档案管理制度(制度发布)

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浙江贝尼菲特药业有限公司文件

贝尼药办【2015】03号

档案管理制度

一、 总则

公司的各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期递交原件（或备份）至档案室进行管理，而总经办作为公司档案管理的最高部门负责审核档案资料的完整性、延续性、真实性。 2、综合管理部作为档案的主要管理部门，负责公司档案管理、文书立卷的工作，并对各部门档案管理工作进行监督、指导。各部门负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 二、归档范围

1、凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。 2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、函件等）

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5、政府、项目批文、合同；

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、施工建筑设计施工图；技术部门的专利研发资料、图纸、方案；质管部门的中药配方资料、质检记录，生产部门的工艺流程、生产过程记录等。 8、各部门及公司各部门年度工作计划及资金计划； 9、公司签定的各类合同（含买卖合同）； 10、公司有效证照、证件、印章； 11、具有法律效力及保存价值的文件；

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等； 14、公司、各部门获得的社会荣誉资料；

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 三、立卷归档要求

1、公司综合管理部应即时做好档案归档分类保管；原则上各部门应在每季度最后一天以前将上季度文档办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，各部门档案须进行电子档备份，密级档案电子档备份提交总经办。特殊文件可提前申请归档。公司各部门应及时向管理部移交发生的档案材料，如

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有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。 2、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点： （1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。 （6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四、 档案保管期限

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1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。 2、确定公司档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。 五、档案保密级别

1、档案分一般档案和有密级档案两类。有密档案密级分为绝密、机密、秘密三级。档案的密级由档案提交人提议，由总经办核定密级。 2、档案级别及密级分类

部门 部门文档归类 战略规划 、高层决议书等保密文件 级别类目 一级类目 编号 ZJB/A1-2015-xxx 总经办人事任命文件 总经办 x 其他文件档 三级类目 ZJB/A3-2015-xxx 综合管理部 员工人事档案、劳动合同 员工体检单、会议纪要 一级类目 二级类目 ZH/A1-2015-xxx ZH/A2-2015-xxx 无 无 无 二级类目 ZJB/A2-2015-xx无 密级 秘密 感谢下载载

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其它文件 财务报表、银行账务往来凭证 三级类目 一级类目 ZH/A2-2015-xxx CW/A1-2015-xxx 无 秘密 员工工资表、物料采购报销凭证 财务部 二级类目 CW/A2-2015-xxx 无 其它财务凭证类 三级类目 CW/A3-2015-xxx 无 中药配方颗粒工艺规程、质量标准、 一级类目 YF/A1-2015-xxx 绝密 研发部 研发项目记录 二级类目 YF/A2-2015-xxx 机密 其它文档 工艺配方检验报告 三级类目 一级类目 YF/A3-2015-xxx ZL/A1-2015-xxx 无 机密 质量部 车间质量报告 来料检测报告 其它文档 生产工艺流程 二级类目 ZL/A2-2015-xxx 无 三级类目 一级类目 ZL/A3-2015-xxx SC/A1-2015-xxx 无 秘密 生产部 生产计划、物料配置单、 其它文档 采购部 采购计划、采购合同、 二级类目 三级类目 一级类目 SC/A2-2015-xxx SC/A3-2015-xxx CG/A1-2015-xxx 无 无 无 感谢下载载