公文写作注意事项

公文写作注意事项

（一）遵循公文写作格式

综合管理部已于4月30日向全体员工详细介绍了公司关于公文写作的格式要求，本次会议后也将向大家发放更新后的公文写作模版。公司员工应严格按文件格式撰写公文、在撰写公文时注意在页面底部中间加入页码，如有“页脚”，“页脚”内容与正文之间须以横线隔开。

（二）名称正确、中心明确、重点突出、层次分明、言简意赅 1、文件名称很重要。给文章起名，要简洁、有代表性、让阅读者一目了然地了解文章的概要。

2、不要忙于下笔撰写文章，在动手写作之前必须明确： （1）要表达的中心思想是什么 （2）怎么表达中心思想 （3）突出重点、言简意赅

（4）层次分明：多分段、多用数字标记

（5）题目、首段、尾段、中间每段的首句最为重要。 （三）造句练达、用词准确

要使用通用语言、通用说法、通用写法、通用度量单位等。 引用他人的语言要全面、准确；单位名称、人的名称、职位等要准确。

（四）全文的一致

1、表述同一事物，其名称在全文都应一致 2、遣词造句，句式风格全文尽量一致

3、在文章前部用全称时，可加“（以下简称“×××”）”，此后就可以使用简称代替全称了

（五）标点正确，使用得当，避免错别字 不能一逗到底，该使用句号的地方要用句号。 在公文中不能出现错别字。 （六）注意文件的存档

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1、科学起名：起文件名时不要怕累赘，一次起好。要起得过一段时间后能一目了然地了解文件内容；名称中最好有日期。

2、科学分类：分类要科学、明确、逻辑性强

3、科学存放：多建不同主题的文件夹，分主题存放文件 （七）正确的发文程序

按公司公文报批程序进行文件报批。对外单位发出的重要文件，要通过集团公司总经理办公室的机要秘书发送，或本人亲自发送，请确认收件人确实收到文件。

（八）文件的传送

对涉及重要决定、财务数据等保密性文件，必须注意文件传送过程的保密性。重要文件不要通过互联网（内网、外网）传送，应采用移动存储介质传送；送达收件人后，注意将文件从传送介质中删除。

（九）领导对文件批示的反馈

文件得到领导批示后，当事人要及时把批示内容传达给公司领导、部门领导和相关项目人员，并根据领导批示内容办理相关业务。

（十）文件的打印、复印

为节省资源、能源，节约办公经费，要求全体员工： 1、日常办公中注意留存背面空白的废旧文件。

2、初稿文件要使用废旧文件背面打印。待形成正式对外发出文件时再使用单面打印方式。

3、文件复印时要采用双面复印方式。 （十一）文件的存档

文件要科学分类存档，以便日后查阅。 （十二）文件的销毁

公司专门配有粉碎机，公司员工销毁文件时，要把订书钉等金属物件从文件中去除，然后用该设备销毁文件。

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