1．性别的性格特征 不少心理学家研究表明，人的性格与性别有关。
2．性别的职业特征 不同的职业固然对知识、技能、体力要求不同，而对心理、性格的要求也有些区别。而秘书这个职业就更适合于女性。
3．秘书的女性特征 二、女性秘书的自我保护
1．正确的认识和心态 2．自我保护意识和方法
第五节 秘书的培训与考核
一、秘书的培训
秘书的培训主要有三种模式：
1．学历教育2．岗前培训 3．在职培训 二、秘书的职业资格鉴定
我国目前进行的秘书职业资格鉴定有多种形式，主要有：
1．国家秘书职业资格证书考试 2．剑桥秘书证书考试 3. LCCIEB(伦敦工商会考试局）秘书证书考试 4. IAAP（国际职业秘书协会）秘书资格考试 5．上海市职业秘书专业技术水平认证考试 6．上海市高校学生秘书类职业资格（准高级）证书考试 三、秘书的考核
1．考核内容 考核内容包括德、能、勤、绩四个方面，重点考核工作实绩。
2．考核标准 秘书的考核没有统一的标准，各机关、单位可自行制订。但制订考核标准应该定量和定性（质）相结合。具体有四种方法：
(1)直接量化。 (2)比率化。 (3)综合指标化。 (4)类比指标化。 3．考核方法
考核方法通常分平时考核和年终考核两种
第五章 日常工作（上）
第一节 办公室管理
一、办公室管理的作用
1．办公室是指挥部 2．办公室是工作室 3．办公室是“窗口”
二、办公室的布局与布置 办公室一般有两种类型：
一种是由多间的小办公室（每间16平方米左右）组合而成；另一种是大办公室（40平方米以上）。两种办公室各有利弊，布局和布置的要求也不同。
1．小办公室 2．大办公室 3．接待室、会议室
三、办公室管理的内容与要求
其管理要求和特点为： 1．整洁 2．安静 3．光线、空气与温度 4．色调与美化 5．设备与用品
第二节 通讯工作
一、电话接打
秘书接打电话的要求有：
1．正确、有效、礼貌 2．接听电话的程序和要求 3．打出电话的程序和要求 模拟接打电话实训
以秘书的身份在以下情景中模拟接打电话：
（1）一位报社广告部的客户要找公关部经理，经理不在。 （2）一位客户来电咨询宣传画册设计的费用，秘书回答或转接。
（3）某喷绘公司经理来电，此前平面设计部经理曾交代秘书不要转给他。 （4）某作者来电，投诉签约书籍印刷质量太差，火气很大。
（5）一位客户来电了解公司新代理销售的某部畅销书是否已经开始批量销售，秘书需要查资料回答，故让对方等候。 （6）一个推销电话唠唠叨叨地跟秘书套近乎。 （7）同时处理两个来电。
（8）又到了周四，按照公司的日常工作惯例应该在下午召开公司各部门经理会议，但这个周四恰好公司总经理和副总经理到北京
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参加一个重要的洽谈会，秘书电话通知各个部门经理本周四的例会取消。 二、邮件收发
1．邮件收进的程序和要求
(1)分类 (2)拆封 (3)登记 (4)分送 (5）阅办 2．邮件发出
秘书需在发出邮件前完成下列工作程序。 (1)内容校核 (2)信封、封皮查对 (3)邮件寄发 3．现代通讯事务
现代秘书应掌握运用现代通讯技术。 (1)传真 (2)电传 (3)电脑网络通讯
第三节 接待工作
一、接待工作的类型与方式
1．接待的类型 不同的接待类型有不同的特点和要求，现择其重点作简要介绍。 (1)上级检查 (2)会议接待 (3)外宾接待 (4）随机接待 2．接待的方式
秘书应掌握并熟练运用的接待方式主要有以下几种： (1)迎送式 (2)引见式 (3)参与式 (4)陪同式 (5)完全式 二、接待工作的原则与要求
1．文明礼貌2．负责 3．与人方便4．讲求时效 5．按制度办事 6．遵守纪律 办公室接待实训
（1）请模拟演示前台秘书小李、小王接待来访客人的情景。
（2）要求演示过程包括来访客人踏出电梯进入办公室、秘书接待处理、秘书送别来访客人，整个过程必须完整。 通过训练，要求掌握办公室日常接待程序、接待礼仪，提高学生的口才和临场应变能力。 实训知识链接 秘书接待礼仪 1 接待引导礼仪
（1）在走廊的引导方法（2）在楼梯的引导方法（3）在电梯的引导方法（4）客厅里的引导方法 2 接待来宾握手的礼仪 3 接待中作介绍的礼仪 三、接待工作的程序与内容
1．内宾接待的一般程序与内容
预定性的内宾接待一般按下列程序进行：
接受任务一了解来宾一制订计划一预订食宿一迎接来宾一商议日程一安排会谈一陪同参观一送别客人一接待小结。 2．外宾接待的一般程序与内容
外宾接待较之内宾通常要复杂一些，内容要求也有所不同，一般程序如下：
接受任务一了解来宾一制订计划一预订食宿一欢迎来宾一商议日程一礼节性拜访一宴请一正式会谈一签订协议书一陪同参观游览一互赠礼品一欢送来宾一接待小结。
第四节 日程安排
一、日程安排的原则和要求
1．服从于组织的总目标和整体计划 2．区分轻重缓急3．随时补充、调整 4．提示和督促5. 酌留弹性、劳逸结合 二、订约事宜
为上司订约除了需遵循日程安排的原则和要求外，还应注意以下几点： 1．事先征求上司意见 2. 再次确定，及时提醒 3．善用台历和备忘录 三、差旅事宜
差旅事宜是指秘书为上司办理并随同出差旅行的一应事宜，主要有以下几方面： 1．做好准备工作2．旅途服务3．随时联络
第六章 日常工作（下）
第一节 督查工作
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督查，是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。 一、督查工作的作用 1.督查对领导的作用
(1)督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段。 (2)督查是促进领导决策正确、科学的必要环节。 (3)督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段。 2．督查对秘书的作用
