CNC集团采购管理优化

CNC集团采购管理优化

一、CNC集团采购管理的现状分析

1、 网通集团采购管理环境分析（SWOT分析）

S:1）经济的发展带动着中国电信业的发展，中国网通也保持着良好的发展态势，从2005年的中国网通发展状况可以看出宽带业务和本地电话业务仍是网通的两大优势。其中宽带业务成为网通业务收入增长的第一驱动力，对新增收入贡献高达55.8%，本地电话业务用户增长6.7%。 2）国家对于我国电信业的保护政策也为网通在国内的发展提供了一个强而有力的保障。

W:在采购方面，中国网通集团组建时间较短，在组建初期突出解决是主营业务发展与部门融合，组建初期一直采用分级、分头的采购方式，对采购管理体系的重要性的认识不足。在建立集中采购这种新型采购模式时，从建立这种管理层次体系到具体流程业务的具体工作都不成熟。

O：未来的社会是信息化社会，电信产业是中国信息产业的重要组成部分，在未来5-10年电信运营企业仍有广阔的市场发展空间。中国网通集团作为中国特大型电信运营企业，应牢牢把握当前的有利时机，不断建立和完善电信运营网络和市场营销网络，提供高质量的电信服务。 T:在未来的电信业市场中，移动电话运营企业将对固定电话运营企业形成强烈的冲击。另外，国外电信运营企业将采取多种策略进入我国电信市场和互联网技术（MSN、QQ等）对固定电话运营企业的客户资源优势和语音业务的挑战等都会给网通集团的发展带来一定的威胁。

网通集团未来的公司竞争战略将集中在成本领先战略上。在优胜劣汰的市场竞争环境中，电信业的竞争主要是价格竞争，而价格的竞争归根结底是成本的竞争。在企业的运作成本中，一般采购成本要占60%。一直以来采购成本起到杠杆作用，采购成本小幅度的降低将带来企业收入比较大幅度的提高。

网通集团成立的前期，其采购主要是分级、分头采购，采购中高度注重价格因素，没有考虑综合效益，同时各级公司都拥有大量库存。这些劣势给网通集团的采购带来了高成本。网通集团需要对采购实行集中化和规范化管理，从而降低采购成本、提高采购效率、保证采购质量。 2、采购管理问题分析

在我国电信事业高速发展的背景之下，中国网通公司采用了物资需求部门自行进行采购的分散采购模式。但随着竞争环境的变化，电信业务市场变化多端，技术革新日新月异，并且产业融合的现象日益明显，因此，中国网通公司必须适应大环境的变化，采购工作也不例外。目前的网通公司，成立了，集团公司采购与物流中心，即对使用固定资产投资资金、固定资产购置资金和使用成本费用支出资金发生的各项采购，均纳入集中采购的管理范围，由同级采购与物流中心进行采购。 尽管采购工作取得了一定的成效，但同时也暴露了一些问题。

1）由于中国网通公司组建时间较短，企业的传统重点部门如建设部门，市场部门得到领导的重视，采购部门地位略低于这些部门，造成在采购过程适应需求、引导需求的主动性不足，并且对采购体系重要性的认识需要一个过程。 2）目前采购管理在基础性和实际运作方面尚不够完善。

（1）基础性方面，相应的流程体系、制度体系、绩效考核体系、团队体系尚未建

立，无法为企业评价投资效果、网络能力等决策提供有效支持。

（2）运作方面不够规范，例如应急采购业务实施过程中，易出现“帐帐不符”，“帐实不符”等现象。这种不规范同时带来了时效性和准确性的问题。由于出现错误，就需要返工重新完成，导致供应不及时，企业运营不能及时满足市场需求，影响企业效应。

3）由于信息的不同步，不共享造成需求部门不了解采购进行到那种程度，采购部门和物流部门之间工作衔接不协调使物资大量到货导致物流成本上升

4）年度采购预算、采购计划的不准确性，导致部分物资的采购与实际需求存在较大差异，不是部分物资积压增加运营成本就是部分物紧缺物资不能及时供应，出现这种紧急情况时候缺乏相应的应急措施，影响正常的运营。

上面的多个问题相互影响，相互作用，直接导致了企业物资积压、管理成本高等后果，形象了企业整体的运营效率和经济效益。面对错综复杂的问题与挑战，需要从全局的观点出发做出正确的决定。我们通过对案例的分析，决定从明确采购体系的建设方向的思路出发，建立健全采购体系，完善采购各项规章和制度，尽最大的努力，提高采购管理效率和服务水平，为企业的战略转型提供支撑和保障。

