四、会议规范
一、会议效率不高的原因
1、会议的通病——效率不高
小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。
很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：
? 公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周
五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。
? 许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，
甚至得延后或放弃参加其他会议。
? 有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，
根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。
时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。
2、会议效率不高的原因
会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。
表2-1 会议效率不高的原因及具体表现 项 次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7） 原因 时间安排得不合适 地点安排得不妥当 开会对象选择不对 主持人影响力不够 参会者的技能不够 准备工作不够充分 目的和结果不明确 具体表现 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。 开会前没有通知参会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。
二、如何进行预防性管理
所谓预防性管理，其实就是防患于未然，将祸患扼杀于摇篮之中。对于会议来说，做预防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进行。
以会议为例，为了预防出现效率不高的情况，下面针对7种致使会议效率低下的原因，做一个全面的预防性管理。
表2-2 预防性管理 效率不高的原因 时间 预防性管理措施 会议一般应安排在周二至周四上午或者下午两点半以后，避免安排在周一或周五。 地点尽量设臵在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。 事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁观着和可选择参加者几类。 选择具有亲和力、影响力的人担当主持人一职。 参会者一定要具有倾听能力。 会 议 地点 开会对象的选择 主持人的技能 参会者的技能
会议的准备工作 开会的原因、目的和结果 一定要提前做好具体的准备工作。 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。 三、高效会议的八大特征
与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征。
建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。
四、会议规范
会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。
1、会议时间安排的规范
? 上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这
个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。
? 上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进
行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。
? 上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用
头脑风暴，不断想出新点子、新方法。
? 下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当
中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。
2、固定的会议流程规范
图2-1 固定的会议规范流程
固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。 （1）一个中心
一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：
? 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介
绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。
? 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。
具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。
? 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。 （2）两个基本点
两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。
3、会议本身要遵守的规则（House Keeping）
会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款： ? 所有参会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有
参会人的开会时间。
? 超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 ? 所有参会者都要准备在会上发言。 ? 准时开始，准时结束。
? 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。
? 所有参会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重
要，需特别注意。
? 意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 ? 会议结束2-3天后，所有参会者应拿到会议记录。 ? 所有参会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 ? 必要时请第三方监控，以保证会议质量。
第三讲 开会前的准备工作
本讲重点：一、如何判断是否需要开会
二、会议准备的作用和方法 三、会议准备的内容
四、主持人如何做会前准备
“机遇只偏爱那些有准备的头脑”。对一个人而言，无论做任何事，如果事前没有做好充分的准备，那么等待他的必然是一个注定的失败。对一次会议而言，高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了！一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。这个确定工作看似多余，实际上必不可少。这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”，它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选，从而为高效会议的产生把好第一关。
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