酒店采购部服务流程与规范

第11章 采购部服务流程与规范

11．1 采购部组织结构与责权

11．1．1 采购部组织结构

采购部岗位设置图 采购经理 经理助理 办公室 食品采购主管 用品采购主管 主管级 人 人员编制 经理级 人 统计员 报关员 文员 食品采购员 物品采购员 员工级 人 相关说明 11．1．2 采购部责权

部门 采购部 部门负责人 采购经理 直接领导 总经理 1．负责酒店采购管理规章制度、采购工作流程和标准的制定并及时修正与完善 2．负责掌握酒店营业所用的各类物资的需求与库存情况，及时制订采购计划并实施 3．负责通过市场调查或招标，选择酒店的供应商；建立供应商档案并定期对其进行评估 职责 4．负责与供应商谈判并签订采购合同，跟踪供应商的发货过程，确保按时、按质、按量到货 5．负责对经验收不符合合同要求的各类物资进行退换货处理 6．负责酒店营业所用物品的采购报销与结算管理工作 7．负责酒店采购单和收据的整理，各类文件和有关采购申请、合同等资料的归档工作 1．有权参与酒店经营战略的制定并提出相应建议 2．有权参与年度、季度、月度经营计划的制订并提出意见和建议 3．有权对违反酒店采购管理规章制度的行为和过失提请处罚 4．具有采购部内部组织机构建立、员工考核的权力 权力 5．具有酒店营业所用各类物品供应商的选择权 6．具有采购部内部工作开展的自主权 7．具有采购部内部员工聘任、解聘的建议权 8．其他相关权力 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期 11．3 采购办公室服务流程与规范

11．3．1 招标工作服务流程与规范

流程 招标工作服务流程与规范 名称 服务程序 发布招标公告 1．发布招标资格预审公告 服务规范 文件管理部门 文件受控状态 发出投标邀请书 （1）酒店采购部成立采购工作小组开展邀请招标工作，同时成立采购监督小组，负责制止和纠正采购工作小组在采购过程中的违纪、违规行为，同时提出处理意见上报总经理 （2）采购工作小组会同使用部门根据采购申请编制招标文件。招标文件不得要求或者标明特定的投标人或者产品，以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的内容 （3）采购工作小组必须提前 天将酒店采购信息及资格预审公告登在酒店宣传栏，通过报纸或酒店网站公布投标人资格条件（要求投标人在资格预审公告期结束之前，按公告要求提交资格证明文件） 2．发出投标邀请书 （1）采购工作小组从评审合格投标人中通过随机方式选择三家以上的投标人，向其发出投标邀请书 （2）投标邀请书的主要内容有：投标邀请，投标人须知（包括密封、签署、盖章要求等），投标人应当提交的资格与资信证明文件，合同主要条款及合同签订方式，招标项目的技术规格和要求（包括附件、图纸等），交货和提供服务的时间 3．开标前期工作 （1）根据招标采购项目的具体情况，采购小组可以组织潜在的投标人现场考察或者召开开标前答疑会，但不得单独或者分别组织只有一个投标人参加的现场考察 （2）开标前，有关工作人员不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况 （3）采购小组负责收取投标文件，在招标文件要求的提交投标文件截止时间之后送达的投标文件为无效投标文件，应当拒收 4．开标、评标、定标 （1）开标时，采购监督小组到现场监督开标活动，开标过程由采购工作小组指定专人负责记录并存档备查 （2）开标时，由采购监督小组成员检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由采购工作小组成员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、价格折扣、招标文件允许提供的设备投标方案和投标文件的其他主要内容 （3）采购工作小组组织有关专家成立评标委员会，评标委员会按照酒店有关规定进行评标，确定中标单位 （4）采购工作小组向供应商发布中标、落标通知书 （5）采购部与中标供应商签订采购合同 5．工作总结 （1）采购工作小组负责编写评标报告，其主要内容包括：投标人名单及招标操作小组成员名单，开标记录和评标情况及说明，评标结果和中标候选供应商等有关资料，招标工作小组的授标建议。 （2）将评标报告交由采购监督小组审阅后加具意见上报总经理审批，审批结果由采购工作小组负责落实执行 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期 11．3．2 采购控制服务流程与规范

流程 采购控制服务流程与规范 名称 服务程序 制订采购计划 1．制订采购计划 （1）采购部经理根据采购申请及采购物资库存情况制订采购计划，包括采购物资的具体信息（如名称、品种、规格、数量）、采购时间、采购预算等内容，选择供应商 经财务部经理审核后报酒店总经理审批 （2）总经理审批通过后，采购部经理组织下属员工开始实施采购计划 签订采购合同 2．选择供应商 （1）采购员进行市场调查，找出三家以上有代表性的供应商进行综合考察，在实施采购 考察中要重点了解供应商的实力、专业化程度、货物来源、价格、质量以及目前的供货状况 验收、付款 （2）收到报价后，采购主管组织有关专家成立评价小组，对供应商报来的货品服务规范 文件管理部门 文件受控状态 价格以及质量、信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商 3．签订采购合同 （1）采购主管就采购事宜与供应商进行谈判和磋商 （2）采购主管与供应商签订采购合同，具体内容包括物资名称、规格、数量、单价、交货日期，付款方式，违约责任等 （3）采购主管将采购合同报采购部经理、酒店总经理审批 4．实施采购 （1）采购合同审批通过后，采购员向供应商发出订货单 （2）供应商收到订货单后，按合同要求及时发运物资 （3）采购员跟踪供应商的发货情况，如有问题，及时与供应商沟通 5．验收、付款 （1）收到采购物资后，收货员依据检验标准进行检验，将厂商、规格、数量以及检验单号码等填入检验记录表 （2）若判定合格，则将物资标示为合格，填写检验合格单，通知仓管员办理入库手续，根据合同中的付款方式办理结账手续 （3）若判定不合格，则将物资标示为不合格，填写检验不合格单，通知供应商办理退货手续 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期 11．4 采购服务流程与规范

11．4．1 物资请购服务流程与规范

流程 物资请购服务流程与规范 名称 服务程序 制定请购办法 1．制定物资请购管理办法 服务规范 文件管理部门 文件受控状态 新增物品的请购