二、采购管理改进

基于以上采购问题分析可知要想实现集中型采购来节约采购费用提高效率就要重点从以下几个方面来改进采购环节： 1、建立独立的采购部门

1）将各级的采购部门独立出来，直接归集团的采购委员会管理。

2）对企业与采购部门同层次的部门的领导开会进行培训，使他们能够认识采购在整个企业中的重要地位，对采购重视起来，同时使采购部门和其他的部门建立起良好的沟通关系。

3）招纳专业的采购人员，让他们从专业的角度来改变采购问题的现状。 2、建立采购部门的规章制度

1）明确各级采购部门的职责及任务 集团公司采购部门的职责：

（1)负责集团采购管理委员会的日常管理工作，拟定集团公司采购与物流工作 的实施办法、规范和流程；

（2)拟定《采购目录》，编制采购预算，制定集团公司年度采购计划，审核下级推荐的供应商。拟定合格的供应商名单；

（3)负责供应商管理；采购过程中被推荐供应商的审核，有异议时与相关部门协商并共同提出初步建议，报公司领导批准；负责招标确定、管理招标代理机构；

（4)对各省级分公司采购与物流管理工作进行指导、监督与考核：

（5)负责采购合同管理及合同付款的审核、建立链接集团总部和更省级、市级的通信平台，并运行和管理通信平台。 省级分公司采购部门的职责:

（1)根据上级的要求，执行相应的采购策略。向上级汇报本分公司的采购情况； （2)直接管理市级采购部门的经营；

（3)汇总来自下级的需求和采购计划并想上级汇报； （4)分析并评价管理绩效 市级分公司采购部门的职责：

（1）编制采购计划、汇总采购需求、考核采购成本；

（2）对供应商表的现进行监控和评价； （3）解决与供应商关系中的日常问题； （4）对库存进行控制；

2）规范与供应商及下游采购部门各种文件规范，避免因为文件的不统一造成的采购时间延长，降低了采购效率。 3、建立采购管理平台

要做到集中采购的准确性与效应行，各级部门之间要有畅通的信息流通渠道以求达到信息共享，反之信息的不畅通会带来许多运营问题。虽然网通集团建立了以财务管理为核心的ERP系统，但在部门与部门之间的信息沟通仍存在一些问题（例如及时性、准确性、规范性）。

可以在网通集团公司能运行SAPR/3系统，该系统是SAP公司开发的客户机/服务器环境下的套装软件，可用于处理公司中几乎所有的经营管理业务。R/3系统中的各模块使用共同的数据库工作，有一个部门输入到系统中的信息，所有的部门都会马上得知。例如财务部可以获得来自销售公司的信息，生产计划部又能获得来自财务会计部的信息。这样每个部门使用的都是最新的信息，即使公司部门之间存在着各种分割，这些信息仍然被各个模块共享使用。

同时在公司内推行EDI技术。EDI是电子数据传输技术，通过EDI传输文件可以避免传输文件的不规范性。例如采用EDI技术可以避免采购需求文件不规范导致的采购文件在采购与需求部门反复传递的现象，从而提高采购效率。

CNC集团公司框架协议的签订包含了供应商代管库承诺，即通常称为供应商库存前移的概念。由此，CNC集团公司的库存资金占用大大降低。由图可以看出，无论是那种方式，由于框架协议的签订，只要公司有建设需求，只需按需求向供应商发出订单，定期结算即可，使经常性采购带来的采购费用减少，供货及时性又得到保证，即JIT的采购方式得以在网通集团公司实现。

4、供应不及时突发性问题处理

1）当出现紧急情况的时候，有市级部门向省级部门报告，省级向集团总部报告，同时由总部跟供应商联系直接发送物资给市级部门。为了保证处理紧急需求的及时性，在各级的信息系统中开通绿色通道，一旦遇到紧急需求首先处理紧急需求。

2）当出现紧急情况的时候，由市级部门向省级部门报告，由省级部门通过调配其他非紧急地区的物资来解决物资紧缺的问题。

三、集中采购实施

通过对集团公司总部和部分省、市分公司进调研可发现，工程物资的采购量占集团公司总部年采购额的90%以上，省、市分公司年采购的工程物资、运维物资和市场物资占采购额的70%，对于此类物资由集团总部实行集中采购。对于可选择性小、成本下降空间有限的设备有省公司集中采购。易耗品和卡类物资由各级采购部门单独进行采购。

另外，集中采购流程如下，经过对省级采购需求计划的统计汇总，集团公司的采购部门明确本年采购物资的具体数量和金额。紧接着明确采购主体，物资或服务需求的时间。接下来集团的需求部门统一委托设计院或支撑单位编写相关产品的技术规范书，包括产品要求，分类细化。其他相关部门例如集团的财务部、运输部、计划建设部、采购与物流部门等制定商务条款，售后服务标准。下面省级公司会将自己的供应商情况和需求情况详细地上报集团需求部门，资料经过汇总上报集团领导。然后由集团领

导审批报表，批准以后，填写采购需求表，编制招标须知、商务规范书、框架协议，技术规范书。当各种文件规范处理完成之后，由集团采购与物流部门牵头召开采购招标（询价）文件评审会，合格之后，向供应商发送询价文件，并且收取供应商的报价文件，紧接着由集团的评标小组评审各供应商的标书，在采购决策会上确定中标的供应商，与供应商签订框架协议。到此，集团采购部门的具体实际工作告一段落。省级公司的采购部门，与供应商签订具体的订单，再集中采购订单信息上报集团采购部门。其流程如下图3-1所示。