国风项目电子文档管理系统使用手册

国风项目电子文档管理系统使用手册

目录

国风项目电子文档管理系统使用手册 ................................................................................... 1 功能概述 ................................................................................................................................... 2 函件类sheet页功能介绍 ........................................................................................................ 2 查询及调用功能说明 ........................................................................................................... 2 新建一行记录资料 ........................................................................................................... 2 文件夹自动打开功能 ....................................................................................................... 5 回复对方函号的填写 ....................................................................................................... 6 回复对方函件的跳转 ....................................................................................................... 6 回复对方函件的链接调用 ............................................................................................... 6 检索对方回复的本函 ....................................................................................................... 7 函件答复的检索及超期提醒 ........................................................................................... 8 函件自动统计功能 ........................................................................................................... 9 存档备份的登记 ............................................................................................................. 10 存档及其核对功能说明： ................................................................................................. 10 文件夹的自动建立 ......................................................................................................... 10 扫描件的自动拷贝存档 ................................................................................................. 11 附件扫描件的自动拷贝存档 ......................................................................................... 12 扫描件批量存档 ............................................................................................................. 14 扫描件存档检索确认 ..................................................................................................... 16 纪要类sheet页功能介绍： .................................................................................................. 17 查询及调用功能说明 ......................................................................................................... 17 文件夹的调用 ................................................................................................................. 17 存档及其核对功能说明 ................................................................................................. 18 工作日的设置 ......................................................................................................................... 21

功能概述

国风项目电子文档管理系统是一套基于Excel的VBA和公式的软件，可以在Excel打开，表格公式可以自动实现来往函件的关联、追溯，定位、查阅以及提醒功能，功能按钮可以对扫描文档的单个自动存档或者批量命名和存档，以及存档情况的检查等功能。该套系统在国内外各大型工程项目上总结开发而来，对于文档之间的高效存档、查询和查阅具有独创性。也可就应当的文档实现超期提醒，方便函件的高效沟通和传达，对于没能按期传达的文档进行自动超期统计，也给工期索赔工作提供了数据支持。本套系统直接在Excel上运行，无需配置数据库和系统，方便实用，实为各类工程项目文档管理的便捷工具。

函件类sheet页功能介绍

查询及调用功能说明 新建一行记录资料

在模板中的任意一个sheet表页，灰色背景部分单元格都是自动显示（例如下表I列到Q列），不需要手工填报，只有白色背景部分单元格手工输入（例如下表B列到H列）

选择最后一行有数据的内容，并下拉，比如当前选择第一行A列一直到S列，下拉一行后结果如下：

这里将公式都带入到新行便于直接使用，内容可以做相应修改，比如函号是默认递增，可以不改，“函件主要内容”，“提交日期”以及“回复业主原函号”可以根据实际进行修改。

文件夹自动打开功能

点击A列可以关联打开该文档的文件夹，例如在该表

点击A3打开如下：