公司管理制度（试行） 5.1合同签订后，合同原件及合同的附件一同交综合管理部归口管理，保证合同的完整性，签订部门或财务部门留合同的副本。
5.2业务部门应建立合同台帐，有效的掌握合同的执行情况，综合管理部档案管理也应建立合同归档的分类台帐，方便公司各部门查阅。
5.3合同台账的内容应包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、合同总金额、对方单位、履行情况及备注等，台帐应及时填写，做到准确、完整。 5.4合同调阅，须经总裁签字方可，任何人员在不经批准的情况下，不得调阅公司的合同。
5.5合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，应慎重保管，严禁随意处置、遗失和销毁，接触到合同的公司内部员工均应保守合同秘密。 6.合同保管与经办人员的工作移交：
6.1合同经办人员与公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司应在情况发生后一周内书面告知相关单位。
6.2合同经办人员与公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司有关部门确认后方可办理相关手续。 7.本规定由综合管理部解释，由总裁签发执行。
第六章 公文、文书的管理制度
一、公司的公文格式应规范化，公文处理程序应严肃、正确。除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
二、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。
三、公司公文的发行由公司总裁办公室负责。包括公司各类红头文件、总经理办公例会会议纪要、规章制度、通知、指示等。
四、各单位、各部门自行打印的涉及公司权益的外发文稿必须经本部门负责人签字，交综合管理部审核后发送。
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公司管理制度（试行） 五、各单位、各部、室所有打印成文的内部规章制度和下行文稿必须报行政部留底存档。
六、文件管理的范围包括： 文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、人事专员发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、各类合同文件以及其他有关公司的重大事项文书资料。 七、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
八、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。 九、公司文件的发文管理
1、公司发文由行行政部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。 2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名。
3、公司对内公开文件由行政部负责起草和审核，总裁签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政部负责审核，审核无误打印后，由总经理盖章，签发。
4、文件须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总裁签字同意后打印发文。
3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。 十、收文管理
1、公司收文的处理程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、收文、分文、登记、传送、归档、销毁。
2、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由行政部负责执行。收到文件后，先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。
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公司管理制度（试行） 3、凡寄至公司的文件、传真等，由综合管理办公室签收并做好相应记录； 4、机密文件由综合管理部专人保管，并对文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
5、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需总经理批准后方可借阅。
7、综合管理部对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 9、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续；
10、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政部签字批准，按照文件管理制度进行处理。
11、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政部统一收回处理。 十一、文件管理流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁 2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
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公司管理制度（试行）
第七章 档案管理
一、档案由专人负责收集。包括附件、批复、定稿等。并明确具体责任，认真做好文件收发、登记、传阅和归档工作，对涉及机密的文件、资料，要保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 二、档案归档范围：
公司章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、劳动工资、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、活动方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类文件、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。 （一）人事档案归档
1、员工个人档案。在职员工个人档案由行政部负责保管；离职员工档案保存期限为一年；列为储备人才的人员资料，保存期限为半年。
2、其它人事资料。公司规章制度资料永久保存；有关章程制订的文件保存五年；有关员工任用、岗位变动的文件保存一年；工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。
（二）所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
（三）坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
（四）档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
（五）档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。 三、 档案的借阅与索取
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公司管理制度（试行）
1、总经理、公司部门负责人借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。
2、公司其它人员需借阅档案时，需经部门主管批准，并办理借阅手续。 3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总裁批准方可摘录和复制，一般内部档案由公司总裁办公室主任批准方可摘录和复制。 三、 附则
（一）本规定如有未尽事宜或随公司的发展，有不适应工作需要的，各部门可提出修改意见，综合管理部研究并呈请总经理批示。
（二）本规定解释权归综合管理部。 （三）本规定从发布之日起生效。 四、档案借阅
1、公司领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 2、公司其他人员借阅档案，经主管领导批准，并办理借阅手续。
3、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。 五、档案的销毁
1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。
2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经总裁批准后方可销毁。
3、经批准销毁的档案，由档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。
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