实训六 Excel的基本操作

实训六 Excel基本操作

实训目的

一、认识工作表和工作簿，熟悉Excel的工作界面； 二、掌握工作簿的创建、保存与打开；

三、掌握工作表中数据的输入与自动填充； 四、熟练掌握工作表的格式化； 五、掌握条件格式的设置。

六、掌握Excel函数与公式的使用； 七、熟练掌握单元格的引用； 八、掌握多表的操作。

实训重点：

1. 输入数字文本； 2. 用填充柄进行自动填充； 3. 标题合并居中； 4. 条件格式； 5.必掌握的函数：SUM、AVERAGE、COUNT和IF 注：下述内容中有“★”者为重点

教材内容

一、电子表格基本操作

1．工作簿与工作表：（一定要弄清这两个概念的关系和区别）

（1）工作簿：一个Excel文档就是一个工作簿。它包含255页表格（即255个工作表）； （2）每个工作表由65636行和256列组成；

（3）启动Excel后，系统会自动创建一个工作簿，并打开三个工作表。

（4）创建新的工作簿：①单击“常用工具栏”上的“新建”钮；②单击“文件/新建”命令，在“新建工作簿”框中选择“空白工作簿”项； 2．插入工作表

（1）插入工作表：“插入／工作表” （2）右击工作表标签 → 插入→工作表 3．删除工作表

（1）删除工作表：选定工作表标签 → “编辑/删除工作表” （2）右击工作表标签 → 删除 4、移动工作表

（1）到同一工作簿：选定工作表 → 拖到目的位置（即改变其位置）

（2）到另一个工作簿：选定工作表 →“编辑／移动或复制工作表”→选取“工作簿名” 5、复制工作表

（1）同一工作簿：选定工作表 → Ctrl+拖

（2）到另一个工作簿：选定工作表 →“编辑／移动或复制工作表”→选取“工作簿名”→选中“建立副本”项 ６、工作簿中选定工作表

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（1）选定单个工作表：单击工作表标签。 （2）选取多个工作表：

※ 按住“Shift”键，可以选择连续的工作表。 ※ 按住“Ctrl”键，可以选择不连续的工作表。 （3) 选定全部的工作表：

右击工作表标签 → 全部工作表。 ７、工作表的更名：

（1）双击工作表标签 → 输入新名 → 回车 （2）右击工作表标签 → 重命名 → 输入新名 → 回车

二、数据输入与自动填充

1．数据输入：

（1）输入数据：先选定要输入数据的单元格，输入后“回车”确认 ① 字符、数值：直接输入；

注：1．输入字符型数字时，字符串前面加单引号（否则，系统会自动截掉首部的0） 例：输入电话号码：’02364095528

２．数值超过11位，自动以科学计数法输入。

例：输入“123456789012”系统显示“1.2345E+11

② 分数：用“0+空格+分数”格式输入（如“0 3/4”）； ③ 日期：注意输入的格式：

日期格式：用“年/月/日”或“年-月-日”格式输入； 时间格式：

时:分 — 如：“20 : 15”

时:分:秒 — 如：“15 : 13 : 24”

可同时输入日期和时间，日期和时间用空格分隔 ? Ctrl + ; 输入当前日期 ? Ctrl + shift + ; 输入当前时间 ④ 公式：先输入“=”，后接计算公式。 ★（2）快速自动填充输入：

① 填充相同的数值序列（即复制）

1) 使用填充柄（单元格右下角的小方块，见右图）自动填充：选定单元格 → 光标至填充柄处成“＋” → 拖到序列末单元格

2) 使用菜单填充：选定范围 →“编辑／填充” → 确定填充方向 3）快捷方式：选定范围 → 输入数据 → 按住Ctrl，并回车

② 填充不同的数值序列（如01、02、03、?，先在单元格中输入一个值）

1) 使用填充柄：先选定两个单元格 → 光标至填充柄处成“＋”→ 拖到序列末单元格 2）Ctrl＋拖填充柄：先选定一个单元格 → 光标至填充柄处成“＋”→ Ctrl＋拖，到序列末单元格

3) 使用菜单填充：选定范围 →“编辑／填充”→“序列”→ 确定“类型”和“步长值”

