酒店采购部管理制度

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（3）即使赞同对方所提的意见，亦不要太快答允。 （4）记录每次妥协的地方，以供参考。

3．利用专注的倾听和温和的态度，博得对方好感

在议价协商的过程中，威胁吼叫，咄咄逼人并非制胜的武器。因为即使取得了这次的合作，也难保下次合作的意愿。因此采购人员在协商过程中，应仔细的倾听对方说明，在争取我方权益时，可利用所获对方资料，或法规章程，合理的进行谈判。即“说之以理，动之以情，绳之于法”。

议价技巧之五——杀价绝招六式

一般人购物的杀价绝招，屈指数来计有六式之多： （一）第一招是“咄咄逼人、开低走高”

即一开始就赶尽杀绝，三百的一杀就是一百五，然后逐档添价，步步进迫，一百六、一百七，并故作大方状；“已添了这么多的价钱，你还好意思不卖？”

（二）第二招是“置之死地而后生、欲擒故纵”

价钱杀不下来，索性不买了，掉头就走，藉此迫使对方让步。人给叫回来，买卖就成交了。 （三）第三招是“疲劳轰炸、死缠不放”

即考验耐力，不断唇枪舌剑磨价，今天不成，明天再来，谁能坚持最后五分钟，谁就是舌战之胜利者。 （四）第四招四“鸡蛋里面挑骨头、百般挑剔”

即把产品数落一番，东说这不好，西说那不好，指出毛病一箩筐，藉此挫低卖方士气，杀价目的或许可得逞。

（五）第五招是“装穷、博人同情”

譬如，逛珠宝店时，可以这样说：“这东西十全十美，中意极了，可惜我的钱不够，买它不起。”只要老板心儿软，价钱就好谈了。

（六）第六招是“施以哄功、做媒”

即循循善诱，希望其算便宜点，保证给其介绍大客户，予以利诱，使其立场软化，降低价格。

第十一章 合同的签订

买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。 采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、酒店本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。在复杂的采购情况下，酒店的任何采购合同都是由具有法人资格的双方当事人共同商定的，其中的有关条款必须符合相应的国家性、地方性法律法规。

根据《中华人民共和国合同法》并结合我酒店法务部对合同内容审查的实际情况，采购合同的基本要求有以下几个方面： 一． 合同的组成

合同、合约、协议等作为正式契约，应条款具体、内容详细完整。一份采购合同主要由首部、正文、尾部三部分组成。

(一) 首部

合同的首部主要包括以下内容： 1．名称

如商品采购合同、品质协议书、设备采购合同、加工合同等。 2．编号

如XXXX：C—2003—01。

3．当事人的名称或者姓名和住所。 （二）正文

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合同的正文主要包括以下内容：

1． 标的物的名称、规格、型号、等级、单位、数量、单价、总价。 2． 货物质量要求。 3． 包装、运输要求。 4． 交货时间、地点、方式。 5． 验收标准及验收方法。 6． 结算方式。 7． 产品的售后服务。 8． 违约责任及赔偿。 9． 解决争议的方法。 （三）尾部

合同的尾部主要包括以下内容： 1． 合同的份数。 2． 附件与合同的关系。 3． 合同的生效日期和终止日期。 4．双方的签字盖章。 5．合同的签订时间。 二．签订合同应注意的问题

1． 合同起草

在合同起草讨论过程中应有采购、品管、财务、法律等相关人员共同参与，由具有法定资格的代表签署。

2． 格式统一

对于生产用原材料与零部件应尽可能采用统一的合同格式和条款，以便于对供应商统一管理。 3． 单价及交货数量

对于生产用原材料与零部件的采购合同，单价及交货数量尽可能采用“开口”方式。即只确定定价的原则与方法、交货数量的计算原则与方法，具体的价格用采购订单等合同附件进行约束，为定期评审价格与日常交货付款提供方便。

3．签约对象的主体资格

当前，经营单位的性质、种类较为复杂，为防范欺诈行为，降低交易风险，签订合同前，必须要对交易对方的法人资格、经营范围、履行合同的能力、信用等级进行严格审查。

4．合同条款的对等

合同条款的对等是公平原则的体现，其中包括义务、责任、权利等内容。 5．合同条款的明确

合同是双方交易的准则，根本要求是实用。合同条款用词要简洁、明了，不能含糊其词。同时条款之间不能存在有相互矛盾的地方。

6．仲裁机构名称要具体

明确仲裁机构，要求在我方所辖范围内进行裁决。 7．签字盖章同时操作

合同签订时，签字、盖章应同时进行，避免其它问题发生。传真签订的合同必须注明有传真件有效的字样。只签字或只盖章的合同在法律上属无效合同。

8．定金与订金的区别

定金在法律上是债务的一种担保方式，若给付定金的一方不能履行约定的债务，则无权要求返还定金。而收受定金的一方不能履行约定的债务，则应当双倍返还定金。在实际操作过程中常有人将定金写成订金，

