教学案例
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① 主档案
主档案包括所有客户、供应商及产品资料。客户资料包括普通资料及仅限于某些部门才能参阅的资料。普通资料（包括客户地址、货运标记等）可供利丰所有部门查看；而仅限干某些部门才能参阅的资料（包括付款细则、销售内容和佣金等）则只供那些拥有系统密码的员工查阅。所有新订单资料必须输入这个主档案，以作日后翻查及打印发票之用。
原材料供应商和工厂资料亦分为普通资料及仅限于某些部门才能参阅的资料。普通资料包括原材料供应商和工厂的地址及产品类别等，这些资料可供所有部门查看；而仅限于某些部门才能参阅的资料则包括付款细则、销售内容和佣金等。
产品资料包括产品编号及对产品的描述，可供所有部门员工查看。 ② 订单（case）
“case”在XTS-5 系统内代表了一个客户的订单内容，包括客户及相关供应商的交易细节、产品资料、生产内容及货运安排。当有新客户的时候，负责为该客户
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采购的员工可以自行在系统内开设新档案，并可为该客户开出销售合约( placement report）和采购合约（purchase contract）。若销售合约落实，员工可从系统中开出采购备忘录（placement memorandum）。 ③ 质量监控与检查档案
那些拥有“QA ”职权的员工可以把检查报告（包括检查员名称、检查日期及进度等）输入系统中的客户档案里，亦可以为那些已获批准和审核的货品开出发货授权书（shipment release authorization ）。 ④ 发票数据库
当货品通过采购及品质批核后，负责货运的员工便可以在系统中开出客户发票。 ⑤ 订单追踪系统
每日，XTS-5会把新数据分别传送到订单追踪及订单开发系统。采购员、货运员及质量监控员可依照管理层所订下的订单开发和产品生产指标开出各种工作追踪项目。
⑥报告工具——管理信息系统报告（MIS report）及动态报告（dynamic report)
公司经理可以通过管理信息系统报告功能来查阅一些重要数据，如客户、供应商、部门及不同国家或地区的总销售额、未付款额及发票总额等。此外，公司员工可以利用动态报告工具，根据自己的需要来开出一系列预定或自定的报告。 2）电子数据交换系统
作为贸易公司，利丰贸易每天要处理的文件数不胜数，包括订货单、信用证、发票以及提货单等。为了节省人手及增加效率，利丰贸易直接与客户的计算机网络和采购网络建立联系，双方可以用电子方式传送及交换各类文件。一直以来，利丰贸易都沿用EDI 技术来进行电子文件交换，但近年XML（可扩展标记语言） 的出现令文件的传送更为方便且更具弹性，而XML费用亦较EDI便宜，为此，利丰贸易在2002年初全面以XML Gateway 取代旧有的电子数据交换系统。 ① 电子数据交换系统的运作
EDI 即电子数据交换，是一种利用计算机进行商务的方法。电子数据交换可应用于各行各业，公司可以运用电子数据交换与不同的单位进行文件资料交换和处理。EDI系统利用一种国际公认的格式，通过计算机网络将贸易、银行、保险、运输和海关等行业之间的信息，进行数据交换与处理，完成主要以贸易为中心的业务过程。
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电子数据交换的用户需要按照国际通用的格式发送信息，接收方也需按照国际统一的语法规则，对信息进行处理，并激活其他相关的电子数据交换系统进行综合处理，整个过程都是自动的，不需要人工操作，可减少出错，提高效率。
从图6-15中可见，数据经过互联网或增值网络（value added network, VAN）时，电子数据交换系统把客户发出的应用文件（如票据）或数据映射（mapping）成一种标准的中间文件，这个中间文件经过编辑后可直接阅读和打印。电子数据交换能通过其翻译（translation）功能，将中间文件通过翻译软件制成电子数据交换标准格式文件。这种标准格式文件是一种只有计算机才能阅读的文件，是电子数据交换用户之间进行贸易的依据。当完成映射及翻译过程后，标准格式文件便会进人利丰贸易的XTS-5系统进行各项核对及执行工作。 ② 使用电子数据交换的好处
利丰贸易利用电子数据交换令XTS-5 内的订单处理过程变得更为快捷（见表6-6)，而客户亦因为利丰贸易采用了电子数据交换而增加了订单数量。
总括而言，电子数据交换为利丰贸易带来以下好处：
· 减少工序重复，提高工作效率。电子数据交换消除了订单登记员及会计部重新输人数据所需的时间，并减少了资料输入时出错的机会，将业务处理时间大大缩短。 · 减少纸张的消费，降低营运成本。
· 减少员工成木。计算机自动接收和处理信息，公司可以用更少的员工去处理同样的业务，并缩短专业人员花在处理行政工作上的时间，令他们能更专注地从事更高效率的工作。
· 时间价值效益。利用电子数据交换来处理收款，可以缩短资金处理的时间。 · 利丰贸易与贸易伙伴能够以快速、有效的方式进行交易，大大简化了订货和交付过程，使双方能够及时地和充分地利用各方的人力资源。
· 改善双方的贸易关系，令供应商可以更准确地预测需求量，而客户则可以提高存货效率。
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