采购资料

项目采购及管理

目录

一、 采购总流程

1.采购工作要求 2．采购总流程 二、 设计与采购的衔接

三、 、采购各阶段主要工作内容及其实施、组织过程

1.采购组组织机构 2. 现场采购组组织机构

3．采购各阶段主要工作内容及其实施 3.1采买管理 3.2催交管理 3.3 检验管理 3.4 运输管理 3.5 现场材料管理

一．采购总流程采购总流程 1.采购工作要求

中国石化集团公司在制度上要求落实项目集中采购、分段管理、分级授权、流程化操作；在业务运行体制上，实现采购决策、执行和监督的分离，并要求“全程在案，永久追溯”。

整个项目采购工作划分为投标报价（前期）、采购策划、采购实施以及采购收尾四个阶段。其中采购实施阶段的工作流程作为执行的重点又分为采买、催交、检验、运输、现场管理等五个环节，每个环节都编制了详细的程序文件以指导具体工作。同时还对每个工作步骤中各岗位的职责和权限、形成的工作文件以及用于指导该工作的标准规范都作出了详细规定，实现采购操作标准化、自动化、统一化，使采购过程更加透明、流程更加标准和过程更加规范。 2．采购总流程（见附图）

采购策划--采买--催交（进度控制）--检验监造--运输--现场物资管理

二. 设计与采购的衔接

1.设计组负责编制设备和材料请购文件，并按项目进度要求随请购文件由控制组一并提交采购部，包括请购单、规格书、数据表、询价用图纸，采购说明书及对厂商图纸资料要求、QA/QC要求等，作为采购工作的依据。

2.采购组向设计组提交供应商的技术报价文件（如有的话），设计组负责对技术报价进行评审，给出推荐顺序，并注明详细的理由，供采购组确定供应商。

3.设计组有关人员必要时应参加由采购部组织合同谈判、分承包方协调会，负责技术谈判，包括对厂商图纸资料要求、供货范围确定、备品备件清单确定等；采购部负责商务谈判。

4.采购组负责催交供应商资料、图纸按时提交设计部相关人员，供其确认或作为设计依据；检查确认进度，并按时将确认后的图纸返回制造厂商。

5.采购组对所购产品是否符合请购文件的要求负责；设计组对技术附件等的正确性负责。

6.在设备制造进程中，技术要求的任何更改应通过采购部传达至制造商，设

计组有责任及时处理有关技术问题；必要时，应采购组邀请参加产品的试验、试运转等出厂前的验收工作。

7.当设备和材料到达现场后，必要时，设计人员应参加由采购组组织的现场开箱检验工作。当交付的货物与订单的技术附件不符时，采购部组负责与供应商联系解决。设计组应积极派员赴现场解决设备材料供货中的技术纠纷，应现场邀请参与解决现场供货出现的技术质量问题。

三、采购各阶段主要工作内容及其实施、组织过程

1.采购组组织机构

2. 现场采购组组织机构 现场综合管理

3．采购各阶段主要工作内容及其实施 3.1采买管理

采买管理系指对采购阶段的全过程进行控制和管理，其工作内容包括：请购

材料信息管理 现场采购组 采买组 采 购 组 催交组 检验组 物流组 综合管理组 物资接运（含清关） 现场到货验收（含商检） 仓库主管 文件的接收与发放、采购方案审批、编制询价文件、发出询价、询价文件的修改、接收报价、技术评审、商务开标、商务评审、综合评审、订单签订等。 1)

请购文件的接收与发放

a.请购文件作为采购工作的依据，其必须是由项目设计部门提出的、经过项目控制部各职能工程师及项目经理（必要时）有效签署的请购文件。请购文件应包括请购单、设备材料规格书/数据表、图纸资料、采购说明书、适用的标准规范以及各种控制要求等技术文件。

b.任何形式的请购文件必须由PDC（采购文档控制）接收。PDC接到请购文件后，应立即检查纸介质请购文件的完整性，包括规格表，图纸，技术要求及标准，签署是否齐全等。由PDC向项目DCC（项目文档控制中心）和项目材料控制工程师索取相应的全部电子版文件（PDF格式和可编辑的电子文件），并负责全部电子文件的归档。

c.经检查无误后，由采购经理签字接收，PDC更新《请购单登记表》。由装采购经理签署过的请购单首页由PDC返给项目DCC一份，PDC自己留存一份完整的请购文件备案，并同时转发给采购计划工程请购单首页一份，供其编制《订单/合同方案审批表》时使用。

2) 采购方案审批

a.当项目采购部收到请购文件后，由采购计划工程师根据《项目采购进度计划》，业主和物装部审批的《物资分交计划》，并会同装置采购经理，专业采购组长，采买员一起编制《订单/合同方案审批表》，内容包括采购模式、采购方式、询价厂商名单、作业进度计划等。

b.采购方案的审批按照SEI规定的审批权限进行审批,采购经理将采购方案会同请购文件下达给采买员作为工作指令。

3) 编制询价文件

a.采买员收到请购文件和订单采购方案后，应逐项确认请购文件的一致性、技术文件的完整性和签署的有效性。如果发现问题应及时向装置采购经理汇报，重大问题还需报项目采购经理，要求项目控制部予以更正，必要时向项目经理汇

报或出具备忘录。

b.采买员整理请购文件的技术文件并附上商务文件，形成一套完整有效的询价文件。

4）发出询价

a.采买员将编制好的询价文件发送给询价厂商，并将报价日期进行登记。 b.如果询价期间，设计人员对已提交的请购文件进行修订而产生的变更文件应按项目设计变更审批程序，经批准后由装置采购经理转发给采买员。采买员接到变更的请购文件时，应立即通知全部询价厂商。如果需要延期报价经装置采购经理批准后，通知全部询价厂商执行新的报价截止日期。

c.在询价、报价过程中乃至整个采购过程中，询价厂商与承包商之间的任何联系都应通过项目采购组，并形成书面文件，由项目采购组归档。采买员负责与询价厂商的联络协调工作，并填写相应的记录。临近报价截止日期应及时提醒报价厂商，以保证采购进度。

5) 接收报价

a.询价厂商必须将技术报价文件（不带价格）与商务报价文件（带价格）分开独立密封包装。商务报价文件也应包含全部技术文件。如果需要询价厂商提供电子版时，询价厂商应使用可靠的载体如光盘，闪存等介质。凡带价格的电子版文件必须与商务报价密封在一起包装。

b.采买员接收到所有报价后应立即检查报价的完整性和有效性，并作书面记录。任何在报价截止日期以后才收到的报价书，在没有得到装置采购经理的书面批准前都将被视为废标。

c.采买员将整理完整的技术报价文件经PDC传送给项目DCC转交相关专业设计人员。商务报价文件由采买员严格保管至规定的开标日期。

6) 技术评审

a.如果在设计人员技术评审中对报价存在疑问，可进行技术澄清。设计人员可通过电话、传真、邮件等方式对技术报价中存在的疑问进行技术澄清。必要时，

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