公司办公室发文处理程序

行政办公室发文处理程序

公司行政办公室所发出的一切文件材料，统称发文。发文处理包括:拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。 1. 拟稿。就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质

量的基础工作，必须十分认真细致。

2. 会签。各职能部门需以公司名义发文时，部门负责人在公文稿纸“核稿”栏

签字；凡涉及到其他有关部门事宜，要事先与有关部门会签，核稿或会签后送行政办公室。

3. 核稿。即对文件草稿进行审核。由办公室分管文字的负责人在草稿未送主管

审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。 4. 签发。签发是公司总经理对文稿的最后审批，文件草稿经总经理签发后，即

成为最后定稿，文件据此生效。

5. 编号。文稿经总经理签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公

文格式新规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成，如，祥和字（××××）第×号。

6. 打印。即对经总经理签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：

1) 必须以经总经理签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需

改动的要报经签发人批准。

2) 注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。

3) 注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、

废页也要管理好，防止泄密。

7. 校对。校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是办公室的一项重要工作

职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。

8. 用印。即在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。用印要

做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。 9. 分发。发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证

文件发放不出差错。