清华紫光单机版讲解词

讲解词

大家好，下面由我向大家讲解一下紫光电子管理软件，使之可以更好的完成咱们的日常工作。

插入加密狗后，打开桌面上的紫光电子档案管理系统，这里的用户名跟密码皆为默认设置的root，密码不区分大小写。输入密码，点击登录后进入系统。可能会有人出于安全考虑，觉得密码太简单不是很安全，我们可以单机左上角个人设置按钮，对密码进行修改，输入旧密码之后，重复输入两次新密码，点击确定后，重启软件，重新进入系统即可完成对密码的更改。

在咱们工作中最常用到也是最重要的一个模块就是档案管理，在这个模块下几乎包含了咱们所有的工作流程，例如录入、修改、删除、打印目录等等。单击打开档案管理模块之后，可以在目录树下看到单位的全宗名称，在这里我们以文书档案件级为例给大家进行演示操作。

点击加号展开目录树，选择到文书档案件级，可以在上方工具栏看到增加、编辑等功能按钮。如果需要录入一条数据，一定要先点击增加、然后点击编辑。如果直接点击编辑，可能会对之前已经录入的条目进行修改，造成一些不必要的工作失误。打开录入界面后，在相关的编辑框中，录入需要录入的信息，这里我们录入几条信息作为测试使用，在录入的过程中，我们可以看到在界面下方，有电子文件按钮，如

果有需要挂接电子文件的档案条目，可以在录入信息完成后，点击挂接电子文件按钮，选择挂接，找到我们需要挂接的电子文件的路径，选择需要挂接的电子文件，点击打开，就可以在预览框里看到刚才已经挂接上去的电子文件，点击确定，提示挂接成功之后，可以在预览框中看到已经挂接的电子文件，如果不小心挂接错误，可以选中需要删除的条目，点击删除电子文件，即可对其进行删除。一条信息的录入和电子文件的挂接工作就基本完成了。

关闭录入界面后，大家可以看到挂接了电子文件的档案信息前有一个回形针的标志，这个标志很直接的区分哪些信息是挂有电子文件的，哪些没有挂。当然，由于工作需要，有时候需要对若干个文件进行批量的电子文件的挂接，这时咱们就不需要一条一条手动去挂接，可以直接选择功能栏中的批量挂接按钮来进行快捷操作，选择咱们需要挂接电子文件的条目，点击批量挂接，在文件路径中选择需要挂接的电子文件，在这里要提醒大家的是，批量挂接只能挂接文件夹形式，建议大家把需要挂接的电子文件名称设置为档案文件档号一致的形式，因为档号具有唯一性，可以很大程度上降低工作出错率。选择好了需要挂接的电子文件路径之后，在数据域中选择以档号形式挂接，点击添加按钮，可以看到上方的表达式区域中自动弹出档号字段，这就说明咱们这一批文件是以档号形式进行挂接的，点击确定，提示挂接成功，

就完成了对文件的批量挂接。

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在日后录入大量信息的情况下，如果需要对某一些的文件进行修改，也是可以进行快捷操作的。检索出这些文件，全选条目信息，点击功能栏中的批量修改，在修改字段中选择修改的字段，在下方添加字符串中输入要修改的内容，点击添加，在表达式中可以看到修改的内容之后，点击确定，这样就完成了批量修改。

那么怎么能检索出这些文件，就用到了另一个功能——检索文件

单击功能栏中的检索文件，有三种检索方式，咱们通常用的为直接检索和组合检索。直接检索：顾名思义，可以直接选择检索条件，例如页数为1的所有文件，只需要在页数后的条件框输入数值1，点击查询，即可检索出所有页数为1的文件。

这里着重讲解一下组合检索的使用，我们以检索出2017-2018年所有文件为例，在字段名中选择条件为年度，（因为2017-2018年度之间的所有文件，所以第一个检索条件就是大于等于2017年）运算符选择大于等于，条件至输入2017。在设置完条件之后，一定要记得点击添加检索条件，添加检索条件后可以看到第一条运算信息出现在下方列表中，然后在右边选择需要的运算模式，（并且；即为必须同

时满足A条件和B条件。或者；满足A条件或B条件之一。非既不满足A也不满足B。（）优先集合）因为咱们需要2017-2018年度的文件，所以这里我们要用到并且运算模式。知道了运算模式后，输入第二条运算信息，字段名仍为年度，运算符为小于等于，条件值为2018，切记要点击添加检索条件，在条件输入完成后，点击查询。这样就列出了所有2017-2018年度的信息。

在完成了对信息的录入后，需要做的就是打印报表。选中需要打印的信息，点击打印，选择需要打印的报表，点击打印，在这里不会立即执行打印操作，而是会打开一个预览界面，便于检查一下有没有录入错误，如无误，点击打印即可，如需要修改，则点击拔叉退出预览，对其进行修改后重新打印。

到这里，对信息的录入、修改、查询、电子文件的挂接、打印文件工作就全部结束了，对了，还有一个比较人性化的小工具可以和大家分享一下，单击功能栏最右侧，有个向下的小三角，打开个性设置，在这个工具里有三个模块，字段显示设置，字段顺序调整，字段宽度调整，以年度为例，在年度前打钩，后面的继承配置选重复，这样我们就不用每一条的录入了，只需要在第一条录入2017年度，然后接下来的每一条都会自动生成2017，同理，如果选择自增，则第一条所录年度为2017，下一条信息年度自动生成2018。

全选文件，找到工具栏中的数据转换，选择保存的路径，保存类型选Excel文件，点击保存即可，在档案收集找到数据转换，ODBC数据源找到excel，数据库名即导出的Excel文件，全宗号目标库一一对应。点击下一步进行全部导入。

最后在功能树中档案管理下，可以对数据库进行备份，点击数据维护，点击数据库备份，然后选择备份路径之后，点击保存即可。建议以当天日期来备份。

这基本就是咱们在日常生活工作中所需要用到的操作功能，如果大家有什么不清楚的可以私聊我。谢谢大家

注

1.会计、会计档案（3.5.15.25.30）印章（定期，永久）其余都是（10.30.短期.长期.永久）

2.文书档案常见6大分类：01党群工作-02行政管理 03经营管理 04生产技术管理 05财务审计 06人事劳资 3.文书档案形成件级文件需要打印哪些报表：脊背封面盒内文件目录归档文件目录备考表

4.档案录入跟档案管理都能录信息，为什么要在档案管理里面录？

档案录入是前库，档案管理是后库，因为前库中录入了数据，还要进行归档，归在档案观看后库中，为了方便起见，建议您直接将数据录在档案管理中。 5.什么是归档文件目录？

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