(1)督查是秘书的一项重要职责 (2)督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面 二、督查工作的原则和程序 1.督查工作的原则
秘书督查工作必须遵循以下原则：
(1)领导负责 (2)分级负责 (3)实事求是 (4)不直接办案 (5)讲求时效 2.督查工作的程序
领导临时交办的督查任务,秘书可随机执行，及时汇报；较重大的事项则需按以下程序进行： (1)查办立项 (2)查办通知 (3)催办 (4)直接调查 (5)商讨处理 (6)结案反馈 (7)立卷归档
第二节 保密工作
一、保密的概念与意义 1．秘密的概念与类型
我国《保密法》对国家秘密下了明确的定义：
“国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。” 秘密有多种类型。 2．保密的意义和作用
保密，就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。 保密的意义和作用在于：
(1)关系到国家的安危 (2)关系到经济、科技、文化教育等事业的发展 (3)关系到领导工作的成败
(4)关系到社会的安定团结 1．保密工作的内容
对于无形秘密，秘书要牢牢树立保密观念，时刻警惕并养成随时随地保密的习惯。 有形秘密的保密有如下内容：
(1)文件保密(2)会议保密 (3)通讯保密(4)电脑保密(5)涉外保密 2．保密工作方针
(1)积极防范 (2)突出重点 (3)既确保国家秘密，又便利各项工作 3．保密工作的具体规定
第三节 印信工作
印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。 一、公章的样式、种类和刻制
1．公章的样式 公章的样式由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。 2．公章的种类
(1)单位印章 (2)套印章 (3)钢印 (4)领导人签名章 (5)其他印章 3．公章的刻制 二、公章的保管和使用
1．公章的启用 2．公章的保管 3．公章的使用
盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。
使用不同的印章，或加盖在不同的位置，其意义、作用是不同的，常见的有以下几种： (1)落款章 (2)更正章 (3)证见章 (4)骑缝章 (5)骑边章 (6)密封章 (7)封存章 盖章一般使用红色印油，应摆正位置，用力均匀，使章印完整、印文清晰可识。 4．公章的停用与销毁 三、电子签名和电子印章
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1．电子签名、电子印章的特点及作用
电子签名具有三个作用：一是证明文件的来源，即识别签名人；二是表明签名人对文件内容的确认；三是构成签名人对文件内容正确性和完整性负责的根据。 2．电子印章的制作、使用和保管
党政机关、企事业单位为保证电子印章的安全使用，应做到以下几点：
(1)确保电子印章私钥的完整性，防止私钥的泄露和损坏，禁止将电子印章交于他人使用。 (2)一旦发现私钥丢失或泄露，立刻向有关电子印章审核部门报告。
(3)如果发现电子印章数字证书内的信息发生任何变化，立即通知电子印章审核部门。 (4)如要撤销电子印章，可以向电子印章审核部门提出申请并办理相关撤销手续。 3．电子签名的使用及保管责任
电子签名接收的时间、地点的确认方式是：
(1)法律、行政法规规定或者当事人约定数据电文需要确认收讫的，应当确认收讫。发件人收到收件人的收讫确认时，数据电文视为已经收到。
(2)数据电文进人发件人控制之外的某个信息系统的时间，视为该数据电文的发送时间。
(3)收件人指定特定系统接收数据电文的，数据电文进入该特定系统的时间，视为该数据电文的接收时间；未指定特定系统的，数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为该数据电文的接收时间。
(4）发件人的主营业地为数据电文的发送地点，收件人的主营业地为数据电文的接收地点。没有主营业地的，其经常居住地为发送或者接收地点。
(5)当事人对数据电文的发送和接收时间、地点另有约定的，从其约定。 4．电子签名的认证 四、介绍信的保管和使用
1．介绍信的保管2．介绍信的使用
第四节 值班工作
一、值班工作的组织形式
1．办公室值班2．值班室和总值班室 3．首长电话值班室 二、值班工作的基本任务
1．来访接待2．通讯联络3．安全保卫 三、突发事件的处理 1．突发事件的种类
一般而言，有以下几种： (1)自然灾害 (2)人为灾难 2．突发事件的处理
处理突发事件的基本原则是加强组织领导，坚持实行统一指挥，分级、分部门负责。秘书处理突发事件的基本过程如下： (1)有思想准备和心理准备 (2)做好通讯准备 (3)问清详细情况(4)采取应急措施 (5)及时向领导、上司和上级汇报、请示 (6)根据领导指示及时处理 四、值班工作的制度与要求 1．交接班制度
由于值班工作是由秘书和其他行政人员轮流进行，有些事在一个班次内办理不完，有些事则要交给日间上班的部门处理，值班人员必须认真做好值班记录，并严格执行交接班制度。 2．请假制度 3．安全、保密制度
第七章 秘书写作
第一节 秘书写作概述
一、秘书写作的内容 大致如下：
1．公文类2．法规类3．经济类
4．事务类主要有：信函、计划、总结、讲话稿、简报、调查报告、声明、启事、条据等。 5．礼仪类主要有：贺词、祝词、请柬、讣告、悼词等。 二、秘书写作的特点
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