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按专业分号。按先后顺序整齐存放，并填写《竣工档案登记明细表》，档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。
6.档案分类管理说明 6.1 文件档案的管理：
6.1.1 文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和
业内资料等内容。
6.1.2 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和
立卷，并定期交档案室集中管理。
6.1.3 归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体材
料必须耐保存，文件材料整理符合规范。
6.1.4 档案资料如因特殊情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属
绝密或机密文件的必须由总经理审批，属秘密文件的必须由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门主管审批。 6.1.5 归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必须
使用钢笔或碳素笔。
6.1.6 文件档案纸张的规格以A4 纸为标准，特殊类型的纸张经整
理后达到210mmx297mm 尺寸标准。
6.2 电子文档的管理： 6.2.1 收集、积累要求：
（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同
-可编辑修改-
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的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。在“无纸化”计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。
（3）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
（4）用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
（5）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必须保证其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
（6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其压缩方法和软件；用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。
（7）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时必须保证参数准确、数据完整。
（8）通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件
-可编辑修改-
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型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
（9）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 6.2.2 收集、积累方法：
（1）及时按照要求制作电子文件备份。
（2）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。 （3）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。 （4）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一
同保存，并附有纸张打印件。
6.2.3 归档要求：
（1）把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。
（2）本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（3）存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。
（4）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等
-可编辑修改-
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一同归档并附归档电子文件登记表。
（5）需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
（6）原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。
6.3 声像档案的管理：
6.3.1 声像资料的收集整理，原则上要保存声像资料原件(底片)，重要
资料要附文字说明。 6.3.2 文字说明的编写要求：
（1）基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄
制者) 等。
（2）应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息，
标注项目正确齐全。
（3）照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说
明。
6.3.3 声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。
6.3.4 底片册、录音、录像带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压堆放，
并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。
6.3.5 原版声像档案一般不得借出档案室，如有特殊需要，需由部门领
导批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。
-可编辑修改-
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行政人事部 附件：2
大类名称 一级属类 归档基本范围 名称 党群工上级党委对党的建设、党的组织机构设置、党员管作综合 理、整党建党、党务工作的指示、决定、通知。 党务工作 1. 党委（总支、支部）工作会议记录、纪要 2. 党委工作大事记 党员名册和统计报表 1. 宣传、干部教育工作计划、总结、通知、会议纪要 2. 企业文化和精神文明建设的材料 1. 工会工作计划、总结 重要的材料、为会议通知、名2. 职工代表大单、议程、领导讲话等 会、工会会员代表一般的材料、各小组记录、未大会材料 通过的文件材料 3. 工会机构设置、人员任免、分工的请示、批复 4. 企业民主管理和班组建设的材料 5. 统计年报表 6. 劳动竞赛、文化艺术和体育活动材料 1. 本公司参加的各专业协会、学会、群众团体的年度工作、计划、总结及专项活动计划等材料 协会工作 2. 本公司参加的各专业协会、学会的组织简章、会员管理及有关批件 3. 年会活动材料及论文、报告 4. 各协会、学会创办的刊物 -可编辑修改- 保管期限 短期 永久 长期 永久 长期 长期 长期 永久 短期 永久 长期 永久 长期 长期 长期 长期 短期 党 群 工 作 类 档 案 A 组织工作 宣传工作 工会工作
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