集团公司档案管理制度

期将原件移交到总裁办。

5.5.1.1.4 以集团名义对内、对外发文以及外部收文，由各部门经办人员向总裁

办进行原件的移交。

5.5.1.2 电子档案的移交：

5.5.1.2.1 由于各类原因无法形成纸质档案的情况下，各部门可以以电子版的形

式进行档案的移交。

5.5.1.2.2 各部门涉及到文字量大、内容重要的文书类档案除移交纸质档案外，

必须进行电子版的移交。

5.5.1.2.3各部门所移交的电子档案需在本部门进行备份存档。 5.5.1.3 声像档案的移交：

由声像档案的形成单位的指定人员负责声像档案的形成、积累和整理工

作，在其全部或阶段形成以后，按季度向总裁办进行移交，不得私自留存。未按时移交的，视具体情节予以相应的行政处罚。

5.5.1.4 实物档案的移交：

实物档案(如奖杯\\奖牌等) 形成单位需在档案形成后的一周内，向总裁

办进行实物档案移交。如实物出于特别原因无法移交,则需提供电子版实物照片。

5.5.1.5对于下列各项重要资料，各级责任单位应在取得后的三个工作日内完成

移交工作，如不能按期移交需向总裁办书面说明情况，并确定延迟移交日期。

5.5.1.6 重要资料包括：

5.5.1.6.1公司法律资质类文件（特级）：营业执照、组织机构代码证、公司章

程、审计报告、验资报告、税务登记证、房地产开发企业备案表、企业代码、企业暂定资质证书等。

5.5.1.6.2 商务类、财务类文件（I级）：合同、协议。

5.5.1.6.3 取得的工程项目重要资料（II级）：证件、图纸、批复的报告、意见、

方案等。

5.5.1.6.4 日常工作过程中形成的书面文件（III级），联系单、审批表、申请

等一般性文件。

5.5.2 移交要求：

5.5.2.1 移交的资料均应为原件。

5.5.2.1.1 若各部门业务工作须使用原件资料，应事先与总裁办进行原件移交，

再办理借出手续。

5.5.2.1.2 各级单位在签定合同类文件时，应确保移交总裁办一份正本原件。 5.5.2.2 移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且有保存价值和意义的文件