（3）一些特殊的输入

1）同时在多个单元格中输入数据：

选定要输入的单元格区域 → 输入数据 → 按下Ctrl 键不放并回车。

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2）同时在多个工作表中输入数据：

按住Ctrl 键的同时选定多个工作表 → 在其中一个工作表中选定某个单元格，输入数据。

★ 3）设置输入数据类型：先选定单元格，再利用“格式／单元格／数字”中的选项：

① 数字：确定小数位数

② 日期：确定日期的各种不同格式 ③ 时间：确定时间的各种不同格式 ④ 百分比：自动添加百分号 ⑤ 分数：指定不同类型的分母

★ ⑥ 文本：可输入字符型的数字，而不用加“’” ⑦ 特殊：可将数字转换为文字

（4）数据移动、复制、删除：类似Word中的操作

注: 如果移动、复制的单元格中含有公式，则公式内容不会发生变化，但其中的相对地址会自动调整，即计算公式不变，但计算对象会自动发生变化

（5）插入行、列、单元格：指定位置，用“插入”菜单中的相应命令 （6）删除行、列、单元格：先选定，用“编辑/删除”命令

三、工作表的格式化

1．格式化工作表： （1）调整行高、列宽：

① 拖表格边界线（在列号、行号区域中拖） ② 用“格式/行（列）”命令下的“最适合的行高（列宽）”选项，自动调整行高（列宽）。 （2）“格式/单元格”→ 选择下列各选项：

① 字体：可设置字体、字号、字形、颜色、效果等 ② 数字：设定数字、日期、时间、分数等的格式 ③ 对齐：设定“水平对齐”、“竖直对齐”的各种对齐方式（或单击常用工具栏上的对齐按钮）

④ 边框：设置各种边框 （3）改变背景：“格式/工作表/背景” → 选择图片作为工作表背景 （4）设置网格线（使屏幕中显示的网格线能打印出来）：“格式/单元格/边框” → 设置边框

［注：为不与原网格线混淆，可在“工具／选项／视图”中，去掉“网格线”前的“√”］★2．标题合并及居中对齐：

1）选定标题在居中排列时所占用的单元格 → 单击“合并与居中”钮 （使选定的单元格区域合并为一个单元格，而标题居中排列在其间。）→ 输入标题内容

2）选定标题占用的单元格 →“格式／单元格／对齐”中的“合并单元格”（此时不会居中，

还要按一次“居中对齐”钮）

3．设置字符的格式

1）字体的设置也与Word操作方法相似，可以使用工具栏上的相应按钮。 2）用“格式 / 单元格”中的“字体”标签，再选择需要的选项。 4．添加边框和底纹

1）利用“格式”工具栏：先选定要添加边框的单元格区域，单击“格式”工具栏中的“边框”下拉按钮，在弹出的选项板中选择“所有框线”选项。

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2）利用“格式 / 单元格”命令，使用“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡进行相应设置。

注意：Excel中的网格线是打印不出来的。只有为表格添加边框和表格线后，才能被打印机打出来。

执行“工具 / 选项”命令，在“视图”选项卡中去掉“网格线”前的“√”，则在工作表中不显示这些网格线。

★5．格式刷的使用

与Word一样，Excel 2003中同样可以使用格式刷来快速格式化。 ★6．条件格式

可以利用“条件格式”，来突出显示某些单元格。条件格式是指如果选定的单元格满足了特定的条件，那么Exeel 将底纹、字体、颜色等格式应用到该单元格中。一般在需要突出显示公式的计算结果或者要突出显示单元格的值时应用条件格式。

操作：选定要设置条件格式的单元格区域，执行“格式/条件格式”命令，在“条件格式”对话框中输入设置的条件，并可确定数据显示的格式。（如设置字体为“粗体”、“红色”，图案为“灰色”等）。 ★7. 拆分与冻结窗口

对于大型的表格，为观察方便，可采用拆分或冻结窗口的方法 1）工作表窗口的拆分：先选定待拆分的行、列或单元格 拆分窗口：“窗口／拆分” 取消拆分： ① “窗口／取消拆分” ② 双击分割线

2）冻结窗格：先选定待冻结位置的行、列或单元格 冻结窗格：“窗口／冻结窗格” 取消冻结：“窗口／取消冻结”

四、公式与函数

1．输入公式

在单元格中使用公式时，必须输入以等号“=”开头，后跟具体计算公式及函数的数学表达式。按回车键后，在当前单元格中会得到计算的结果。

在引用单元格的地址时，可直接输入单元格地址或用鼠标单击此单元格，对于单元格区域可用鼠标拖动选择区域，而不必那么辛苦地输入。 引用有三种：相对引用、绝对引用和混合引用。

相对引用指在公式移动或复制时，值地址相对目的单元格发生变化。由列标行号来表示，如B4。

绝对引用指在公式移动或复制时，值地址不会发生变化。则在列标、行号前都加上$符号来表示，如$A$2。

混合引用指在公式移动或复制时，值地址的一部分为相对引用，一部分为绝对引用。如A$3，$B5。 2．使用函数 1）函数的输入 （1）手工输入：

与输入公式一样，我们可以直接在编辑栏或单元格中输入函数名和参数。

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