第七章 企业环境管理
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第一节 企业办公室内环境管理
办公的环境是由办公所在地（办公室）、建筑设计、室内光线、空气、颜色、办公设备、办公布局等因素综合形成的。办公环境是行政人员的主要工作场所，可能影响到人在工作中身体的健康、心情的愉悦。优化办公环境可以对行政工作的效率产生直接作用。办公环境的优化管理，主要靠环境设计规划以及日常整理得到实现。
一、 企业办公室内布置设计
企业办公室内部常见的布置设计主要有封闭式、开放式和全景式三种基本形式。 （一）封闭式
传统的办公室都是封闭式的，这种办公室由一系列小办公室组成，小办公室通过回廊连接。每间小办公室只有少数职员，办公工作在各间小办公室里完成，封闭式设计的好处是各种工作互不干扰，并能形成一种紧密的工作群体。
目前仍旧有许多小型企业采用封闭式的设计方法。但对于大型企业来说，这种设计方法带来了沟通上的困难，而且还不利于建立标准化的工作程序，也不利于全面管理。而且，封闭式的设计很浪费空间，连结各个小办公室的回廊需要空间，小办公室之间的隔离墙需要空间，每扇办公室门的开关也需要空间。封闭式办公室的这些缺点，以及办公室职员的不断增加，导致了开放式办公室的产生。
但对于某些工作来说，封闭式办公室仍旧是必须的。它的存在基于以下三个目的：第一，执行一些保密性工作；第二，执行一些需要最大限度地进行集中处理的工作；第三，举行会谈。这些活动对于部分高级职员，如公司秘书、部门经理、会计师来说是必不可少的。其他职员，例如：所需人力和物力的估算人员，由于其工作具有保密性，并需要集中注意力，因此需要封闭式办公室；计算机程序员的工作也由于需要集中注意力而应在封闭式办公室中进行；人事部门的某些职员由于要对求职者进行面试，也需要封闭式办公室。
（二）开放式
办公室由一块大而连续的空间组成。在这个空间里有许多不同部门（或称之为办公室子系统），相互之间完全没有隔墙。办公室和其他办公家具、办公设备排列整齐，并尽可能朝着同一方向，现代办公大厦多采用这种办公室设计方法。
开放式办公室主要有以下优点：节约了大量空间，估计比封闭式办公室节约 20% 或以上的空间。由于没有隔墙和门，办公室职员可以在办公室里更自由地走动，有利于不同部门之间的工作联系。信息沟通更加容易，内部电话的使用频率降低，相应地减少了电话所产生的噪音。监督管理与封闭式办公室相比有较大改善。这主要是因为办公室经理或办公室监督者能观察到所有或大部分职员的工作情况。由于没有隔墙，办公室的内部设计更富有弹性。搬动办公家具和办公设备、重新安排各部门的位置也比较容易，而且所需费用少。开放式办公室提供了一个顺畅的工作流程，各种信息和文书能顺利地从一个地方传到另一个地方。照明与取暖更容易，安装费用较封闭式办公室低并且实践证明，开放式办公室的经营管理费也更低。
当然，开放式办公室也有其不利的一面。开放式办公室的噪音大。噪音来自不同方面，如不同部门的办公设备（计算机、打印机、复印机），电话交谈以及其他职员的谈话，走动等，这对职员来说是一种干扰。高级职员也在开放式办公室中办公，这样很可能使他们过多地卷入日常事务而忽视了他们的真正工作。办公桌、办公家具呈对称性的分布形成一种类似车间的古板、非人性化气氛，妨碍了职员团队精神的形成。开放式办公室经常显得不如封闭式办公室整洁。所以必须有良好的监督管理。开放式的设计使得流行感冒等传染性疾病很容易在办公室职员间迅速传染。 （三）全景式办公室
全景式办公室又称活动图景式办公室，这种起源于德国的办公室内部设计方法已经为许多大型企业所采用。全景式办公室也需要大而开阔的空间，但与开放式办公室不同的是它建立在被称之为“有机规划”的基础之上。全景式办公室放弃了开放式办公室的严密布局，它并不是根据整个办公室的工作流程进行组织，而是将和某个小组的工作流程有关的职员组织在一起工作，形成一个小的工作群体。当然，那些相互关联的工作群体彼此是十分靠近的。办公用具、办公设备等都随机地设置在各个小组（事实上是部门）的工作空间内，每一种设置都力求最好地配合各小组的工作流程。
