国外高校档案社会化服务经验对我国高校的启示

国外高校档案社会化服务经验对我国高校的启示

作者：李晓飞

来源：《办公室业务》 2018年第2期

文/潍坊护理职业学院 李晓飞

【摘要】高校档案记录学校真实的历史，是师生智慧结晶和文化精神的传承，也是社会档案资源的组成部分。高校档案走出校门，为社会服务是未来发展的必然，本文将学习借鉴国外高校档案社会化服务经验，以便更好地让高校档案实现社会化服务功能。

【关键词】高校档案；社会化服务；档案价值

高校档案记录高校真实的发展历史，是广大师生智慧结晶和实践经验的载体，是对高校文化精神的传承。档案在高校历史发展和科研教学中，发挥着非常重要的作用。但是，在社会化服务方面高校档案还比较滞后，随着服务型政府建设的发展和高校改革的推进，社会对信息资源的呼声越来越高，高校档案作为社会信息资源的重要组成部分，也应主动服务社会。

一、国外高校档案社会化服务的经验

（一）公共教育服务意识强。美国高校档案工作从最初的档案收集开始就是面向社会服务的，强调为社会公众服务。因此，美国高校档案部门并非独立决定所收集档案的内容，而是以社会公众为导向收集档案主要内容。美国高校档案部门存在两个层面的服务思想：第一，服务对象从高校自身面向社会公众，从档案实体管理转向社会服务管理，是美国高校档案社会化服务的前提和基础。第二，服务方式从个体用户面向个体化服务。高校档案服务两个层面，从社会整体服务到不同个体需求，为用户提供个性化服务，是高校档案服务对象的转变，也是时代发展背景下用户独特诉求的档案服务方式的转型。

（二）馆藏丰富服务于社会。国外大学通过出资购买、互相交换等方式，获得新档案资源，不但有学校自身发展历史所产生的科研教学文件资料，也有通过宣传吸引社会组织、企业、教会和个人所捐赠的文件资料，这些有价值的档案融合了大量地方性档案。如，牛津大学档案馆曾经拥有保留国王颁发给大学的各类授权文件和特许状；还有一些大学档案馆有非常珍贵古老的档案，是学校从社会花费大价钱所购。国外大学档案馆除了满足自身学术研究外，还向社会提供服务，甚至面临政府部门和个人同时需要借阅档案资料时，会优先向个人提供档案服务。

（三）引进企业化技术手段。高校档案馆在面向市场用户和学科交流的服务理念指导下，开始引进企业化技术手段开展档案服务工作。美国一直以来都非常重视新科技的应用，注重科技的推广使用，在互联网科技浪潮中，高校档案服务实践中不断革新各种设施，为高校档案信息资源共享奠定基础条件。英国高校档案馆注重投入档案管理硬件，促进档案管理信息化发展，积极设置和更新计算机技术和设备，建设高校档案管理系统，对档案资源进行分层整合，丰富档案资源数据库，为用户查阅档案资料提供个性化检索工具，做好档案资源检索和查阅服务工作。

（四）与公民进行良好互动。美国高校档案服务非常注重与公民进行良好互动，在档案宣传中采取必要手段，通过各种调查方式，加强和公民的互动，调查公民对档案的需求，深层次了解社会，及时掌握公民反馈意见。如，在宣传现场发放纸质材料调查，在互联网上利用多媒体手段宣传，开展各类档案展览和培训等。高校档案馆在具体服务中，以用户需要为服务导向，

通过分析档案检索率和利用率，明确用户所需档案资源类目，加强这类型档案资源的收集，以此为重点向用户提供更好服务。高校档案馆还向公民用户提供个性化、开放式、便捷的检索途径，向社会公民公开档案信息，档案从封闭到开放，从被动到主动的服务方式，向公民提供社会化档案服务，实现档案社会化服务的目的。

二、高校档案社会化服务对策建议

（一）构建高校档案多元主体互动机制。高校档案馆在提供档案服务中因为馆藏的独一性和特殊性限制，一直以来都处于垄断地位。为了提高高校档案社会化服务整体水平，亟待打破高校档案馆垄断服务主体传统局面，可以参考借鉴将市场机制引入档案服务中来。高校档案馆在打破固有垄断地位时，应培育高校档案多元主体，如档案部门、社会组织、公民等，以更好地提供社会化档案服务。高校档案多元主体围绕档案服务中心，在多元融合并存的交互机制中，对各方权益进行调和，加强各方主体沟通互动，为高校档案社会化服务提供集体支持。在多元主体互动机制中，高校档案馆扮演平等对待社会组织和公民的角色，对各方关系进行协调。如，高校档案馆可以推出“毕业生信息中心”模块功能，对高校毕业生信息进行开放式管理，社会组织和公民有需要时，可以登录毕业生信息中心注册，登录后可以查询所需毕业生成绩、学历、就业等信息，使得高校档案馆成为社会服务主体。

（二）引入高校档案社会服务竞争活力。高校档案馆在提供社会化服务时，应引入市场机制，主动参与市场竞争，才能具有社会服务竞争活力。在互联网时代背景下，高校档案馆积极开设线上档案服务，实现档案信息资源共享，为广大用户提供方便的档案服务。高校档案馆积极搭建档案信息资源服务平台，利用互联网发布档案信息，打通社会服务通道，如部门立卷、件归档，成绩及证书翻译，档案自主查询，毕业生档案去向查询，立德树人展馆，学生档案管理等，最大化为社会提供共享档案信息资源。高校还可以利用微博、微信公众号等平台，设置档案服务、高校历史等栏目，向社会提供档案服务，扩大高校档案服务影响力。为了更好地提供社会化服务，高校档案馆应深层挖掘档案信息价值，打破传统面对面档案服务方式，采取线上和线下相结合的服务平台，为用户提供档案信息资源。

职称晋升、职务变动、党团信息等。整合的方式不拘一格，可以建立一个详尽的人员信息库、可以做成各类编研材料、也可以只做成简便的信息卡形式。对于那些人手比较紧缺，同时还身兼部门其他大量工作的人事档案工作人员，笔者建议以信息卡的形式优先整合日常查询率相对较高的党团、职称及职务变动信息。如此一来可以利用计算机技术提高档案利用效率，促进电子化水平。二来可以起到保护档案实体的作用。三来还可以在梳理过程中发现是否存在缺少材料的问题，查漏补缺，以便及早补救，维护档案的完整性。

三、结语

干部人事档案工作，是高校档案工作中的一项重要内容。推进干部人事档案工作不仅需要档案工作者的专业及主动，也需要分管领导的重视和各相关部门的积极配合。在三方的共同努力下，笔者相信，地方高校干部人事档案工作必然会走出一个新的高度。