巧用Word的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单
寒假将至，一学期的工作又接近尾声。对于班主任老师来说，最后的一项重要工作无非是评价学生、填写综合素养报告单发放给学生。与以往的印制表格、执笔填写的流程所不同的是，在办公设备不断完善和自动化的今天，我们完全可以利用Word的“邮件合并”功能，批量生成、打印学生的综合素养报告单，省时又高效。
本文以Microsoft Office 2003中的办公组件Word和Excel为例，介绍一下利用“邮件合并”功能，快速批量生成、打印学生综合素养报告单。
一、准备学生综合素养评价数据。
Word的“邮件合并”支持Excel及其它格式（MS Access、MS SQL、MY SQL等）的数据源。本文以Excel为例，先新建Excel文档，输入列标题：姓名、成绩（按学科分开）、评语等需要输出的数据。然后，利用平时积累，撰写学生评语以及填写考核成绩，保存为“学生综合素养评价成绩.xls”。如图：
二、利用Word制作综合素养报告单模板。
这个模板班主任可以依据学校的要求自行设计，也可以参考现有模板。（现提供A4双面模板供参考：学生综合素养报告单模板A面.doc、学生综合素养报告单模板B面.doc）
将模板中需要插入评语及成绩等数据的地方留空，调整行高、列宽并设置好字体段落格式，保存为Word文档即可。
三、利用Word的“邮件合并”功能，生成所有学生素养报告单电子文档。
打开制作或下载的报告单模板，执行以下简单三步操作： 1. 显示邮件合并工具栏
单击“工具”菜单，找到“信函与邮件”，点击子菜单项的“显示邮件合并工具栏”。如图：
这时，会显示“邮件合并”工具条。如图：
2.打开数据源
点击“邮件合并”工具条第二个按钮“打开数据源”，出现“选取数据源”对话框。如图：
浏览，找到保存的“学生综合素养评价成绩.xls”，选择打开。如图：
选择保存数据的Excel表，本例中数据存放在表Sheet1。如图：
相关推荐：
loading