第二章 建立数据库(1)(2)

如果没有区号，则 先输入空格再输入 后面的数字

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LOGO3、 有效性规则(P35) 、 有效性规则( )有效性规则是为了避免输入数据出错而定义的一种输入检查措施。如：性别只能输入 “男”或“女”;成绩只能在0~100之间等等。当用户输入错误时，系统出现错误提示， 由用户重新输入合法数据。 例如：打开“学生基本信息表”设计视图，以“性别”字段为例，说明有效性规则的 使用。如下图所示：

输

入错误时的 警告提示信息

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LOGO3、 有效性规则(P36) 、 有效性规则( )运算符

有效性规则常见运算符的应用使用举例

<,>,>=,<=,=,<>

>=60 and <=100 <>100 year(date())-year([年龄])>=18(年龄大于等于18岁) >= #1990-1-1# and <=#1999-12-31#(属于90年代的) In(20,30,40) In(“英语系”, “日语系”, “休闲系”, “餐饮系”) Between 60 and 100 Between #1990-1-1# and <=#1999-12-31# Like “a????”(输入项必须是 5 个字符并以字母 a为打头) Like “a*” (输入项必须是以字母 a 为打头) Like “[0-9][0-9][0-9] [0-9][0-9][0-9]”(邮政编码必须为6位数字，此法比输入掩码复杂)

In(a1,a2……,an) Between a1 and a2 Like

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LOGO4、 主键和索引(P37) 、 主键和索引( )(1)主键：若表中一个或多个字段的组合可以唯一标识表中的每条记录，则此字段或字段的组 主键： 合可作为表的主键，也叫做主关键字。(如：“学生基本信息”表中，每个学生的学号是唯一的，因 此学号可作为表的主键) 设置主键既可加快数据的查询速度，也是建立表间关系的要求。 (2)索引：在记录数较多的表中查找、排序数据时，利用“索引”可以极大地加快操作速度， 索引： 如果经常需要在某字段进行查找、排序，建议对该字段设置“索引” 索引值分为“有重复”或“无重复”两种，分别代表是否允许字段值重复。 设置一个表的主键后，系统会自动在该主键字段创建索引，索引类型为无重复的唯一索引，也称 为主索引。

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LOGO 5、编辑数据表编辑表结构(P39,在表的“设计视图”中进行) 编辑表结构(P39,在表的“设计视图”中进行)

修改字段定义在设计视图中修改字段名、类型、属性等等，操作同前。

添加字段选择两字段中下面的字段→右击→选择“插入行”。

复制字段右击要复制的字段→选择“复制”→两字段之间复制时要先插入一个 新的空字段，否则会覆盖原字段，右击选择“粘贴”。

删除字段右击要删除的字段→选择“删除行”。

移动字段选择要移动的字段(用ctrl或shift键可选择多个字段),按住鼠标 左键拖动到新的位置即可。

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LOGO 输入数据( 输入数据(P40) )1.输入文本、数字、 1.输入文本、数字、货币型数据 输入文本 直接在相应的单元格中输入数据即可。 输入时可能会受到“有效性规则”的限制。“学 号”、“姓名”、“入学成绩”等字段属于这类数据。 2.输入“ 2.输入“是/否”型数据 输入 如果字段设置为“是/否”型，则在该字段中输入数据时会出现一个复选框。选中则表示输 入“是(-1)”,否则表示输入“否(0)”。例如，在“学生基本信息”表中可添加“党员”

字段并设置为“是/否“型。 3.输入“日期/时间” 3.输入“日期/时间”型数据 输入 输入该类型数据时,要注意格式。一般日期型数据都设置输入掩码。如果没有设定输入掩码， 要注意不能输入不存在的格式，如：1983.12.23,而要输入，1983-12-23。 4.输入OLE对象型数据 4.输入OLE对象型数据 输入OLE OLE对象主要指图像、声音等可链接和嵌入的对象，这类数据应通过插入对象的方式输入。 下面以学生基本信息表中的“照片”字段为例，介绍该类数据的输入过程： (1)将光标插入要输入数据的单元格，出现一个虚线框。 (2)选择“插入”→“对象”命令“新建”→“画笔图片”,进入“画图”界面。在“画 图”中选择“编辑”→“粘贴来源”,选择照片即可 。

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LOGO 输入数据( 输入数据(P41) )5.输入超链接型数据 5.输入超链接型数据 超链接型数据的输入，可通过“插入超链接”对话框来实现，对话框的启动与OLE类型类似 (略)。 6.查阅向导的应用 6.查阅向导的应用 在学生基本信息表中，“民族”字段的值可以直接输入， 也可以通过从一组固定数据或其他表的字段中选择来实现 数据的输入。选择输入效率高、出错率低、意义直观。像 “性别”、“民族”、“系别”等选项稳定的字段常用该 方法输入数据。在ACCESS中，数据的选择输入，是通过字 段的查阅功能实现的。下面以学生基本信息表的“民族” 字段为例，介绍字段查阅功能的设置过程。 (1)在设计视图中打开学生基本信息表。 (2)选择“民族”字段“数据类型”下拉列表中的 “查阅向导”选项，,弹出“查阅向导”对话框。 (3)在对话框中选择“自行输入所需的值”单选项， 单击“下一步”按钮，弹出新的对话框，设置查阅数据。 (4)选择列数(输入数据时显示的查阅数据的列数) 为1,在文本框中输入待查阅的数据。

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LOGO6.查阅向导的应用 6.查阅向导的应用 (5)单击“完成”按钮，保存设置。 在“数据表视图”中打开学生基本信息表，单击“民族”字段单元格中的下拉列表按钮，弹出 查阅列表，选择输入数据。

说明： 说明： (1)不是所有数据类型的字段都可以实现查阅功能，一般适合文本、数字字段使用。 (2)在“查阅向导”对话框中，“使用查阅列查阅表或查询中的值”单选项，指查阅列的值从 其他表或查询的字段中获得，而不是自己输入。

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LOGO编辑数据(P42, 数据表视图”中进行，自看) 编辑数据(P42,在 “数据表视图”中进行，自看)修改数据 与输入数据的过程基本相同。当光标移动到下一条记录时，修改的结果才能保存下来。 如果要撤消修改，

按Esc键即可。 复制、 复制、移动数据 右击要复制或移动的记录→选择“复制”(或“剪切”,系统出现删除不可恢复提示 时选择“是”)→右击选择“粘贴”,新记录会覆盖原记录。 删除数据 右击要删除的记录→选择“删除记录”(不可恢复)。 插入数据 新记录均被加入到表的末端，不能在表中间插入新记录。击右键选择“新记录”。 行选定器上的几种符号 星号：表示该行为新记录 三角型：表示该行为当前操作行 铅笔型：表示该行正在输入或修改数据

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