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而订金在法律上是被认定为预付款。 三．合同管理

合同的管理由专职人员操作，主要有包括以下内容： 1． 计划审查

审查采购合同是否在规定的时间内转化为订单。 2． 合同审查

审查合同编号、供应商、数量、单位、单价、总价、交货地点、交货时间等。 3． 合同跟踪

检查合同的执行情况，对未按期交货的合同研究对策，加强监督。 4． 缺货预测

（1）与合同主办人员一起操作，根据门店需求情况，推测可能会产生缺货的供应合同，研究对策并实施。

（2）根据实际采购情况，妥善处理合同的变更、合同的提前终止、合同的纠纷等。合同纠纷的解决办法有：

① 双方协商解决。 ② 第三方调解解决。 ③ 仲裁机构仲裁解决。 ④ 司法机关组织的诉讼解决。 四．合同正常执行的条件

合同正常执行的条件主要包括以下内容： 1． 按照合同规定的条款执行

加强与供应商的沟通，合同提前或延缓要征得供应商的同意。 2． 满足酒店商品需求

正常的交货时间要严格执行，而且要有一定的柔性，对要求紧急交货的货物要能按时完成，对于需要延迟交货的物料要妥善处理。

3．控制库存水平在合理的范围内，在缺料与库存之间找到平衡点。

第十二章 采购部工作职责

采购经理职责：

一.制定酒店全年采购计划，并监督执行情况，针对不足加以辅导； 二.制定酒店中长期产品及供应商战略定位；

三.制定酒店全年供应商及战略性供应商发展目标，并对新供应商引进把关,同时参与大型供应商及战

略性供应商的开发谈判工程；

四.制定酒店全年成本降低目标及具体实施方案； 五.制定全年滞销品、慢销品、损耗品的清理计划；

六.制定采购部员工培训计划，并对员工工作表现进行评估考核，同时在授权内核定员工的升职、调

岗、任免等；

七.针对部门不足，改革组织、工作流程、制度的创新；

八.审核三万至八万的采购定单权限，然后由采购主管完成订货流程； 九.制定酒店所有商品的批价、售价定价标准，以符合市场化； 十.协调采购部与各部门的沟通与合作; 十一.管理供应商合同; 采购主管职责：

一.执行采购经理的全年目标,并将目标细化为月/季/半年,同时将目标落实到人,经常检查目标的执

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行情况并向经理汇报;

二.制定供应商考核计划并实施考核,针对中大型供应商不足之处加强与供应商沟通,协调出双赢方

案;

三.协调各部门与采购部的工作细节,并建设合适的工作流程及沟通平台;

四.完善酒店市场调查计划,收集竞争对手,供应商的相关信息,并剖析出对酒店发展有益的信息; 五.加强与门店沟通,制定门店如何库存及管理库存计划并实施,并摸索出一套高效率,高周转,低库存

和随时随地满足客户需求的管理流程;

六.联合供应商制定月/季有针对性的促销模式,加强批发渠道的拓展与市场分额占有,巩固供应商心

中的重要位置,从而得到更多的支持和优势;

七.主力开发酒店主项产品,并参与供应商引进流程谈判，并加强供应商的资源建设,同时审核次要供

应商的引进程序;

八.审核一万至三万的采购定单,并核实定单的真实性;

八.加强内部沟通,了解采购人员所需,及时的开解或提供有针对性的培训;

九.加强部门的采购流程、采购原则、采购制定、绩效考核等制度的建设，完善酒店的管理体系； 采购助理职责：

一.协助采购经理/主管开展计划性工作及日常琐事,同时统计各项目标的执行数据,并构思改善方案; 二.分派采购人员的日常工作,为加强工作性质互解,按季度或年度调整工作类型; 三.开发辅类供应商,实现在同类产品中多元化采购,以满足市场所需; 四.协助采购人员与现合作或即将合作的供应商谈判价格/付款/交货等情况; 五.审核一至一万的采购单,并确认此单是否需要订购或其他原因;

六.收集各店在与供应商的接触中部分考核指标,并完善指标数据,综合进季度供应商考核;

七.直接参与市场调查,收集市场竞争对手的价格、品牌、质量、产地、售后服务等相关信息，与酒店

现状进行比较，对不足之出进行改善，提高酒店竞争力；

八.负责产品质量问题,机械故障,售后服务等事项的解决问题,同时负责出现大事故的前期协调问题; 九.完善内部共享系统的建设,如供应商产品报价系统,供应商资源系统.同时还需完善各门店的共享

系统,如产品报价系统,产品专业知识系统等,提高整体营运效率; 十.定期与新老供应商沟通,维护与供应商的合作态势,增强双方友谊与信任; 采购员职责:

一.按计划作业,努力达成上司下达的目标及任务;

二.以高效和很好的服务态度完成每日分店咨询工作,并记录在案,找出我们在不足之处,进行改善; 三.按采购流程完成定货作业,包括商品议价、交易条件、付款方式、商品配送方式与运费等流程，保

障商品达到高质、保量、准时的到达分店；

四．统计各分店的销售数据，针对不同店的销售状况提前制定好下月采购预算，并提前与供应商沟通，

保障货源的稳定性；

五.实施商品管理:包括畅销品及滞销品的分析、滞销品的处理、库存状况的掌握及控制、商品店间调

拨、损坏品的退货监督、订货业务的检查等；

六.商品信息的收集:如本店商品销售信息收集,顾客商品需求收集,竞争对手商品销售信息,供应商商

品变动信息收集等,将收集的信息优化后上报主管;

七.保障供应商所有资料齐全,如彩图/报价单/产品技术参数/质量认证/营业执照/税务登记证等相关

证件;并加强自己负责供应商的沟通,了解供应商的动态,

八.为新店提供开店必备资料(如报价/彩图/色卡/样板/产品专业知识等);

第十三章 供应商引进流程

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