●在部室领导或部室主管不能会签情况下，部室领导或部室主管可预先授权其他人具有相应的权力以代理部室领导或部室主管的职能，保证工作流畅通。 ●由部室领导或部室主管决定由部室领导或部室主管本人会签，或由本处室人员会签；对处室会签人员，部室领导或部室主管可设定会签意见是否返回部室领导或部室主管同意，或直接返回上一级。若直接返回，按办公自动化条例，责任人规定为部室领导或部室主管。
●根据批阅流程中会签顺序，系统自动设置此会签处室与使用笔颜色的对应关系，可直接在原文上批示，此功能由系统维护功能模块实现。
（4）、返还
会签后，将结果全部送给拟稿人，确认会签意见，由其完成全文的整理，并根据情况，可选择是否重新进入会签工作流。或直接进入复核。会签意见文稿（文本）全部保留，经整理后给全文另存为一个版本。
（5）、复核
会签结果送复核人，系统默认综合文秘主管为复核人。公司文由复核人确定签发的领导。处文的签发在核稿时确定。
复核模块具有以下功能：
●自动搜索待复核的文档，以醒目的方式显示提醒。 ●对文稿编辑修改和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。
●填写发文头纸。
●提交签发，并自动填写发文处理流程台帐。
（6）、签发
送上级领导填写修改意见，如无异议，则签字认可，同意签发；如不同意，或驳回给拟稿人，流程结束；也可以退回给拟稿人做重大修改，重新进入会签程序。
签发模块具有以下功能：
●自动搜索待签发的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的编辑修改和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中用应用WORD PRO 能参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。
●填写发文头纸。
●提交成文，并自动填写发文处理流程台帐。
（7）、成文
由成文人参照核稿、会签、复核、签发的意见整理成文。成文后，处文由相应处室盖章。公司文由保密室盖章。
成文模块具有以下功能：
●自动搜索待成文的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的编辑、整理和浏览。提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、文稿浏览、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用，在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。 ●形成正文。
●填写发文头纸。
●提交盖章，并自动填写发文处理流程台帐。
（8）、发文盖章
形成正文后，首先交由办公室打印、盖章，联网的单位按分发地址表连同发文回执单一同自动发送出去，未联网单位由办公室将文件封发出去（发文系统应提供标准化的分送表，与电子邮箱的分送表共用）。并负责打印两份归档。系统自动接受发文回执，供以后查询统计用。
盖章分发模块具有以下功能：
●自动搜索待盖章分发的文档，以醒目的方式显示提醒。
●打印正文，以备送档案馆留存或发给没有电子办公系统的单位。 ●盖章处理，包括盖实际公章和电子公章。 ●分发及发文回执的接收。 ●填写发文头纸。
●提交存档，并自动填写发文处理流程台帐。
（9）、存档
以上步骤完成后，发文过程以及产生的一切文稿，连同发文的实际文件一同存档。
（10）、查询和统计
发文系统不仅仅处理文件的发文处理流程，还具有发文的查询和统计功能，利用此功能，可以查询、统计到某一时期的发文数量，发文类别等指标。
（11）、流程状态的显示
对文件的状态可以查询。
可以查看文件所有经过的流程的详细记录。
（12）、发文回执单的回收和查询统计
电子文件封发的同时，要同时送出一份发文回执单，相关单位接收文件成功后，自动发回发文的回执，以备查看文件传送的情况。
3.5 会议管理
实现对实际会议的从召集、准备、召开、记录等一系列现实操作的网络模拟管理。同时实现会议记录归档的功能。会议管理系统实现对所有会议的管理，主要对计划会议和日常会议进行管理,实现会议安排的起草、审批、会议通知、会议纪要和出勤记录进行管理。可由管理员自定义流程并配制具体的环节。管理内容包括会议室基本资料，即名称、地址、面积、容纳人数、设备状况（投影仪、电脑、电话、网线等），状态等等，用户可以通过会议审批流程完成会议室的申请、审批、预定及准备等工作，会议审批内容包括：主题、时间、与会人员、人数、所需设施、预计时间、重要程度等等内容。同时用户还可以查询会议室的使用情况及申请状况。并能对会议室的使用情况做统计分析。流程如下图所示。
具体过程如下：
（1）、会议计划
提供计划会议的汇总、审批功能，各处室每年初指定一个时间上报会议计划，发送到综合文秘，由综合文秘进行汇总，提请公司领导审批，审批后返回各处室作为一年召开计划会议的依据，审批后的会议计划作为全年计划会议的初始资料，供以后开会统计、比较用。
（2）、提出议题议程
会议主办单位负责起草会议安排，确定会议议题、议程、内容、参加人员、类别（计划内，计划外，日常会议）等，通过领导日程安排系统的参考来确定会议的时间，保证有关领导参加会议并根据情况确定会议地点。
（3）、会议地点安排
由会议主办单位负责落实会议地点，计划（含计划外）会议由主办单位自行确定会议地点，日常会议要预定会议室，填写会议室使用单。系统提供会议室自动安排功能。对已安排好的会议室，综合文秘有权作调整。
（4）、会议审批
填好会议安排后，计划会议提交办公室审批。计划外会议提交相关领导审批。日常会议不用审批。会议安排以电子邮件方式通知与会人员。若未通过审批，则驳回结束。
（5）、发会议通知
会议安排以电子邮件方式或短信方式通知与会人员。
（6）、回复
与会人员接到会议通知后，即可回复会议主办单位参加与否。
（7）、会议记录
会议举行时，由大会秘书记录签到，统计会议出勤情况，由专人录入会议纪要和决议。
（8）、校对
会议纪要整理校对。
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