张晓彤-高效会议管理技巧 (3)

一、如何判断是否需要开会

在开会之前的准备，先问一个问题这个会到底要不要开。 1、不需要开会的情况：

图3-1 不需开会的“五个如果”

? 如果还有比开会更好的方法，即如果能够通过一些看似原始的方法达到

与开会同样的目的，就无需举行会议，例如写纸条、打电话或发邮件等。 ? 这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓，然而却简洁有效，对于

一些问题的解决具有经济实用的优势。

? 如果你是唯一可以做决策的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，

召开耗时长久的所谓会议。首先，因为他人的参与可能只能把问题变得更糟；其次，决策既然只能由你做出，就无需聚集他人集体讨论，结果又全盘推翻他人意见，这种做法只会既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地。

? 会议成本是一个绝对不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算，不

能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生，因为长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失。

2、一定要开会的情况

图3-2 必须开会的“五个如果”

? “听取部门汇报工作”最好采用会议的形式，不能用每周或每月交一次

书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式，往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气，使公司内部缺乏沟通，使问

题和建议无法顺畅流通，长此以往，后果不堪设想。因此，每月一定要召开正式的会议，听取部门汇报工作，使各种信息在公司内部高效流通。 ? 表扬和批评是两种很好的激励方式，而当众的表扬和批评具有更强的影

响力。采用会议的形式表扬或批评，有利于充分发挥表扬或批评的作用。在大会上当众表扬“明星员工”可以树立标杆，充分发挥榜样的好作用，有效推动竞争；当众批评某些情节严重的错误行为，有利于警醒员工，避免同类事情再度发生。

? 当你给某一个项目小组，或者给你的部门分配任务时，一定要举行会议，

不能采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化，才能促进协作，从而保证任务的及时完成。

二、会议准备的作用和方法

当你确定有必要召开会议时，首先要了解准备工作究竟有什么作用。只有认识到准备工作的作用，才能有更大的积极性、更有信心地做好准备工作。一般来说，会议的准备工作具有以上4种作用，它可以帮助你确定在会议中应该采取哪种讨论方式达到最好的会议效果；通过充分的会议准备、通过书面通知的形式告知参会者会议的目的、意图以及会议对参会者发言的要求等情况。良好的会议准备工作能够帮助你节省会议时间，同时减少会议中可能出现的各种冲突，使会议井然有序、卓有成效。 1、会议准备的1H5W法

图3-3 1H5W

1H5W是指会议准备工作需要特别注意的6个方面，用英文缩写表示为1H5W。

2、特殊提醒

根据统计调查显示，会议人数最多不应超过9个，最为合适的人数是5至7人。这个人数既能够防止人数太少，不能集中反映群体思想，又能避免因为人数过多，从而造成一部分人的消极参与。当然，会议的合适人数应该根据会议的议题、重要性具体决定。

三、会议准备的内容（会议准备工作核对单）

会议的具体准备工作相当于会议的硬件，因此必须要面面俱到。将这些具体的工作一一列出就是一张会议准备工作核对单。这张核对单虽然数目繁多，然而却是会议成功的有效保证。

表3-1 会议准备工作核对表 序号 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 内 容 了解会议的目的 确定会议的形式 决定会议的时间 决定会议的地点 确定出席人数 是否准备会议名签 是否安排参会者住宿 确定视听教材 准备会场周边位臵图 确定自己人的相关资料 序号 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 内 容 是否一定要开会 安排会议的议程 确定会议的主持人 研究会场如何布臵 安排出席者座位 是否安排交通工具 是否发出了会议通知 确定辅助教材 是否要求参会者准备资料 是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 以上20个条款是一般会议都应该注意的一些硬性因素，还有一些因素很容

易被忽视，一定要特别注意：

会场的布臵需要特别注意：

? 如果与会人员超过10个，会场最好布臵成“Ｕ”字型，主持人可以站在

会场中央，这样有利于协调讨论；

? 如果是全体会议，可以布臵成阶梯教室的形式； ? 5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。

四、主持人如何做会前准备

1、主持人的4个准备工作

2、SWOT分析

图3-4 SWOT分析

SWOT是以上四个英文单词的缩合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持优势和劣势；而“O”和“T”则是指你所进行的这次会议主持工作对你周围的环境（也包括你自身）可能带来的机会或是威胁。

第四讲 成功会议的五种策略

本讲重点：一、如何做开场白

二、如何分配发言时间 三、如何掌握议事进度 四、如何达成会议决策 五、如何圆满结束会议

一、如何做开场白

二、如何分配发言时间

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