文书档案归档整理方法 

文书档案归档整理方法

1、总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。 2、“件”含义

（1）单份文件，一份文件为一件； （2）正件与附件合为一件；

（3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件； （4）会议记录、会议纪要成套性材料每次（期）为一件；

（5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。 3、分类

按年度——保管期限（永久、30年、10年）进行分类整理归档。

4、编制页码：原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。 5、盖章编号

（1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。 档案章格式：

(年度) (保管期限) (件号) （2）档案章的项目及填写内容：

件号：文件的顺序号。年度、保管期限（永久、30年、10年）编制1 个流水号，每年断号。

年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。如：“2013”

保管期限：归档文件保管期限的名称。如：“永久” 注:在每年归档工作结束后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。 6、装盒及填写盒内备考表

（1）归档文件编号后。按照年度、保管期限、编号顺序

装入档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上盖上各项内容。盒号暂不要编。

（2）填写盒内备考表。

盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写； 整理人：负责整理归档文件的人员姓名；

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名； 日期：归档文件整理完毕的日期。

7、填写归档文件目录：（见图A1归档文件目录式样） （1）件号：编制的流水号；

（2）责任者：文件的署名者或发文机关；

（3）文号：文件的发文字号（没有文号的不用填写）

（4）题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应加拟标题，原文标题不能说明内容的，应重拟标题。凡加拟的标题都外加“[]”号；(举例: [关于重点建设项目建档工作的]补充通知

（5）日期：指文件形成的日期；例:20130325 （6）页数：指每一份归档文件本身的有效页数；（注意：正反面）

（7）备注：用以标注归档文件的变化情况或参见标号； （8）归档文件目录一式二份，一份放入目录夹装订，一份放入档案盒。

8、编写归档说明 归档说明的内容包括： （1）单位的名称；

（2）单位领导名单及任免时间； （3）当年的主要工作情况 （4）当年档案归档情况。

9、档案目录夹的整理（见归档文件目录封面式样） 按年度——保管期限排列的顺序将归档说明和归档目录用目录夹（红色档案目录夹）装订成检索目录册，逐年增加，将目录夹装满为止。