如何提高员工工作效率(11)

将日程安排、合同经理和信息数据库通过公司内部网络或英特网进行共享，可以使员工更快更高效地获取信息。例如，利用在线日程安排，项目经理可以很快看到团队中每位成员的时间表，找到合适的开会时间，然后利用在线日程安排程序将开会通知发给每位与会者。而在过去，他就得与每位成员协商，找到合适的时

间后再逐个通知。

通过将合同经理和客户数据库进行共享，公司可以为客户提供更高标准的服务。公司的任何员工都可以了解客户基本情况、订货历史记录和联系方式，使他们能

够立即满足客户的需求。

4、快速、便宜的沟通交流

即时讯息工具使员工能够通过英特网彼此进行实时沟通，不受地域限制，而不会带来高额的费用。过去，不同部门之间要进行协作，就得腾出专门的时间、打长

途电话或是召开电话会议。

5、实时在线协作

驻外工作人员也能够来到网上会议室，编辑文件或是进行演示。例如，利用微软公司“bCentral”提供的“共享观点团队服务”（SharePoint Team Services），员工可以在一个安全的网络会议室里对相同的文件进行讨论和修改，还能够建立文件档案馆和召开讨论会。这样做不仅能够提高工作效率，还减少了由于文件的不

同打印版本所造成的混乱。

四、10种良好的工作习惯

一天的工作什么时候才算完成？对于许多小公司来说，答案是“永远没完”。 甚至许多管理人员手头也有一大堆要做的事情。为了在工作和私 人生活之间保持一种健康的平衡，员工要学会在工作时保持高效，从而得以在合理的时间离开办公桌。如果做不到这点，就会精力不济、创造力低下，最终危及健康。 用以下10种方法，你可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略。

1、每天都以计划开始

在核对电子邮件或语音邮件之前，每个工作日的头15分钟用于写下任务清单。写出清单后，你就会清楚地知道，哪些工作是今天必须完成的，哪些工作是今后几天内在完成的，哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先处理的问题，从而避免被那些不重要的事情分散精力。这样，即使你决定在某个合适的时

候停止工作，工作进度也在你的掌握之中，不会受到影响。

2、分派任务

在写出了任务清单后，认真考虑一下，哪些任务是可以分派给团队中的别的成员的。每天早早就找出了这些任务，就会使团队成员能够尽早开展工作，从而加快完成任务的速度。和你一样，同事也希望对每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后几个小时才把任务分派给同事，同事会不高兴的，因为你有可能打乱了

他们的计划。

3、控制干扰

不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划，从而使你不得不加班。为控制干扰，可以这样做：每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮件；将电话转为语音邮件，只回复那些确有急事的电话；要求将会议安排在你

方便的时候召开。

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