) 三、简答题 1．简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样的？ 参考答案： 答案要点：

会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。

会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。 可以用于向上级汇报会议情况；

也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。 有两种形式：

(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。

3

精品资料欢迎阅读 (2)周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。

2．什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？ 参考答案：

对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。

(1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。

(2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。

(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。

四、设计题 1．某公司为了推销自己的产品，做好宣传和营销前的准备工作，以良好的社会形象及合适的价格打人市场，决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。如果你是办公室人员，领导责成你承办这个座谈会，你该如何做？ 参考答案：

(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；

(2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；

4

精品资料欢迎阅读

(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；

(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；

(2分) (5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；

(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；

(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。 2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ 参考答案：

(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。

(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。 (4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。

(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

五、案例分析题 1．请看如下案例：

5