资料。

5.5.2.3 资料应按类别、文号、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒

移交的资料应包括卷内文件目录。

5.5.2.4 移交时移交人应仔细填写《入档登记表》（附件8.1），应确保填写内容

的完整、准确、清晰，确认无误后即可进行下一步正式移交工作。

5.5.2.5 正式进行档案移交时，总裁办档案管理人员对移交资料进行检查核实，

并认真核对档案移交收进登记表，双方确认无误后签字，移交工作便可完成。移交双方要各留一份《入档登记表》（附件8.1），以备查考。

5.5.2.6 移交资料前，各级单位应将重要资料进行备份存档，以方便部门内部的

资料借阅使用。

5.5.3 移交时限：

5.5.3.1 各部门与总裁办需每月定期进行两次文件资料的移交工作；各部门应于

每月13～14日进行第一次移交，26～27日进行第二次移交。

5.6 档案的使用：

5.6.1 集团公司工作人员及外单位人员借阅公司档案文件的规定：

5.6.1.1集团公司工作人员因工作需要到公司档案室借阅本部门档案、资料，需

办理借阅手续。

5.6.1.1.1借阅Ⅲ级档案文件只需在《档案借阅查询登记表》（附件8.2）登记即可； 借阅特级、Ⅰ级、Ⅱ级的档案文件需填写《档案借阅审批表》（附件

8.3），上报本部门第一负责人及主管领导审批，经总裁办主任审批后，方可借阅。特别重要的档案(或上述领导注明)须经总裁核准后，方可借阅。

5.6.1.1.2声像档案保存版一般不借用。如有特殊需要，需经部门主管领导及总

裁办主任审批方可借用。

5.6.1.2借阅人如需到总裁办调阅其他部门的档案时，也需填写《档案借阅审批

表》（附件8.3），不同级别的档案审批签字程序同5.6.1.1条款的规定。

5.6.1.3 外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信（要有印章、领导签名及

联系方式），经集团公司授权领导审批后方可借阅，不同级别的档案审批签字程序同5.6.1.1.1条款的规定。

5.6.1.4档案只能在集团公司范围内查阅，不得带出公司。

5.6.1.5档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，其直属主管领导负有监

督责任，保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损现象。

5.6.1.6档案借阅人无权将所借档案转借他人。

5.6.1.7借阅机密档案时，借阅人须保证档案的机密性，合理利用，不得自行复

制，不得向第三方泄露信息。

5.6.1.8 电子档案仅限借阅光盘版，借阅人无权复制、修改。

5.6.1.9 借阅人需要复制档案时，应提出申请，档案人员按规定允其以复制。复

制件用后应及时归还，不得转让、交换或买卖。如无法进行归还的应注明复制件用途或提供资料证明。

5.6.1.10 借阅的档案必须及时归还：

5.6.1.10.1 特级、Ⅰ级档案借阅期限不得超过半个月，其他级别档案不得超过

一个月。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。

5.6.1.10.2 档案管理人员应在借阅期满前两个工作日向借阅人下达《阅档催还

通知书》（附件8.4），借阅人应在三个工作日内给予回复意见。

5.6.2 集团公司档案管理人员使用各部门的文件资料的规定：可复制一份文件

资料，填写《入档登记表》（附件8.1），并将复制件暂时保存在总裁办，待原件移交时，再用原件代替复制件。

5.6.3 同级不同部门之间文件资料的借阅规定：

可填写《档案借阅审批表》，经相应领导审批后方可借阅。

5.7 档案的鉴定：

5.7.1 在移交资料时，进行详细检查，对文件资料进行初步鉴定，同时剔除未

经领导审批的无效文件。

5.7.2 根据档案文件内容的机密等级程度，确定每份归档文件的保管期限。 5.7.3 保管期限分类

永久（缩写Y）

长期5-15年（缩写C） 如：6年（缩写为C6），15年（缩写为C15） 短期1-5年 (缩写D) 如：2年 （缩写为D2），4年（缩写为D4）

5.7.4 总裁办档案管理人员应在每年的1月末完成对上一年度内登记存库档

案的统计和分析研究工作，并将其统计分析结果呈报主管领导。

5.8 集团公司档案室应每五年进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档

案，应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，并将审核结果上报各级领导审批。

5.9 档案的处置

5.9.1 档案管理人员对档案进行鉴定后提出对部分档案的处置措施，经授权领

导审核签字后，方可对档案进行处置。

5.9.1.1 如档案尚存一定保存价值，应需重新确定新的保管期限，继续保存。 5.9.1.2 如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。 5.9.2 销毁

5.9.2.1 经档案管理人员鉴定销毁的档案须编制《档案销毁清册》（附件8.6），

总裁办主任进行审核，确认无误后报集团领导审批，签字确认后方可销毁。

5.9.2.2销毁档案的方法：

对于已批准销毁的档案，可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁，不得卖给废品站或留做它用。

档案的销毁必须由两名以上档案管理人员共同进行，销毁人、监毁人要明确分工。

5.10 档案管理人员考核办法：

5.10.1总裁办每半年对各部门的档案管理情况进行检查并对其档案管理人员在

资料移交、分类归档、档案管理等方面进行评比，检查结果呈报集团公司领导。

项目 考核对象 内容 指标 备注 档案制度建立、完善 1、编制档案管理制度 集团公司档2、档案管理制度试行 案管理人员 3、完善档案管理制度 编制符合档案管理基本要求及满足集团公司特殊要求的档案管理制度，并不断完善 1、 收集准确、及时、完整，管理能统一、有效、合理 2、 移交工作能及时完成，且提供资料完整、清晰，无资料缺少遗漏现象 3、 严格按照档案的重要及机密程度实行保管，保证档案的安全 4、 档案的借阅和共享利用能及时、有效 5、 统计准确及时 6、 有效保管有利用价值及参考价值的档案 档案日常管理 1、 档案的收集及管理 集团公司档2、 档案资料的移交工作 案管理人员3、 档案的保管 及各部门档4、 档案的借阅利用 案经办人员 5、 档案的统计 6、 档案的鉴定和处置 档案室建设 1、 符合集团公司的档案室特点1、 建立档案室的利用规则 及档案的管理要求 集团公司档2、 存放和保管档案 2、 档案存放统一有序，保证档案管理人员 3、 档案室的日常管理 案的安全 3、 管理合理有效，便于利用 集团公司档对口管理和指导 案管理人员 1、 各部门档案经办人 及时准确传达信息，统一合理地管理档案，针对本档案管理办法的对口指导及培训