全景式办公室体现的是一种团体观念，这种团体观念使职员有一种归属感，并为某些集中性的工作提供了空间。这种布局既保留了开放式布局的优点，并使各部门相对集中，又弥补了其缺点，避免了相互干扰。所以，尽管它的花费较多，还是被众多“三资”企业所采用，成为目前最为科学合理的办公室布局。
案例学习7-1
惠普的开放式移动办公环境
在北京的大北窑桥东南角，惠普大厦。这幢目前北京唯一一座实现移动无线办公的大厦里，你经常能见到这样的风景：有人风风火火地冲进电梯，左手握着手机，右手举着无线电话旁若无人地谈着业务；有人正坐在咖啡间一边“摆弄”笔记本电脑一边喝热饮，笔记本的左侧插着一块方方正正的无线上网卡。
这些人是惠普的员工，但是，他们却没有属于自己的固定办公桌。甚至，连中国惠普总裁孙振耀也一度要天天寻找自己的办公位子。奇怪吗？身份如此显赫的惠普总裁竟然没有一间属于自己的办公室。在去年的一次中国惠普办公方式调整中，孙振耀把自己划在了“出差较多，不需要固定位子”的员工行列，当时，这是一个占到惠普北京员工总数54%的600余人的队伍，公司按照3比1的比例给他们配备了200个办公位子。
“只需给他们每人配备一台笔记本电脑、一块无线上网卡和一部无线分机电话就OK了。”行政部有关负责人告诉记者，惠普的这次变革做的非常彻底，不仅仅是那些经常要见客户、要出差的销售部、市场部与现场维修部员工参与到新一代移动办公中，就连后台的固定位置部分也彻底统一了标准。
这位负责人说：“这种开放性的移动办公形式不仅使部门间的沟通变得很容易，还令员工感觉非常自由、自我，只要带上那三件设备他可以在大厦内随便走动而不耽误工作，大大提高了工作效率。”据了解，惠普员工的上班时间相当灵活，员工不需要打卡登记，任何员工都可以自由选择是8点30分来上班，下午5点30分下班，或者9点来上班，下午6点下班。
“更重要的是公司真的因此节省了大笔开支：原来8个楼层容纳了700多名员工，调整后有1100名员工在这里工作。房租永远是我们这类高科技大公司成本中的第一位，但是，实现移动办公至少为北京惠普节省了1/4的面积。”
一位世界级跨国公司的员工曾经告诉记者，分摊在他们公司每名员工身上的办公面积、各种水电资源费、维护费每年要达到8000多美金，这还不含年薪。在成本与利润的重压下，没有老板会对降低高昂的办公费用不感兴趣，或许用不了多久，惠普大厦里的这道流动的风景，将替代格子间成为京城写字楼里的新潮流。
二、 企业办公室内视觉优化
（一）颜色的选择、搭配
颜色是一种对人的情绪有强烈影响的刺激物，它决定着办公室人员的情绪，注重办公
环境颜色的搭配，需要关注设计：
1．颜色的反射值。办公室使用的各种颜色可以不同程度的反射光线。反射率是从某一表面反射出的光的总量与照到这个表面吸收的光的总量之比，可以用来衡量反射值。考虑到办公区人员较多，需限制颜色的选择，一般控制天花板表面的反射光的比例为60%～80%，墙壁表面为40%～60%，办公桌表面为25%～45%，地板表面为20%～35%。
2．墙壁与天花板的颜色搭配。由于墙壁和天花板构成了办公室里最大的表面区，应注意为这些地方选择一种能吸引人的、从生理上能起到镇定作用的颜色。比如天花板和四周墙壁都采用乳白色，就可以达到这种效果，办公室的墙壁和天花板要有足够的光亮，以便反射光线而不是吸收光线，但也不能过于光亮以造成任何炫目的现象。
3．办公家具与设备的颜色搭配。家具和设备的颜色搭配也采用了上述原则。由于桌面玻璃和其他高度光滑的表面也会产生炫光，所以不宜采用抛光的桌面，一般应选择无光漆的家具。外表颜色的深浅对比变化会引起眼睛疲劳，因此最好用使用浅色家具。
