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目 录

摘 要 ................................................................ I Abstract ............................................................. II 引 言 ................................................................ 1 一、商务文秘人员的作用 ................................................ 2 （一）助手作用 ........................................................ 2 （二）参谋作用 ........................................................ 2 （三）提供信息作用 .................................................... 3 （四）协调作用 ........................................................ 3 （五）公关作用 ........................................................ 3 （六）服务作用 ........................................................ 4 二、商务文秘人员的形象塑造 ............................................ 5 （一）外在形象的塑造 .................................................. 6 1、仪容 ............................................................... 6 2、仪表 ............................................................... 7 3、仪态 ............................................................... 7 （二）内在形象的素养 .................................................. 8 1、知识能力素养 ....................................................... 8 2、道德职业素养 ....................................................... 8 3、综合能力的素养 .................................... 错误！未定义书签。 结 论 ............................................................... 10 致 谢 ............................................................... 11 参考文献 ............................................................. 12

I

摘 要

随着现代企业制度的建立，对企业秘书的素质提出了更新更高的要求。秘书工作在商务活动中的参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用、公关和服务作用将更加突出。本文将对此具体加以阐述。在此基础上，本文揭示由职业特点决定商务文秘人员的形象具有非凡价值和要求，并阐述了关于商务文秘人员的形象塑造问题。

随着社会的发展，形象的包装已不再是明星的“专利”，普通职场人士对形象也越来越重视，因为好的形象可以增加一个人的自信，对个人的求职、工作、晋升和社交都起着至关重要的作用。作为一种受人瞩目的职业，商务秘书的言行举止就代表着企业的形象。从一位商务秘书的表现就能感觉得出其所在企业及其上司的品质特征。因此，塑造商务秘书的内在形象和外在形象更是不可缺少。

关键词：商务秘书 作用 外在形象 内在形象

I

Abstract

With the establishment of modern enterprise system， there has been more updated and higher requirement of business secretary. Secretary's work plays more important role in business activities like consultant， assistant， providing information， mediation，public relation and attendant. This article will focus on this topic with more details. On this basis， the article will reveal the special value and requirement of business secretary that the occupation characteristics decides the image of the business secretary. In addition， it also expatiates on how to shape the image of business secretary.

With the development of the society, image-packaging is no longer Stars' patent, ordinary career people is paying more attention on this. Since good image could not only improve one's confidence, but also play a very important role in one's job hunting, ordinary work, promotion and social activities. As a attractive occupation, business secretary's behaviour represents the image of enterprise. A business secretary's behaviour can show his company and his supervisor's characteristics. Therefore, it is indispensable to shape business secretary's inside-image and outside-image.

Key Words: Business secretary Function Outside-Image Inside-Image

II

引 言

商务文秘人员，即商务秘书，主要是指为企业领导者办公、办会、办事服务的参谋和助手，是为了适应企业管理工作的需要而配备的左右手。就现代商务秘书来说，秘书工作的职能作用越来越强，秘书人员在实际工作中的地位也随之提高。由于现代科学治理在社会生活中的地位和作用被人们广泛熟悉和重视，具有专业知识的秘书人员就有了更多的参与决策的机会，秘书工作的参谋作用、协调作用、信息作用、服务作用等将越来越重要，而秘书人员在实际工作中的地位也明显的提高。这既是商务秘书的职业品格，也是秘书人才全新的形象定位。

随着社会的发展，形象的塑造已不再是明星的“专利”，普通职场人士对自己的形象也越来越重视，好的形象可以增加一个人的自信，对个人的求职、工作、晋级和社交都起着至关重要的作用。当今是个商业社会，急需大批有素质能力的卓著商务职业秘书，企业老板和职业经理人已经日益认识到社会分工的重要性，只有依靠秘书的协作，自己才能更有效地从事经营和管理。作为一种受人瞩目的职业，商务秘书的言行举止就代表着企业的形象。从一位商务秘书的表现就能感觉得出其所在企业及其上司的品质特征。因此，塑造其形象更是不可缺少。商务秘书的职业形象是指秘书在公众面前树立的印象，它是通过衣着打扮、言行举止反映出你的专业态度、知识、技能等。同时，也是商务秘书与社会沟通，并使之接受的方法。良好的职业形象不仅能提升个人品牌价值，而且还能提高自己的职业自信心。

1

一、商务文秘人员的作用

商务文秘工作是一种具有较强非凡性的职业。一方面，这种工作直接为领导服务，甚至直接参与领导的决策，对领导机关和领导者的领导行为影响较大。另一方面秘书工作究竟不是领导，只能为领导出谋献策，而不是出谋划策。那么，商务秘书人员应发挥什么作用呢？总的来说，应当起到六中作用：助手作用、参谋作用、提供信息作用、协调作用、公关作用、服务作用。

（一）助手作用

商务文秘人员的首要职责和作用是协助领导处理各种事务性工作，起到领导的助手作用。秘书或秘书机构要做好文件的起草、印刷、发行、立卷、存档及会议的组织预备工作，减轻领导的负担，使领导能集中精力研究指导全局性的工作。现代商务秘书从当助手的辅佐性工作也是智能化和事务化的高度统一，过去那种“承上启下、收收发发、接传电话、写写报报”的事务性辅佐内容，已不是涵蓄现代秘书工作日益重要和纷繁复杂的辅佐性的正直含义。通过预见性思考和换位性思维及组织、沟通、协调、督办等能力的发挥、广采信息、拟定预案、反馈指令执行情况、为领导决策的事前、事中、事后做好辅佐性服务，实现企业整体协调统一，政令畅通，高效运作，这已成为当代商务秘书工作重要标志和一切工作的出发点及归属。

（二）参谋作用

商务文秘人员许多时候需要协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、制度，起到领导的参谋作用。秘书的参谋作用不仅体现在提供辅助决策的方案与日常工作的预案等反方面，更多的秘书人员可以在大量的经常性工作中，为领导决策与治理工作提供优质服务，当好参谋。诸如协助领导安排一个时期的工作布局，为领导出主意想办法，积极主动的办文办事，完成领导交给的任务等。在制定政策的过程中，商务文秘人员要承担收集情况和提出建议，草拟可行方案，参与领导班子的研究讨论，知道档案确定，形成书面文件等形成书面文件等一系列工作。商务文秘人员不

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