公司档案管理办法

公司档案管理办法

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目 录

第一章 总则............................................................................................. 0 第二章 纸质档案管理 ............................................................................ 1 第三章 声像档案管理 ............................................................................ 2 第四章 档案查借阅管理制度 ................................................................ 3

附件一、部门档案管理人员的职责 ............................................ 0 附件二、档案资料立卷归档规则 ................................................ 0 附件三、声像档案整理、保管规则 ............................................ 0 附件四、光盘档案管理细则 ........................................................ 0 附件五、光盘标签 ........................................................................ 1 附表一、计划工作资料单 ............................................................ 2 附表二、查（借）阅文件资料申请单 ........................................ 3 附表三、借阅档案催还单 ............................................................ 3 附表四、打（复）印文件资料申请单 ........................................ 4 附表五、领用文件资料申请单 .................................................... 4 附表六、档案交接清单 ................................................................ 5 附表七、声像器材借用申请表 .................................................... 5

第一章 总则

第一条 为了规范和严肃公司档案管理，根据国家档案法有关规定结合公司的具体情况，制定本规章制度。

第二条 档案工作的宗旨：收集齐全、及时归档、完好保存，方便利用。 第三条 档案管理的基本原则及要求： 一、归档原则

1．集中保管：公司各档案材料由行政部集中保管。

2．主动上交和积极催收相结合：各部门主动上交和行政部主动催收相结合。 3．详细登记：各部门将原文或其他各种介质的预归材料整理完好，标著清楚，以便分类归档。 二、交接原则

1．员工离职或请假超过15个工作日，当事人必须主动将经办的档案材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。档案材料有损坏或缺失的，根据档案材料的重要性，每损坏或缺失一份，在考核结果中对相关责任人进行责任处理；

2．档案材料交接单是员工办理离职或请假时必须具备的文件，没有合法的档案材料交接单，公司不予办理相关手续。（档案交接单见附表六） 第四条 档案管理的组织机构及责任划分 档案管理实行集中管理。

行政部集中统一管理，各部门负责部门档案工作，维护档案的完整与安全。 一、行政部

行政部全面负责公司档案的收集、归档和借阅。其主要职责包括： 1．收集、整理、立卷和归档公司的档案材料； 2．档案材料的保管和销毁； 3．档案材料的借阅、催还； 4．指导部门档案管理人员的工作； 5．领导交办的其他档案管理工作。 二、部门档案管理人员

1．各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作。

2．部门档案管理人员在行政部的业务指导下，负责本部门档案材料的具体管理工作。其主要职责见附件一、部门档案管理人员职责。 第五条 档案管理分类

对档案的管理，按照载体分为纸质档案、声像档案。

第二章 纸质档案管理

第六条 纸质档案的内容

纸质档案指一切以纸质形式存在的档案资料，对应于声像档案资料。 第七条 档案的收集

档案的收集按照以下两种情况执行：

1、需要经行政部流转的文件资料收集，正式文件一经产生，在流出行政部之前，先交行政部归档（具体见“发文管理办法”和“收文管理办法”）。

2、公司各部门在工作中形成后，不需要行文，不经行政部流转文件、档案（如工程图纸、技术资料等）的收集，采到以下办法收集：

事先登记

A. 部门在每年制定工作计划时均要同时注明各项任务要产生的档案目录清单，

并不得出现明显漏报，在制定完工作计划3天内必须报送行政部，行政部秘书根据部门上报的情况，结合以往工程或工作情况和历史经验，编制当年各部门应该上交的档案材料目录并确定上交时间，下发各部门执行；

B. 公司各项目部在项目竣工验收结束后2个月之内上交档案材料；

C. 对于公司部门会议文件，各部门在召开会议前须到行政部申请会议室借用登

记，行政部按照登记向相关部门催收会议文件。行政部秘书根据会议登记表向各部门催收文件；

事后查收

A. 行政部秘书根据各部门上报的档案目录清单和既定时间，及时向相关部门催收

档案；

B. 各部门须严格按规定主动、及时向行政部上交档案材料；

C. 对不按要求及时提交资料或提交资料不齐全的，除要求限时补齐外，根据资料

重要性，在考核结果中对相关部门经理进行责任处理；

D. 对于行政部秘书催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核结果中对行政部

秘书进行责任处理。

第八条 档案的立卷、整理和归档，具体见附件二，“档案资料立卷归档规则”。

第三章 声像档案管理

第九条 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、光盘和文字说明两部分组成。

第十条 声像档案资料的收集 一、收集范围

1．反映公司主要职能活动，业务、工程等工作成果和存在问题的声像资料； 2．各级领导人参加的与公司有关的重大活动的声像资料；

3．公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料； 4．其它单位形成的与公司有关的重要声像资料； 5．其它具有保存价值的声像资料。 二、收集方法及要求 1．事先确认

制作、使用录音带、录像带、摄像带、影片、照片(合底片)的部门和人员，在借用声像器材时，经办人认真填写《声像器材借用申请表》，详细说明本次制作所要形成的声像档案所制作的内容，数量和质量要求，完成时间。（见附表八、声像器材借用申请表） 2．严格审核

经办人经部门经理审核后，交行政部主任审批后，行政部即转交《声像器材借用申请表》至行政部秘书，行政部秘书登记后借出器材； 3．积极催收、严格检查、验收

A. 对到期未及时交还器材并同时上交所制作的声像档案的，行政部秘书积极催

收。

B. 行政部原则上只接收原版、原件。

C. 经办人按规定上交的归还器材时，必须同时上交制作的声像档案资料及其它

载体形态的档案，凡涉及公司重大事件的，相关部门和人员应向行政部报送目录和必要