档案人员基本业务知识讲座(17)

档案人员基本业务知识

1、档案盒封面（视图，长310mm,宽220，高分20mm、30mm、40mm），全宗名称栏加盖立档单位全称或规范化简称条形印章。

2、档案盒脊背（视图），包括六个项目。填写方式采用档案部门规定的印章加盖。全宗号、年度、保管期限、机构或问题四项的填写内容同前。

起止件号：用阿拉伯数字印章在档案室栏中加盖盒内排列最前和最后文件的件号，并用破折号相连。

盒号：用阿拉伯数字印章依序加盖年度内同一期限档案盒排列序号。

3、盒内备考表（视图），包括四个项目：

情况说明：填写盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：整理该盒归档文件的责任者签名。

检查人：本单位负责检查归档文件质量的责任者签名。

时间：用八位阿拉伯数字填写归档文件整理完毕的日期。

（九）归档文件封套使用 （选择使用）用于保护归档文件而设的盛装物。如果使用，封套内不可存放多件归档文件，封套面右上角的归档章项目不用填写，装入封套内的归档文件必须加盖归档章并填写相应内容。

（十）归档文件登记表的填写 用于对不经过收发文登记的文件材料归档登记使用。其目的主要是区分应该归档的文件是否交接归档的责任。它设有五个项目：

序号：填写材料归档的排列顺序号。

题名：填写归档文件的标题。

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