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管理信息系统成功案例分析(3)

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1、满足财务和业务协同,实现企业信息共享

财务系统、存货管理系统和销售管理系统之间实现了数据的自动传递功能,其数据传递关系如图一所示。

销售发票一次录入,销售业务信息全公司使用,即在销售管理系统中输入销售发票,由计算机自动编制会计凭证、自动登记各相关账簿,实现一张发票一次录入,仓库、全公司各业务部门会计、统计的总账、明细账、业务台账由计算机一次完成。这就从根本上解决了长期以来一直困扰财务的账务串户、错账问题,解决了部门与财务、仓库与财务等账账不符、账证不符的问题;实现了数据共享和信息的有机集成,全公司各部门可以根据管理需要和相应的权限及时、准确地获取财务、业务以及管理信息;销售部门和仓库部门数据的共享,为杜绝假票现象创造了条件,手工条件下,会出现利用假票骗取企业利益的情况,使用计算机后,只要录入票据的保密信息系统就会自动显示该票据的全部真实信息,票据的真伪当即就可以识别。

2、降低原始数据错误率,减低企业经济损失,保证统计信息真实性

销售发票的管理是销售业务处理中的关键问题,销售发票的信息含量非常大,包括客户信息,产品信息、包装物信息等等,手工开票过程中出错频率很高。尤其是在业务量大的销售旺季,人工所开具的票据很容易出现产品有误、包装物有误和价格有误等问题。这些问题的出现很可能造成公司经济损失,而且企业统计信息、内部管理信息都来自于这些原始数据,数据入口的错误会引发后续信息的失真。

系统对于产品和客户信息都提供了参照,可以直接从系统中选取而不需人工录入,而且在系统中选定某产品后,其对应成套包装物会自动进入销售发票。这种便捷的录入方式不仅减轻了操作员的劳动强度,而且最大程度地消除了发票原始数据错误的可能性,为企业对外保送报表和提取内部管理报表等提供了准确的数据源。

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