浅谈企业档案管理信息化的重要性和现实意义

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浅谈企业档案管理信息化的重要性和现实意义

作者：黄毅香

来源：《教育界·下旬》2013年第10期

【摘 要】随着信息化时代的到来，海量的信息开始涌入各个企业，大量的纸质或电子文件使企业的档案管理工作面临新的挑战。如何解决信息化时代带来的档案问题，使档案管理跟上时代的步伐。

【关键词】企业档案 管理信息化

随着经济和信息社会的迅猛发展，档案管理信息化必将是档案事业发展的必然趋势。企业档案作为一种重要的信息资源，对企业的生存和发展具有难以估量的价值，加快企业档案信息系统化建设，运用网络管理和信息化的技术，对档案资源进行数字化管理和提供利用，使企业档案更好地为企业生产、经营和管理服务。 一、企业档案信息化的基本内容

就是指企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术，以网络作为基本平台，对档案信息资源进行处置、管理和开发，实现档案工作为企业生产，经营和管理提供优质高效服务的过程。企业档案的信息化可以实现通过计算机及网络技术及时、准确地向企业管理者和各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务。

二、档案管理信息化现存的问题

1. 档案工作未得到应有的重视。这种现象在一些中小型企业尤为明显，为节约成本，他们未设有专门的部门和人员来管理档案，更别谈档案管理信息化了，即便有人兼管档案，也只是形式上的。兼管人员平时只作一些简单的收集和分类，因人员专业水平有限及责任心不强，加上又未设有专门的库房，或库房安全性较差，导致企业档案因管理不善流失严重。

2. 企业档案信息化发展水平参差不齐。相当多的传统企业，由于受传统思维和信息化技术落后等因素的影响，档案管理工作还是以手工操作为主，对电子文件及其存在的技术环境存在质疑，导致企业发展创新水平滞后；与此相比，一些新兴的企业却很肯下本钱，他们把档案信息看成资本，视为企业生存发展基础。他们投入大量的人力物力，广学博采，接纳多方面信息，提高网络运用技能及档案资源开发运用技能。