电子文件归档与管理规范

一、范围

在企业活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

二、定义

电子文件是在计算机系统中生成的以数码形式和一定的格式存储在磁带、磁盘、光盘等介质（或载体）上，并且通过计算机等数字设备才能识别、处理，可以在通信网络上传递的文件。

三、电子文件的种类

管好电子文件，科学分类是前提。对电子文件的分类目前一般如下：

1、按存储载体分，电子文件有三类：

（1）磁盘文件（包括软盘和硬盘）；

（2）磁带文件；

（3）光盘文件。

2、按内容形式分，电子文件有八类：

（1）记载文字、符号和插图的文本文件；

（2）用扫描仪、数码像机获得的图像文件；

（3）通过计算机辅助设计获得的图形文件（CAD电子文件）；

（4）用音频设备获得的声音文件；

（5）用视频设备获得的影像文件；

（6）用多媒体技术制作的多媒体文件；

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