如何提高员工工作效率(9)

要解决这些问题，通常只需要重新安排一下工作空间，可能就是将乱堆的书本

从桌面上移开或是多拉一根电话线这样简单。

3、效率低下的文件管理制度

文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难，从而造成大量人力和时间浪费。 要解决这一问题，就要保证你和你的员工有必要的将文件归档的条件。看看是否需要增加文件柜，使所有的员工都能够容易地将文件最类，以便于查找。最后，

可以将不常用的文件搬到储藏室去，使员工更容易找到常用的文件。

4、未加管制的信息流

由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用，使得工作环境中充斥着新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络。这些外来因素会分散员工的注意力，降低

工作效率。

减少工作中分散注意力的信息数量。退订那些你不读的电子邮件杂志，使用电子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开。在办公室时关掉移动电

话。只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。

5、组织拙劣的会议

召开不必要、没有重点的会议将会降低工作效率，打击员工的士气。经常会发生这样的情形：员工们被如集起来开会讨论某个主题，结果会期拖得过长，决定

未能作出，或者是偏离了会议要解决的问题。

开会之前要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式解决。如果确实需要开会，要限制时间，用议事日程使会议不要跑题。指定会议主持人，其责任是在有

跑题迹象时采取行动，使会议回到正轨。

6、低于标准的研究资源

依靠不可靠或是过时的杂志、网站、白皮书或是其他资源将会使你付出更多的

劳动。

只订阅那些员工真正会去看的出版物，鼓励员工使用更有价值的搜索工具。也就是说不订那些没人看的报纸和杂志，向员工提供高质量的网上信息资料。另外，寻找从打印出来的信息向可搜索数据库的转变。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址录进行工作，看看能不能找到光盘版——这样搜索起来就非常方便快捷。

7、干扰

许多小公司的办公室不够宽敞，同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关

门的声音都会降低整个办公室的工作效率。

重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。将电话铃声调小，关掉音箱，提醒大声喧哗者降低嗓门。用屏风、植物等在开放的办公地点中营造私人空间，减

少视觉干扰。

8、混乱

许多成功的主管的桌面都有一个非常突出的特点——没有杂物，非常整齐。

混乱会造成干扰，降低工作效率。

环视你的办公室，看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线，也可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。将用不着

的东西移出视野之外，将不再使用的东西扔掉。

二、快速治理办公室混乱局面的5种方法

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