●批办文件，填写公文处理单或公文传阅单。
●提交拟办或分发，并自动填写来文处理流程台帐。
（5）、传阅
根据公文传阅单，系统自动分发到接受人，或按一定顺序传阅。
部室领导有权决定是否传阅他人。
分级传阅的功能与省公司办公管理条例相关，由综合文秘传来的公文，仅传到下级处室，由部室领导或室主任决定是否传阅本处室其他人员。
传阅模块具有以下功能：
●自动搜索待传阅的文档，以醒目的方式显示提醒。 ●对文稿的阅读和浏览 ●填写公文传阅单。
●提交存档，并自动填写来文处理流程台帐。
（6）、承办
●承办处室业务综合代表接到来文后，将办文转送处室领导。 ●处室领导根据来文的具体情况，提出具体拟办意见及办理人选，并将办理文件下送承办部室主管。
●承办部室主管接到办文后，根据具体办理意见亲自办理或转交下级承办人办理。
●承办人具体办理，承办人接到来文后，根据领导批示，进行办理，办理完毕，填写办理情况。
承办模块具有以下功能：
●自动搜索待承办的文档，以醒目的方式显示提醒。 ●对文稿的阅读和浏览。
●对拟办意见和领导批示的查阅。 ●承办文件，填写公文处理单。
●提交归档，并自动填写来文处理流程台帐。
（7）、催办
参见拟办。
（8）、存档
对原文和处理过程进行存档。处理过程存档为处理痕迹（意见、结果，等等）的存档。处理过程结束，将系统处理过程信息与原文共同保存于档案库中。来文数据库文件转移到档案库中，对分发处理公文亦相同。
存档模块具有以下功能：
●自动搜索待归档的文档，以醒目的方式显示提醒。 ●对文稿的阅读和浏览。
●提交归档，并自动填写来文处理流程台帐。
（9）、查询和统计
收文系统不仅仅处理文件的接收流程，还具有收文的查询和统计功能，利用此功能，可以查询、统计到某一时期的收文数量，办文效果，办文率等指标。形成报表输出或图表显示。
（10）、流程状态的显示
对文件的状态可以查询。
可以查看文件所有经过的流程的详细记录。
3.2发文管理
执行发文拟稿、核稿、会签、领导签发、发文、归档等流程，流程结束后由归档员归档。发文处理是指以本公司名义发出去的文件的处理过程。对省邮政公司，一般分为公司文、处文、会议纪要、函、非正式文件等，它们具有相似工作流处理过程，用户可根据实际情况设置工作流程，以决定不同行文流向及处理过程。对于市公司，发文流程与省公司的差别不大。
发文处理系统可以实现以下功能：
●要求对所有的发文通过计算机进行拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、盖章、发文、归档。
●可对发文进行显示、排序、查询、统计、打印。
●对发文的处理全过程进行自动化管理、跟踪和记录。
发文处理流程如下图所示。系统可由管理员自定义发文流程并配制具体的环节。
以下是对各个功能的具体描述。
（1）、拟稿
拟稿人编辑发文原文、填写发文头纸中拟文单位、拟稿人、文件密级、文件字号、分类代码、主送单位、抄送单位、文件标题、起草日期、发文份数、主题词等，存入发文登记簿中作为查询统计和存档依据。
设置发文处理流程台帐，发文处理流程台帐有以下内容：拟稿处室，拟稿人，拟稿日期，核稿人、核稿日期、核稿意见、会签处室、会签意见、会签日期、复核人、复核意见、复核日期、签发人、签发意见、签发日期、成文日期、盖章人、盖章日期、分发人、分发日期、发文完成标志。对文件字号，由系统自动生成。
拟稿人确定核稿人、会签处室，系统存入发文数据库，并自动提交给核稿人。
系统默认拟稿人的直接上级领导（负责）人为核稿人，处文由部室主管核稿，公司文由部室领导核稿。
拟稿模块具有以下功能：
●自动搜索待拟稿的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿编辑、拟定和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对已经拟定的文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。 ●编辑发文头纸。
●提交核稿，并自动填写发文处理流程台帐。
（2）、核稿
核稿人核稿，填修改意见、签名。由核稿人确定签发人，并可增加批阅流程中会签处室。
核稿模块具有以下功能：
●自动搜索待核稿的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的编辑和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对已经拟定的文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。 ●填写发文头纸。
●提交会签，并自动填写发文处理流程台帐。
（3）、会签
如果需要会签，根据批阅流程中会签部门，系统并发送到相关会签处室领导会签，填写修改意见，自动记录会签过程、日期。
会签模块具有以下功能：
●自动搜索待会签的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的编辑修改和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对已经拟定的文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。 ●填写发文头纸。
●提交下一个会签或提交复核，并自动填写发文处理流程台帐。
备注如下：
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