4．地面覆盖物。墙壁与天花板的颜色与地面覆盖物的颜色类型一般应该保持协调一致，从而形成一个统一、和谐的环境。地面覆盖物有地毯、瓷砖、木地板、水泥涂漆等。选择地面覆盖物时，还应充分考虑办公室职能的类型和每个办公室的业务往来量，在对业务往来量数据进行合理分析的基础上，根据其纤维质地、质量、耐脏性、传音性、防静电性、易燃性和耐磨性等几方面来综合选择。 （二）光线的控制
控制好光线可以为员工提供有效的、舒适的照明和安全的工作区域，有助于提高舒适感，并建立一个从审美角度能引人注目的工作区。
一般而言，光线的量和质都需要考虑，企业应为员工提供一个视觉上舒适，既不炫目也不昏暗的工作区，营造一种吸引人的气氛。由于光线的质量直接受光线明亮程度的影响，因此光线的明亮程度必须适度并得以保持。光线的质与量是比较专业的问题，因此企业可以在办公室环境规划过程中，聘请专业设计人员参与设计。
其次设计光的来源。办公室可得到的光源有两种：自然光与人造光。自然光是指阳光，阳光直接照射会使人产生炫目、不适感和眼疲劳，并使办公室温度升高；但如果使用沉重的帷幕、软百叶帘或隔板会使自然光无法进入办公室。为了尽可能多地利用自然光，采用薄窗帘与窗纱，这样既可以使光线进入室内，又可使直射阳光偏斜，减少炫目。在人造照明系统中可利用白炽灯、荧光灯与高强度放电灯等提供办公照明。由于在办公区照明范围大，最好选择照明强度大，但又能灵活控制，相对节能的照明系统。
三、 企业办公室内听觉优化
听觉环境规划对于营造办公室气氛，提高员工工作效率意义重大。听觉环境规划的主
要内容是办公室噪音的控制，它主要是指把噪音保持在一个适当的范围之内，以保证良好的听力和谈话不受干扰。听觉环境规划主要集中于两个主要方面：消除噪音的来源和使用吸音材料以减少噪音。一般来说坚硬的表面反射声音，而柔软的表面吸收声音。可以采取了以下一些噪音控制措施：
1．将嘈杂部门置于偏远的角落里，如将印刷部门、打字人员和要求精力集中的部门分开。
2．使用吸音板减少干扰以提高不受干扰的隐蔽程度并阻挡住传来的声音。
3．科学设计工作流程，减少人员走动量。例如：把工作任务密切相关的工作人员安排在一起，把机器放在使用机器的人员旁边，都可以减少人员走动。
4．在墙壁、家具、天花板和用于美化办公室的隔墙上使用吸收声音的覆盖物。如家具和办公室的内隔墙使用厚的织物，地上用地毯，天花板用吸音砖。
5．使用“掩饰”声音，以遮盖那些不能被消除但可以被分散的声音。如用机器与灯具的嗡嗡声或者音乐来遮掩噪音。
6．尽量不出现无覆盖物的地面，因为这种地面对声音的反射多于吸收。
四、 企业办公室内空气环境优化
空气环境是指由生理空气因素（包括温度、湿度、流通与净化）造成的办公室的整个气氛。而空气调节是指为了员工的精神愉快和生理舒适而精心调节空气，这方面的措施主要包括控制空气的温度、湿度、流通和净化。 （一）温度控制
只有办公室的温度适当，员工才能舒适而高效地工作。专家认为，18摄氏度是最合适的温度。需要强调的是，由于不同的人喜欢不同的温度，因而室内温度的主观性较强。一般女性职员比男性职员更喜欢暖和的办公环境，所以尽可能地将女性职员安置在靠近热源的地方。温度太低会降低手指的灵活性，所以打字员也应安排在靠近热源的地方。
从安全、方便和成本等角度考虑，企业的办公室可以统一安装空调。办公室在取暖时，通过安装湿度调节器来增加空气中的水分。
企业在空气环境规划中还充分考虑到绝热问题，提高空调效率，可以节约能源。比如通过在建筑物的中空墙壁或在墙壁和房顶的建筑材料中加入绝热材料来解决。另外，采用了双层玻璃窗（两层玻璃，中间夹着一层空气）也可以防止热量散失。 （二）湿度控制
湿度是影响我们生活环境的一个重要参数。湿度测量为我们提供了控制这种影响的机会。适当的湿度环境，使人们感觉舒适。过高或者过低的湿度，则会引起人们感觉不适。
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