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天津外国语大学滨海外事学院档案实体分

类方案1

天津外国语大学滨海外事学院档案实体分类方案 （2013年版） 第一章编制说明 一、编制目的和原则

为了适应我院档案工作日益发展的需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，加强档案工作的科学管理，促进档案业务建设的不断深化，充分发挥档案的利用价值，更好地为学院和现代化建设事业服务,特此制定《天津外国语大学滨海外事学院档案实体分类方案》（以下简称为《分类方案》）。

本方案编制原则，体现思想性，符合科学性，重视实用性。档案工作党性、政治性和科学性强，档案实体分类要求体系结构、类目设置、序列编排严格。我们依据国家教委、教办（1993）429号文件《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》）和国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定出一套适用于本院的《分类方案》。

二、类目设置及标识

类目的设置，按照高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，从总到分，从一般到具体的划分原则。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。根据分类原则，

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我院档案设置八个类目。

（一）一级类目的划分与标识

一级类目是我院档案实体分类的最高层位，根据我院档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，依据《分类法》的分类原则，设置八个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“DZ”即“DangZheng”(党政)的简称。

DZ 党政 JX 教学 KY 科学研究 JJ 基本建设 SB 仪器设备 WS 外事 SX 声像 SW 实物

（二）二级类目的设置及标识

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。

二级类目的标识，采用阿拉伯数字表示，依次为1、2、3、

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4、5……。如我院教学档案（JX）设置二级类目，JX1为综合教学；JX2为本科生教育； JX3毕业生；JX4试题、试卷。

三、档号的编制和标识

（一）档号是存取档案的代号，排架的依据。它反映我院档案的分类体系和物理位置，档号要有唯一性、合理性、稳定性，即同一档案部门内容不能有重号，要适应计算机管理，具有排架、检索双向功能。

（二）档号的结构与标识

1、档号包括全宗号、分类号、案卷号三个部分。我院设置一个全宗，由一位阿拉伯数字组成，分类号是档号的主体，由一二级类目组成。

2、档号的标识，档号=全宗号+分类号+案卷号。目前，我院使用的全宗号为1,全宗号、分类号、案卷号之间用“-”连接。如2005年教学档案中试题试卷的第68号案卷，标识为1-JX4-68。

（三）档案的实体排架

依据《分类法》规定，结合我院的现状，我院档案实体排架采用类目——年代纵向排列的方法。

第二章主表 一、党政 DZ

党政档案主要包括我院党群及行政部门在工作中形成的文件。归档部门包括院长办公室、党委办公室（含组织、宣传）、

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教务部、学工部、团委、工会、人力资源部、财务部、资产设备部、综合保障部、国际交流中心、各教学部门。

DZ1 永久保存卷 DZ2 定期30年保存卷 DZ3 定期10年保存卷 二、教学 JX

教学档案主要包括教学管理和教学实践活动中形成的材料。 JX1 综合教学（教学管理、教学大纲、专业设置、招生、学籍异动、奖惩、学生运动会、宿舍管理、军训、教学评估、优秀教学评奖材料等）JX2 本科生教育（新生名册、录取通知书、学生登记表）

JX3 毕业生（成绩单、毕业证、结业证、就业等） JX4 试题、试卷 三、科学研究 KY

科学研究档案主要包括科学研究管理和科学研究实践活动过程中形成的文件材料。

KY1 科研成果 KY2 科研立项 四、基本建设 JJ

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基本建设档案主要包括我院基本建设管理和建设项目活动中形成的材料。具体范围为综合（建设项目、建设经费批复、预决算）和建筑工程项目（工程设计、施工竣工材料）。

JJ1 基本建设 五、仪器设备 SB

仪器设备主要包括价值十万元以上（据学院情况而定）的仪器、设备，其申请购置、开箱验收、安装、调试、报废等各环节形成的文件材料。

SB1 仪器设备 六、外事 WS

外事档案主要包括本院教职工出访及参加国际合作与会议，外国专家、学者或留学生来校材料。具体范围包括：出访材料、来校材料、国际合作与会议、外国留学生工作等。

WS1 外事 WS2 留学生 七、声像 SX

声像档案主要包括我院教学、科研、党政工团等方面的重大活动所形成的录

像带、录音带、照片、光盘和幻灯片等。 SX1 照片

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SX2 录像、磁带 SX3 光盘 八、实物SW

实物档案主要包括我院教学、科研、党政工团等方面重大活动所形成的有价值的证书、字画、印章、书籍、工艺品、牌匾等。

SW1 证书 SW2 字画 SW3 印章 SW4 书籍 SW5 工艺品 SW6 牌匾

天津外国语大学滨海外事学院综合档案室 2013年9月15日

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