HR月度报表案例

【案例】：

开部门xx例会的时候，我问Vivian：

“这个月的HR Commentary（HR月度报表）做好了吗？明天5号就该上交了。”Vivian说：

“已经做好，我发给了Summer，让她核对，明天一早发给您。” 我问Summer：

“有难度吗？下个月由你独立做怎么样？” Summer说：

“应该没有问题，昨天小魏姐就已经做好了，之前她也给我详细讲过做HR Commentary 的细节和包括的内容，以及这些数据都是从哪些支持性文件中找到的。”我说：

“那好，现在不讨论这个话题了，明天一早我看过你发来的HR Commentary再找你。”第二天一早我到办公室打开电脑，就收到了Summer发来的HR Commentary，这个邮件是昨天晚上十点多发的。

我仔细检查过，特别是这个月Headcount统计、离职员工的情况、组织结构的调整、解除合同员工的Compensation等数据，没有问题之后，发给了总经理和中国区人事经理Mike。

看了下OUTLOOK上今天的日程安排，上午除了面试一个设备部副经理Candidate之外，没有特殊安排，于是叫Summer进来。

Summer坐下之后，我让她复述一下HR Commentary的内容，要按先后顺序。Summer拿出事先打印好的HR Commentary，刚要解释，被我打断了。

我说：

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“不要照着说，这个月度报表的结构从现在起，要印在你的脑子里，因为这不是数据的堆砌，不是给上面应付差事，我们要通过这些基础的数据来判断整个公司HR的运行情况。”

Summer只好把纸背过去放在桌子上，说：

“我只是按小魏姐的原稿自己又做过一遍，如果有什么遗漏的话，您帮我提醒一下。”

“首先，第一个内容是关于Headcount，我们对人头数卡得很紧，上面一定非常重视。Headcount包括四个表格，第一个表格是招聘情况，这个表格里罗列了这个月招聘的明细，如姓名、部门、职位、汇报对象、招聘渠道、招聘成本（如果不是特殊的如猎头，则不必填写）、入职日期、试用期等；第二个表格是离职员工情况，也要罗列明细，如姓名、部门、职位、汇报对象、离职日期等，和第一个招聘的内容差不多，但重点突出两个内容，一是服务期限，二是离职原因，因为在HR Commentary中，专门有讲离职的，所以这里的离职分析只是为Headcount服务的；第三个表格是关于Transfer的，因为我们和兄弟公司之间经常有些员工的调入调出，这里也要罗列员工的基本信息，这和招聘、离职一样，不过要列明原公司原部门和调来以后的新部门和汇报对象；第四个表格就是一个计算，把招聘人数减离职人数加调入人数减调出人数，就得出了上个月我们的Headcount。”

“第二个内容是关于培训的，把我们整个月的培训情况总结一下，分两个部分，第一部分也是一个表格，罗列月度培训的数据和明细，如培训名称、培训目的、Trainer、培训目标对象、实际的trainee、培训有效性评估、培训性质（Internal Traing还是External Traing）、计划内的还是计划外的以及培训的Expense等；第二个部门是针对Annual Matrix里面关于培训的规划，检查执行情况，特别是没有如期执行的原因和改善措施等。”

“第三个内容是离职分析，列出表格重点分析每一个离职员工的离开原因，包括是否试用期离职，主动离职还是被动离职，主动离职中，要列明离职原因是否属于对薪酬不满、与上司意见分歧、对公司管理不满、家庭原因、离职深造、有更好的发展机会之一，如果是被动离职，则要说明是否属于严重违纪、合同到期不续约、无法胜任、裁员（公司战略转移）、协商解除等，如果是合

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同到期不续约或协商解除的，还要注明Compensation。因为后面专门有表格做离职人员的服务长度分析，这里没有列出。”

“第四个内容是组织，这个表格是全年性的，每个月一列，把整个公司的组织与人头数放在一起，这样一年中，每个Function和每个部门的员工人数变化一目了然，如生产这个大的Function中，制造部是257人，计划部是5人，QC部是25人，物流部是54人，工程部是13人，而上个月中，制造部是239人，计划部是5人，QC是23人，物流是55人，工程部是13人，这样一比，每个Function每个部门的人数，都在一张表上，方便对比。我甚至想，是否从下个月开始，表格中除了数据，要加入曲线图，这样更直观。”

“第五个内容是O－Chart，公司全体员工都会出现在这个组织结构图上。” “第六个，也就是最后一个内容是员工数据分析，包括以下内容： 员工的性别比例、学历比例、地域比例、在公司服务期限比例、如MT比例，管理层比例，Direct Labor比例，Indirect Labor比例，以及与此交叉的，外籍人员比例，已经Localization的比例，本地员工比例等。

除数据外，还有饼状图，这样看比例更加直观和容易对比。” Summer说完了，看着我，问：

“您看我说的大体对吗？有什么不对的地方？” 我没有下面回答她的问题，反问了她一句：

“你说一下，这个月度的HR Commentary是怎样来的？” Summer说：

“这个很早之前您就讲过了，我们每月会做一次HR的盘点，一般是静态盘点，盘点的结果就是月度的HR报表。您把这个月度盘点命名为Monthly Analysis，那这个月度盘点报告即月度人事报告就可以叫Monthly Commentary了。HR Commentary基本上由数据构成，文字说明很少，这也注定了这份报告是无法注水的，所有数据都从支持性文件来。”我点头说：

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“看来，这个HR Commentary你已经基本掌握了，不过，它本来就不难，你只需要细心，同时有大局观和全局意识，这样不至于有了低级问题还发现不了。不过，你的描述只能说明你对它的概念、理念和结构已经掌握，但做得好不好，这次不算，因为这次不是你一个人独立做的，下个月5号，我们再看你的成绩。”

Summer说：

“您放心，没有问题的，昨天小魏姐做完之后，我自己又全部重新做过，与她的对照，检查过之后，发现和她的数据一模一样，才发给您的。”

我问她：

“你做一次HR Commentary，用多长时间？” Summer胸有成竹地说：

“从档案中找出支持性文件用五分钟，制作表格用30分钟，检查用10分钟，放回文件用五分钟，一共耗时50分钟，如果保险点，给点机动时间10分钟的话，正好一个小时。”

我说：

“不错，不过，光说不练是假把式，你是不是假把式，下个月见分晓。” Summer也说：

“行，那我就光练不说，当傻把式。”

【分析案例掌握技巧】

1. HR Commentary所包括内容： 如案例xxSummer所述。

2. HR Commentary的依据： 月度的人力资源盘点+支持性文件。

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3. HR Commentary格式：

既是以数据为主，肯定是以表格+图示的形式出现，Excel或PPT或PDF文档都可。

4. HR Commentary发送对象：

抄报总经理和中国区人事经理，抄送兄弟工厂HR，抄发本公司HR。【HR概念要这样理解！】

1. HR Commentary：

是月度的人力资源报告，是月度人力资源盘点的结果，把当月的HR活动结果做出总结记录，发给总经理、中国区人事经理以及其它管理层。中国区再把各工厂的HR Commentary汇总起来，发给亚太区，亚太区再汇总到Global，这样一个企业全球的HR Commentary便总结出来。一般来说，各工厂的HR Commentary会在5号左右上报。

【必知必会的行业用语】

1. HR Commentary： 一些跨国公司里的月度人事报表。 2. Headcount： 人头数，编制。

3. Compensation： 补偿金。

4. Candidate： 候选人。

5. Transfer： 调动。

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