台塑的会计作业是由各公司会计处负责,财务作业是由集团总管理处财务部集中处理,这是财务管理的基本制度。下面介绍台塑财务管理的四个特点:
第一,一日结算。就是每月1日,每年1月1日所有的报表全出来,财务数据的截止日期是头一天晚上24点,真正的工作时间不到一天,1月1日王永庆老先生的电脑上已经可以看到上一年的三张会计报表了,叫一日结算。而且不但出三张报表,经营成果报表出来了,考核结果报表出来了,这是王永庆推动实现的,他认为做到“一日结算”是一个公司管理制度是否上轨道的标志,因为一日结算的本质不是说计算机的速度和财务人员的努力,而是涉及到了整个企业的流程改善,表单简化,电脑作业处理和作业的合理化,也就是说它是整个企业管理水平的综合体现,当然要加上IT化的计算机手段,最后才能做到一日结算。我们中石化现在快的可能也得10到15天。
第二,设置成本中心和利润中心。台塑有1万多个成本中心,1千多个利润中心,而且我2月份去的时候跟8月份去的时候中间只差半年,他又增加了很多的成本中心和利润中心,就是核算是非常细的,他们不像我们,我们利润中心有的企业是根据你是不是法人来确定,他跟这个没有关系,关键看你能不能够成为利润中心,还是你只能成为成本中心。比如说一台堆垛机就是一个成本中心,他要给这台堆垛机下达每一个月的成本和每一年的成本,而且分解到无法分解为止,包括人工费、燃料和各种消耗等等,预算全部做清楚了,因为都是计算机控制,到月底就知道这个堆垛机的成本是超额了还是节约了,超
额了要惩罚,节约了有奖励,他们完全是按照市场价格交易。所以它的成本管理和利润管理非常到位。
第三,进行单元成本分析。他们做单元成本分析,是不断的分解,就像我们讲原子、分子、中子,分解到无法分解为止,成本构成分析的非常详细,哪个成本高,哪个成本低他都了如指掌,而且不断的考核、完善这个指标,所以它的单元成本分析做得非常之细致。
第四,资金集中管理。资金台塑集团总部高度集权集中管理的,当然所有权还是各公司的,只是统一的调配权、支配权在总部。
六、相互制衡、内控科学:台塑强大的采购体系
台塑非常强调集中采购,集中采购的比例达到95%,这个95%的概念是所有一年的采购额,加在一起集中采购占到所有采购额的95%,2007年集中采购是92.9万笔次,而且规定4个月之内只要发生两次同样的采购就要集中采购,包括签字笔、复印纸全是集中采购,只有偶尔发生的零星采购才允许下面采购。
集中采购的范围包括设备装置、建设用料、原材料、辅料、燃料、办公用品、生活用品和医疗用品,因为台塑有长庚医院,长庚医院医疗器械设备的采购全部是集中采购。台塑的集中采购非常有特色,分为前台、中台和后台,前台就是生产第一线的需求方,就是各个工厂需要什么,要按照台塑集团的统一表格、统一要求、统一规定的时间上报到集团总部,这里有一个采购部,所有的需求都报到采购部,采购部负责汇总,汇总以后首先是合并同类项,同一项产品一共需要采购多少,然后这个采购部就去询价,谈条件,谈质量要求,供货期和
价格,所有这些利用电子商务,有的是直接谈判,方式有很多种。所有这些工作都做完了,采购部不能决定是否采购,他无权决定,采购部是中台,它要报到总经理室资材审核组,总经理室的资材审核组我们叫做后台。
工作流程分为前台、中台和后台,这个分法是非常科学的,是互相制约的,这是负责审核整个采购的全链条的。比如某一个乙烯工厂要买台设备,审核组可以审核工厂为什么要买这台设备、报告有没有写清楚、理由是否充分、采购的高精度规格要求是否合理等等,都要经过审核。如果审核组有异议,他有权直接打回去,由提出的那一方来加以说明。如果你不能说服审核组,审核组有权利退回重新来。依此类推,如果说生产提出方没问题了,然后就到了采购组,采购组提出的,比如说采购的各种要求,包括供货方的资质,供货方的技术水平,供货方的诚信等等,它都有权利审查。如果他认为有疑问,他就要求采购部解释,必须解释清楚。如果采购部不能解释清楚,他有权退回,采购部重新加以完善说明,最后再报到资材组。资材组不负责执行,因此他是超脱的,不能接触任何供应商,他们都是老家伙,就是极有经验的老员工在上面审查,审查完以后,认为没有问题了,这个时候把整个采购计划报到行政中心,他有授权,行政中心需要报王永庆审查的,由王永庆、王永在审查,审查完批准之后,再返回到采购部,采购部这个时候才能实行采购,这就是台塑的采购流程。工作流程分为前台、中台和后台,这个分法是非常科学的,是互相制约的。
这样一个流程是互相制衡的,任何一个人和部门都不能够从头到
尾决定这件事情。
考核总经理室资材审核组的办法是节约金额。总经理室资材审核组每年可降低采购部报上来整个的计划2到3个百分点,比如采购金额是5千亿,2到3个百分点是100亿,然后给资材审核组的奖励就是这2到3个百分点的奖励。所以他们除了对工作认真以外还有利益挂钩。
台塑这套集中采购制度非常科学,而我们现在中央企业很多管理还是前中后台职能合一,一个部门,甚至一个人就能决定这一件事情,这切实值得我们深思。台塑在采购的过程当中,比如说一个生产部门提出一项要求--需要煤炭,则生产部先在全集团内部的计算机平台上查,看哪家工厂的库存超标了,就首先调库存给别的兄弟企业用,在调的过程当中,使用方只负责60%的费用,积压库存方承担40%的费用,这就是精打细算。
七、台塑的信息化建设
台塑开始搞信息化要追溯到1968年。台塑的管理就是管理制度化、制度表单化、表单信息化,现在这三化在中石化内部都已经成为口头禅了,其中制度表单化非常重要。
大概是上世纪70年代,王永庆带着几个老臣去美国水牛城谈判。到周末的时候,美国人说明天是周末,我们要休息两天。王永庆也没办法,只能等星期一接着谈,当时跟着王永庆去的部下就说,这个城市就在美加大瀑布附近,我们明天去看看瀑布吧,这是世界上最大的瀑布。结果王永庆说别看瀑布了,还不如大家一起在房间里抠
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