北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式

北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据

交换格式

（北京市档案局2007年2月2日印发，京档发〔2007〕3号）

1 范畴

本标准规定了全宗索引、文书档案、婚姻登记档案、招工档案、知青档案、房产档案、照片档案、录音录像档案的名目数据库结构、使用讲明与数据交换格式。

本标准适用于北京市各级综合档案馆档案名目数据库的建立和数据交换,专业档案馆和档案室可参照执行。

2 引用标准

GB/T 15418-94 档案分类标引规则 GB/T 11821-2002 照片档案治理规范

GB/T 18894-2002 电子文件归档与治理规范 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 19-1999 档案主题标引规则 DA/T 1-2000 档案工作差不多术语 DA/T 22-2000 归档文件整理规则

DA/T 33-2005 明清档案名目中心数据采集标准明清档案机读名目数据交换格式

3 定义 3.1档案名目

按照一定的次序编排而成的条目聚拢,是档案治理、检索和报道的工具。 3.2档案著录

在编制档案名目时，对档案内容和形式特点进行分析、选择和记录的过程。

3.3档案名目数据库

将档案名目信息以一定的组织方式储备在一起的有关数据的集合。 3.4字段

描述著录条目中某一特定属性的数据单元。 3.5字段名称

名目著录项目的内容和显示的中文名称。 3.6字段名

字段名称的代码。 3.7字段类型

是指数据字段的差不多属性。本标准使用两种字段类型：字符型和逻辑型。

3.8字段长度

是指字段所包含字符的最大个数。 3.9档案名目数据交换

是通过运算机实现数据在网络上或以磁带、光盘等作为载体所进行的跨平台、跨系统的交换。

4 档案名目数据库结构及使用讲明

本标准对各数据库使用讲明的讲明如有相同，不再重复。 建库时，应包括表中所有所列字段名。 4.1全宗索引数据库结构及使用讲明 4.1.1全宗索引数据库结构

全宗索引数据库结构表

字段名称 档案馆名称 全宗号 全宗名称 曾用名称 起始时刻 终止时刻 字段名 DAGMC QZH QZMC CYMC QSSJ ZZSJ 字段类型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字段长度 20 6 254 254 8 8 4.1.2全宗索引使用讲明

4.1.2.1档案馆名称：档案馆全称。

4.1.2.2全宗号：档案馆给予立档单位的代码。全宗号由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。

4.1.2.3全宗名称：全宗构成者的名称，须用全称或通用简称。

4.1.2.4曾用名称：全宗构成者所有曾用名称或通用简称,按时刻顺序著录，曾用名称之间用“、”号相隔，须用全称。

4.1.2.5时刻：用8位阿拉伯数字表示，年代4位、月份2位、日期2位，“年”、“月”、“日”省略，原文无法确定的时刻补“0”。

4.2案卷名目数据库结构及使用讲明 4.2.1案卷名目数据库结构

案卷名目数据库结构表

字段名称 档案馆名称 全宗号 名目号 案卷号 档号 档案复制类型及编号* 案卷题名 卷内文件起始时刻 卷内文件终止时刻 页数 保管期限 开放状态 字段名 DAGMC QZH MLH AJH DH DAFZH AJTM WQS WZS YS BGQX KFZT 字段类型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 逻辑型 字段长度 20 6 8 6 30 100 254 8 8 4 4 2 4.2.2案卷名目使用讲明

4.2.2.1名目号：全宗内案卷名目类不的代号。名目号由三位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。

4.2.2.2案卷号：案卷名目内每一个案卷的代号。案卷号由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。

4.2.2.3档案复制类型及编号：与本卷档案有紧密联系的其他载体档案的编号，如档案缩微号、档案扫描号、电子文档号等。

4.2.2.4案卷题名：案卷题名应揭示案卷档案的要紧内容。一样应照录原案卷题名；案卷没有题名或题名不能揭示案卷要紧内容或过于冗长，应重新拟写题名或加以修改后再著录。案卷题名是第二种语言文字的，须另著录其汉语题名。

4.2.2.5卷内文件起始、终止时刻：案卷内档案文件的起止时刻。 4.2.2.6页数：案卷内的总页数。

4.2.2.7保管期限：案卷所划定的保管期限。

4.2.2.8开放状态：案卷是否开放，如“是”或“否”。 4.3文书档案文件名目数据库结构及使用讲明 4.3.1文书档案文件名目数据库结构

文书档案文件名目数据库结构表

字段名称 档案馆名称 全宗号 名目号 案卷（盒）号 册号* 页（件）号 档案复制类型及编号* 责任者 文件题名 文号 文件形成日期 分类号* 主题词* 保管期限 开放状态 密级 字段名 DAGMC QZH MLH AJH CH YH DAFZH ZRZ WJTM WH XCRQ FLH ZTC BGQX KFZT MJ 字段类型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 逻辑型 字符型 字段长度 20 6 8 6 6 4 100 100 254 50 8 50 200 4 2 4 4.3.2文书档案文件使用讲明

4.3.2.1案卷（盒）号：案卷名目内每一个案卷的代号，立卷改革后著录案卷名目内一个归档盒的代号。案卷号（盒号）由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。