2012年秘书资格考试辅导：信息与档案

信息与档案

鉴定要点与重点提示 一、鉴定要点

能对信息进行整理、传递、存储。能够对档案进行分类、检索，并根据档案价值划分保管期限。

二、重点提示 1.信息工作程序

信息工作程序包括：收集、整理、传递、存储、反馈和利用。PPkao 考试 网 2.信息分类的步骤

(1)辨类：对信息资料进行分类辨别，即对信息资料进行主题分析，分辨其所属类别的过程。

(2)归类：对所收集的信息按照特定的原则和方法，根据信息内容的某种特性和管理利用的具体要求，将其分门别类地组织起来。 3.信息分类方法

常用的信息分类方法包括：字母分类法、主题分类法、地区分类法、数码分类法和时间分类法。

4.信息校核方法

常用的校核方法包括：溯源法、比较法、核对法、逻辑法、调查法和数理统计法。 5.信息传递的基本形式

(1)信息的外向传递：指秘书在日常工作中有效地利用各种媒介传递信息。 (2)信息的内向传递：指为了进行协调和合作，企业内部之间进行信息交流。

(3)信息内向传递的形式有：备忘录，信件，通知和告示，传阅单，企业内部刊物，复印并发送文件，电子邮件，会议。 6.信息传递的方法

(1)语言传递：将信息转化成语言传递给信息接收者，多用于企业内部传递信息。主要表现形式是对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等。 (2)文字传递：将信息转化成文字、符号、图像传递给信息接收者。主要表现形式是文本、表格、图表等。

(3)电讯传递：利用现代化的通讯手段传递信息的一种方法。传递信息量大、速度快、效果好、抗干扰力强、不易失真，其传递途径有电话、传真、电子邮件。

(4)影像传递：利用摄影和录像技术传递信息，具有真实性、直观性和感染力。 7.信息存储

(1)信息存储是一个不断积累和规范化、科学化的过程，主要由登记、编码、存放排列、保管等工作环节构成。

(2)信息存储通常分为登记、编码、存放排列和保管4个步骤。