与居委会、业委会联络沟通作业指导书

与居委会、业委会联络沟通作业指导书

与居委会、业委会联络沟通作业指导书

1.0目的

规范与居委会和业委会沟通联络工作。

2.0适用范围

适用于XX苑小区内物业公司与居委会及业委会沟通联络工作。

3.0职责

3.1社区服务办公室主任(或主持工作的副主任)负责与居委会、业委会的正常沟通协调工作。

3.2经营管理处及相关专业公司派主管领导参与。

3.3公司主管副总经理和相关职能部门对与居委会和业委会沟通联络工作按职责承担监督、检查、指导、考核的管理责任。

4.0工作程序

4.1物业公司与业委会沟通联络工作程序。

4.1.1根据《社区服务办公室年度工作计划》每月定期向业主委员会沟通工作。

4.1.2将相机、会议记录、会议签到准备好，做好现场记录。

4.1.3工作协调、沟通会议

社区服务办公室每两个月至少与业主委员会进行一次例行工作会议，会议主要内容是介绍物业公司在此时间段的工作情况和需要业主委员会协助解决的问题。

4.1.4专题会议

4.1.4.1就有关需要沟通的事宜提前和主管领导汇报，并取得领导批示。

4.1.4.2提前一周和业主委员会约好时间，并将议题及有关材料送交业主委员会秘书处。

4.1.4.3物业公司提出问题和要求，要将事件的原因，过程、必要性、小区业主的态度、需要业委会配合的方面叙述清楚，耐心做好解释工作，争取业委会的支持。

4.1.4.4对于业委会提出的问题能当场答复的要当场答复，不能现场答复的要认真做好记录，及时和主管领导及有关部门沟通，属于物业公司职责范围内的要在三天内给予答复，并在最短时间内给予解决。对于不是物业公司职责范围内的，要说明原因并协助业委会同相关部门和单位协调沟通。

4.1.4.5三日内对反映的问题回访，做好记录，没有解决完的问题，继续跟进，直到结束。

4.1.4.6及时回访，做好工作记录。

4.1.5定时工作沟通制度

每月由社区服务办公室主任与业主委员会主任就本月小区内发生的热点新闻，敏感事件、社区服务及业主合理化建议进行一次交流。

4.1.6下列工作产生时应及时与业主委员会沟通，请求支持。

4.1.6.1计划使用公共维修资金对物业共用部位和共用设施设备进行保修期满后的中、大修时。

4.1.6.2政府出台新的管理措施或者文件需要业主委员会支持工作时。

4.1.6.3 物业服务工作涉及到产权人(使用人)利益，需要业主委员会出面协调时。

4.1.6.4部分或者个别产权人(使用人)的行为违反《业主公约》损害大多数业主利益时。

4.1.6.5 小区内出现重大事故或发生重大事件时

4.1.6.6 其他需业委会支持的工作。

4.1.7 向业委会汇报、反映问题，应以书面材料形式送达，并请主任、委员签字认可。

4.1.8对于业委会提出的问题应尽快联系公司相关部门和单位解决，三天内对反映的问题回访，做好记录，没有解决完的问题，继续跟进，直到结束。

4.2物业公司与居委会沟通联络工作程序。

4.2.1定期沟通

4.2.1.1每月主管管理员不少于两次和居委会沟通协调工作。

4.2.1.2根据月工作计划或突发事件提前一天和居委会约好时间，并将议题及有关材料送交居委会。

4.2.2将相机、会议记录、会议签到表准备好，做好记录。

4.2.2.1物业公司如提出问题和要求，要将事件的原因，过程、必要性、小区业主的态度、需要居委会配合的方面叙述清楚，耐心做好解释工作，争取得到居委会的支持。

4.2.2.2对于居委会提出的问题能当场答复的要当场答复，不能现场答复的要认真做好记录，及时和主管领导及公司有关部门沟通，属于物业公司职责范围内的要在三天内给予答复，并在最短时间内给予解决。对于不是物业公司职责范围内的，要说明原因并协助居委会与政府相关部门和单位协调沟通。

4.2.2.3. 三天内对反映的问题回访，做好记录，没有解决完的问题，继续跟进，直到结束。

5.0工作考核

与居委会和业委会的沟通和协调工作纳入公司月工作考核体系。

6.0记录表格

6.1《 年 月工作计划》AM-02-R04

6.2《会议签到表》AM-02-R02

6.3《会议记录》AM-02-R03

6.4《工作联系单》PF-09-R05

6.5《回访记录》CS-01-R01

感谢您的阅读！